可复用招投标管理工具.docVIP

可复用招投标管理工具模板类内容

一、工具应用背景与价值

招投标管理是企业资源配置、成本控制及合规运营的核心环节。本工具旨在通过标准化流程、规范化表格及全节点风险提示，覆盖企业采购、服务外包、工程项目分包等多元招投标场景，提升流程效率、保障公平竞争、降低合规风险，适用于中小型企业、项目组及采购部门，实现招投标管理从“经验驱动”向“流程驱动”的转型。

二、标准化操作流程

招投标管理需严格遵循“需求导向、公开透明、合规优先”原则，分为7个关键步骤，各环节责任人与输出成果需明确记录，保证流程可追溯、可复盘。

1.需求梳理与立项

操作要点：需求部门根据业务目标（如设备更新、服务采购、工程发包等），明确采购标的的技术参数、数量、预算上限、交付时间等核心要素，形成书面需求说明。

责任人：需求部门负责人、采购专员*

输出成果：《招标需求确认单》（需部门负责人、财务部预算审核人签字确认）

关键动作：财务部需同步审核预算是否符合公司年度预算安排，避免超预算招标。

2.招标文件编制

操作要点：采购部门牵头，联合需求部门、法务部编制招标文件，内容需包含：

（1）招标公告（项目名称、编号、投标人资格要求、获取招标文件方式）；

（2）投标人须知（投标截止时间、开标时间地点、投标保证金要求）；

（3）评标办法（明确价格分、技术分、商务分占比及评分标准）；

（4）合同主要条款（付款方式、违约责任、知识产权归属等）。

责任人：采购专员、法务专员

输出成果：《招标文件》（版本号、编制日期、审核人签字）

关键动作：招标文件需通过法务部合规性审核，避免出现“倾向性条款”或与法律法规冲突的内容。

3.招标信息发布

操作要点：通过公司官网、采购平台、行业招标网站等指定渠道发布招标公告，公告期不少于5个工作日（根据项目规模可适当延长）。

责任人：采购专员、信息维护专员

输出成果：招标发布记录（截图、发布时间、平台名称）

关键动作：需同步记录潜在投标人咨询情况，对疑问统一以书面形式答复，避免口头沟通导致信息不对称。

4.投标文件接收与登记

操作要点：在投标截止时间前，接收投标人递交的投标文件（纸质版/电子版），检查密封情况、签字盖章是否完整，填写《投标文件接收登记表》，由投标方代表签字确认。

责任人：采购专员、监审人员

输出成果：《投标文件接收登记表》（投标单位、文件份数、递交时间、密封情况记录）

关键动作：迟到的投标文件需当场拒收，不得开启，保证程序公正。

5.开标与评标

操作要点：

（1）开标：按招标公告时间公开开标，检查投标文件密封无误后，宣读投标报价、工期等关键信息；

（2）评标：组建评标委员会（由技术专家、商务专家、监审人员组成，人数为5人以上单数），独立对照《评标打分表》进行评分，去掉最高分和最低分后计算平均分；

（3）编写评标报告：汇总评分结果，推荐1-3名中标候选人，注明推荐理由。

责任人：评标委员会主任委员、监审专员*

输出成果：《开标记录表》《评标打分表》《评标报告》（全体评委签字）

关键动作：评标过程需全程录音录像，评标委员会成员需签署《保密承诺书》，不得泄露评标信息。

6.定标与公示

操作要点：根据评标报告，由公司决策层（如采购领导小组）确定中标人，在中标通知书发出前进行公示（公示期不少于3个工作日），公示内容包括中标单位、中标金额、评标分数等。

责任人：采购负责人、行政专员

输出成果：《中标通知书》《中标结果公示记录》

关键动作：公示期间收到质疑需在3个工作日内书面答复，无异议后发出《中标通知书》。

7.合同签订与归档

操作要点：与中标方在30日内签订正式合同，明确双方权利义务，合同文本需与招标文件、投标文件保持一致；合同签订后，将全套招投标文件（需求单、招标文件、投标文件、评标报告、合同等）整理归档，保存期不少于15年。

责任人：采购专员、法务专员、档案管理员*

输出成果：《采购合同》《招投标文件归档清单》

关键动作：合同签订前需复核中标方资质（如营业执照、相关许可证）是否仍在有效期内，避免履约风险。

三、核心工具表格清单

以下表格为招投标管理中必备的标准化工具，可根据企业实际需求调整字段，保证信息完整、流程留痕。

1.招标需求确认表

序号

项目名称

项目编号

需求部门

预算金额（元）

技术参数/服务要求

交付时间

需求负责人

审核签字

1

办公设备采购

ZB-2024-001

行政部

500,000

见附件《技术规格书》

2024-08-31

张*

李*

2.投标文件接收登记表

序号

投标单位

投标文件编号

递交时间

文件密封情况

文件份数

接收人

投标方代表签字

1

A公司

TP-001

2024-07-1509:30

完好密封

正本1份、副本3份

王*

赵*

3.评标打分表（示例：技术类项目）

投标单位

价格分（30%