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销售合同与订单处理标准化流程模板

一、适用业务场景

二、标准化操作流程

步骤1：客户需求与信息确认

操作主体：销售代表、客户对接人

关键动作：

与客户*充分沟通，明确产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式、特殊要求（如包装、运输、验收标准等）。

核实客户基本信息：企业名称（需与营业执照一致）、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式、开户行及账号等，保证信息真实有效。

对于新客户，需同步收集客户资质证明（如营业执照复印件、行业资质证书等），评估客户信用状况（必要时通过第三方征信机构核查）。

输出物：《客户需求确认单》（含双方签字/盖章确认的信息记录）。

步骤2：订单草拟与内部审核

操作主体：销售代表、销售经理、财务部、法务部（视情况）

关键动作：

销售代表根据《客户需求确认单》，在订单管理系统中草拟《销售订单》，内容包括：订单编号（按规则自动，如“年份+月份+流水号”）、客户信息、产品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交付时间、付款方式（如预付款比例、账期）、收货信息（地址、联系人、电话）、其他约定条款。

销售经理审核订单内容：与客户需求一致性、价格体系合规性（是否符合公司定价政策）、交货周期可行性（与生产/库存部门确认）。

财务部审核：付款条款是否符合公司财务政策（如预收款比例、账期上限）、客户信用额度是否充足、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开票信息准确性。

法务部审核（如为大额订单或特殊条款）：合同条款法律风险、违约责任约定、争议解决方式等是否合规。

输出物：审核通过后的《销售订单》（电子版+纸质版，需销售经理、财务、法务签字确认）。

步骤3：合同签订与订单生效

操作主体：销售代表、法务部、客户方

关键动作：

销售代表根据审核通过的《销售订单》，拟定《销售合同》（模板见后文），明确双方权利义务、产品/服务细节、交付验收、付款违约、争议解决等核心条款。

法务部复核合同文本，保证条款完整、无法律漏洞，必要时与客户协商修改条款（修改过程需书面记录）。

双方签订合同：采用纸质版签字盖章（客户需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权签字人签字）或电子签章（需符合《电子签名法》要求）。

合同签订后，销售代表将合同原件扫描存档，并在订单管理系统中更新订单状态为“已生效”，同步通知生产、仓储、物流等相关部门。

输出物：双方签字盖章的《销售合同》原件、订单管理系统中的“生效订单”记录。

步骤4：订单履约与执行跟踪

操作主体：生产部/供应商、仓储部、物流部、销售代表

关键动作：

生产部/供应商：根据生效订单安排生产或备货，保证按时交付；如有延期风险，需提前至少3个工作日通知销售代表。

仓储部：产品入库前质检，合格后按订单信息备货，出具《出库单》。

物流部：根据订单交付要求选择物流方式，跟踪物流状态，提前1-2天将发货信息（物流单号、预计到达时间）同步给销售代表和客户。

销售代表：全程跟踪订单执行进度，及时向客户反馈生产、发货状态，协调解决履约中的问题（如客户临时变更收货信息需书面确认）。

输出物：《生产计划表》、《出库单》、《物流发货单》、履约进度跟踪记录。

步骤5：交付验收与客户确认

操作主体：物流部、客户收货人、销售代表

关键动作：

产品送达后，客户收货人当场核对数量、外观、型号是否与订单一致，如有破损或短缺，需在《送货单》上注明并由双方签字确认。

客户需在约定时间内（如收货后5个工作日）完成质量验收，出具《验收确认单》（如有质量问题，按合同约定处理退换货或维修）。

销售代表收回《验收确认单》，在订单管理系统中更新订单状态为“已验收”，同步财务部启动收款流程。

输出物：客户签字的《送货单》、《验收确认单》。

步骤6：收款与售后跟进

操作主体：财务部、销售代表

关键动作：

财务部根据合同约定开具发票（交付验收后X个工作日内），通过系统或邮寄方式送达客户，跟踪发票签收情况。

销售代表配合财务部催收货款：账期内提醒客户付款，逾期未付的，按合同约定收取违约金，必要时上报销售经理启动催收流程。

产品交付后1个月内，销售代表进行客户回访，知晓使用情况、收集反馈意见，记录《客户售后跟进表》，持续维护客户关系。

输出物：《发票签收记录》、客户回访记录、《客户售后跟进表》。

步骤7：资料归档与流程闭环

操作主体：销售部、档案管理员

关键动作：

销售代表将订单全流程资料（需求确认单、订单、合同、发货单、验收单、发票、回访记录等）整理成册，按“订单编号+客户名称”分类归档。

档案管理员定期检查归档资料的完整性，保证电子档与纸质档一致，保存期限符合公司档案管理规定（如至少保存5年）。

每季度末，销售部复盘订单处理效率、客户反馈问题、履约异常情况，优化流程中的薄弱环节。

输出物：完整的订单档案、流程复盘报