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人力资源管理基础表格工具集

工具集概述

本工具集聚焦人力资源管理日常高频场景，整合员工信息管理、入职办理、考勤统计、绩效评估、离职流程等基础环节的标准化表格及操作指引，旨在规范流程、提升效率，保证人力资源工作合规有序。各模板可根据企业实际需求调整字段，适用于中小型企业人力资源部门及团队负责人。

一、员工信息管理工具

适用工作情境

适用于员工入职后基础信息的登记、更新及归档，涵盖员工个人资料、岗位信息、合同变动等关键内容，为企业人力资源规划、薪酬核算、人员调配提供数据支撑。

详细操作指引

信息收集：员工入职当日或信息变更时，由HR或部门负责人向员工收集最新资料（如证件号码复印件、学历证明、岗位调整通知等），保证材料真实完整。

表格填写：员工本人或HR协助填写《员工基本信息登记表》（见参考模板），字段信息需与提供的材料一致，避免漏填或错填。

信息核验：HR部门对表格信息进行二次核验，重点检查证件号码号、联系方式、岗位信息等关键字段，与原件核对无误后签字确认。

系统录入与归档：将核验通过的信息录入人力资源管理系统（如Excel表格或专业HR软件），同步将纸质版材料存入员工档案袋，标注“员工信息-基础资料”字样，按员工编号排序存放。

参考模板示例

员工基本信息登记表

序号

字段名称

填写内容示例

备注（填写说明）

1

员工编号

HR2024001

由HR部门按入职顺序编制

2

姓名*

*小明

使用真实姓名，不可代填

3

性别

男

男/女

4

出生日期

1995-03-15

格式：YYYY-MM-DD

5

证件号码号

110*

可仅后四位，其余用*替代

6

联系方式

5678

建议留存两个紧急联系方式

7

现居住地址

北京市朝阳区路号

精确到门牌号

8紧急联系人

*小红

建议填写直系亲属

9紧急联系人电话

1399876

与紧急联系人确认畅通

10学历

本科

需提供毕业证书复印件

11所学专业

人力资源管理

与学历证明一致

12入职日期

2024-01-01

劳动合同起始日期

13所属部门

人力资源部

以公司组织架构为准

14现任岗位

招聘专员

与岗位说明书一致

15合同期限

2024-01-01-2026-12-31

固定期限/无固定期限

16岗位变动记录

2024-07-01：招聘专员→主管

如有变动需填写日期及新岗位

填表人签字：__________

日期：______

HR核验人：__________

归档日期：______

使用要点提示

信息变更时（如联系方式、住址、岗位等），员工需提前3个工作日提交《员工信息变更申请表》，HR更新后同步归档；

证件号码号、银行卡号等隐私信息需加密存储，纸质材料复印后原件返还员工；

每季度对员工信息进行一次全面核对，保证系统与档案信息一致。

二、员工入职办理工具

适用工作情境

适用于新员工入职全流程管理，从入职通知到资料归档，保证入职手续规范、交接清晰，帮助新员工快速融入企业。

详细操作指引

入职通知：HR提前3天向新员工发送《入职通知书》（含报到时间、地点、所需材料清单），同步通知用人部门准备工位、电脑等办公资源。

材料提交：新员工报到当日提交以下材料：证件号码复印件（正反面）、学历/学位证书复印件、体检报告（近1个月）、离职证明（如有）、一寸免冠照片2张。

入职办理：

（1）HR核验材料，填写《新员工入职信息登记表》（含基本信息、岗位信息、薪资结构等）；

（2）引导新员工签订《劳动合同》《保密协议》，一式两份，双方各执一份；

（3）办理门禁卡、工牌、企业邮箱、系统账号（如OA、钉钉等），告知账号初始密码及修改流程；

（4）组织入职引导：介绍公司文化、组织架构、规章制度、办公区域分布，安排部门对接人。

资料归档：将入职材料、签字文件按员工编号归档，更新员工花名册，同步录入HR系统。

参考模板示例

新员工入职信息登记表

项目

内容填写

备注

入职通知书编号

RZ2024001

由HR部门编制

姓名*

*张华

预计到岗日期

2024-02-01

与通知书一致

实际到岗日期

2024-02-01

如有延迟需注明原因

所属部门

市场部

岗位名称

市场推广专员

入职材料清单

□证件号码复印件□学历证书□体检报告□离职证明□照片

打勾确认提交

劳动合同签订日期

2024-02-01

保密协议签署日期

2024-02-01

工牌号

MP2024005

由行政部门发放时填写

系统账号开通情况

□OA□钉钉□CRM□邮箱

打勾确认

部门对接人

*经理

用人部门指定

入职引导人

*李明

通常为部门资深员工

员工签字：__________

日期：______

HR经办人：__________

使用要点提示

入职材料不齐全时，需在3个工作日内补齐，特殊情况需经部门负责人书面确认；

劳