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行政工作流程与通用指南

一、行政工作流程与概述

行政工作是保障企业有序运转的“润滑剂”，规范的流程与标准化的能显著提升工作效率、减少沟通成本，并保证行政事务处理的合规性与一致性。本指南涵盖会议组织、办公用品采购、员工差旅、行政档案四大核心行政场景，提供从操作步骤到模板文件的完整解决方案，助力行政工作标准化、专业化落地。

二、会议组织管理流程及模板

（一）典型应用场景

适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、客户接待会、年度总结会等各类企业内部及对外会议，涵盖会议发起、筹备、召开、纪要归档全流程管理。

（二）标准化操作流程

会议发起与申请

申请人根据工作需要，明确会议主题、目标、参会人员、时间及地点需求，填写《会议申请表》，提前2-3个工作日提交至部门负责人审批。

涉跨部门会议或需公司领导出席的会议，需同步抄送行政部备案，协调会议室资源。

会议资源协调

行政部收到申请后，1个工作日内反馈会议室availability（如会议室冲突，协助调整时间或更换备用会议室），并根据需求准备投影仪、麦克风、白板、饮用水等会议物资。

会议通知发布

审批通过后，申请人*通过企业/邮件发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员及需提前准备的资料（如PPT、议案等），并附《会议申请表》审批版。

会前现场准备

会议召开前30分钟，申请人*或行政部工作人员到场调试设备（投影、音响、视频会议系统等），检查会议物资是否齐全，摆放席卡、会议资料等。

会议召开与记录

主持人准时宣布会议开始，控制会议节奏；记录人同步记录会议关键内容（决议事项、行动项、负责人、完成时限等）。

会后纪要整理与归档

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门；纸质版纪要需申请人*签字确认后，交行政部归档保存（电子版同步存入共享文件夹）。

（三）模板文件

表1：《会议申请表》

会议名称

申请人*

所属部门

会议时间

年月日时分至时分

会议地点（需求）

□公司会议室□外部场地□线上会议

参会人员（名单）

会议主题与议程

1.2.3.

所需设备/物资

□投影仪□麦克风□白板□其他：

附件（如有）

□会议资料□议案□其他：

审批栏

部门负责人*意见

签字：__________日期：________

行政部意见

签字：__________日期：________

分管领导*意见

签字：__________日期：________

表2：《会议纪要模板》

会议纪要

会议名称：________________

会议时间：____年__月日:-:__

会议地点：________________

主持人：__________记录人：__________

参会人员：________________（附签到表）

缺席人员：________________及原因：__________

会议主题：________________

会议议程及主要内容：

议题一：________________

讨论要点：________________

决议事项：________________

议题二：________________

讨论要点：________________

决议事项：________________

行动项清单：

序号

行动项描述

负责人*

配合部门

完成时限

1

2

3

下一步计划：________________

分发范围：________________

主持人签字：__________记录人签字：__________日期：____年__月__日

（四）关键注意事项

会议需提前明确目标与议程，避免“无主题开会”，超时会议需主持人及时终止。

纪要需突出“决议事项”与“行动项”，避免流水式记录，保证可追溯、可执行。

涉密会议需在《会议申请表》中标注，纪要按保密级别管理，禁止无关人员查阅。

三、办公用品采购管理流程及模板

（一）典型应用场景

适用于企业日常办公耗材（纸张、笔、文件夹等）、办公设备（打印机、扫描仪等）、劳保用品（口罩、消毒液等）的采购申请、审批、入库、领用全流程管理，旨在规范采购行为、控制行政成本。

（二）标准化操作流程

需求统计与申请

每月25日前，各部门专员统计下月办公用品需求，填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途，提交至部门负责人审核。

汇总与审批

行政部汇总各部门需求，核对库存（避免重复采购），编制《月度办公用品采购预算》，提交至行政负责人及财务部审批，审批通过后启动采购。

供应商选择与采购

通用办公用品（如A4纸、签字笔）优先与协议供应商合作，比价后下单；大额/特殊物品（如办公设备）需进行3家供应商比价，选择性价比最优方案，签订采购