合同管理快速签署模板系统.docVIP

合同管理快速签署模板系统工具指南

一、适用工作场景详解

本系统旨在为企业及个人提供标准化、高效化的合同签署全流程管理支持，适用于以下典型场景：

1.企业日常采购合同签署

当企业需要与供应商签订原材料采购、设备采购等合同时可通过系统调用采购合同模板，快速填写标的物信息、价格、交付条款等内容，经采购部门、财务部门、法务部门审批后，与供应商完成电子签署，缩短采购周期。

2.跨部门协作协议签署

企业内部项目组与外部合作方或不同部门间需明确分工、权责时（如联合研发协议、市场推广合作书），可通过系统选择协作类模板，填写合作范围、成果交付、责任划分等条款，通过多级审批后完成签署，保证协议内容清晰、流程规范。

3.劳动合同/服务协议批量签署

企业批量招聘员工或与外包服务方签订协议时，可通过系统导入人员/服务方信息，批量个性化合同（含姓名、岗位、服务期限等变量），同步完成签署与归档，提升人事及外包管理效率。

4.远程异地合同签署

合作双方身处不同城市或国家时，无需线下纸质文件传递，通过系统支持在线身份核验、电子签章（包括个人手写签名、企业电子公章），实现“即时发起、即时签署”，降低沟通成本与时间成本。

二、系统操作流程指南

步骤1：登录与账号初始化

登录方式：企业用户通过统一身份认证账号（如企业OA系统账号）登录，个人用户通过手机号+验证码注册登录。

权限配置：首次登录后，管理员需根据用户角色（如申请人、审批人、法务、管理员）配置操作权限（如“仅查看”“审批”“模板管理”等），保证权责分离。

步骤2：选择合同模板

模板入口：登录系统后，“模板库”，可按“合同类型”（采购、服务、租赁、人事等）、“行业分类”（制造业、互联网、服务业等）或“使用场景”（日常采购、项目合作、劳动合同）筛选模板。

模板预览与选择：目标模板，可预览模板框架及核心条款（如标的、付款方式、违约责任），确认适用后“使用模板”，系统自动合同初稿。

步骤3：填写合同核心信息

基础信息自动填充：若为批量签署（如劳动合同），可通过“批量导入”功能Excel表格（含姓名、证件号码号、岗位等字段），系统自动匹配模板变量完成填充；单份签署则手动填写。

核心条款补充：根据合同类型补充关键内容，例如：

采购合同：需填写标的物名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间与地点、验收标准；

服务合同：需填写服务内容、服务期限、服务费用及支付方式（如“按阶段付款，每阶段完成后10个工作日内支付该阶段费用的30%”）、验收方式。

附件：支持与合同相关的附件（如技术参数书、资质证明、会议纪要），附件名称需简洁明确（如“设备技术参数V1.0”），后系统自动附件清单。

步骤4：发起审批流程

审批人配置：根据企业内控规则设置审批链，例如：

采购合同：申请人→采购部门负责人→财务负责人→法务专员→总经理（根据合同金额分级审批）；

劳动合同：申请人→人力资源部→法务专员→分管副总。

提交审批：确认合同信息无误后，“提交审批”，系统自动向审批人发送待办通知（含合同预览），审批人可通过系统在线查看、批注或驳回（驳回需注明原因，申请人修改后可重新提交）。

步骤5：电子签署与确认

签署准备：审批通过后，系统自动进入签署环节，发送签署通知至合同双方联系人（含签署及验证码）。

身份核验：签署人需通过人脸识别、短信验证码等方式完成身份核验，保证签署行为真实有效。

签署操作：

个人签署：支持手写签名（需在触摸屏设备上签署）、预设签名图片或输入姓名（需与证件号码一致）；

企业签署：需企业电子公章（需通过CA认证），或由授权管理员在系统中“企业签章”完成签署。

签署确认：双方签署完成后，系统自动带电子签章的PDF合同，并发送签署确认函至双方预留邮箱（或企业OA系统）。

步骤6：归档与查询

自动归档：签署完成的合同系统自动加密存储至“合同档案库”，按“合同编号-签订日期-合同类型”分类管理，合同编号系统自动（规则：企业简称+年份+流水号，如“公司2024-001”）。

查询与导出：支持按合同编号、签订日期、合同类型、签署方名称等条件检索合同，可在线查看合同原件，也可导出为PDF（带电子签章）或打印纸质版（需加盖企业公章，与电子版具有同等法律效力）。

三、标准合同模板框架

以下为通用合同模板的核心可根据具体场景调整条款内容：

（一）合同基本信息表

项目

内容说明

示例填写

合同编号

系统自动，或按企业规则自定义

公司2024-CG-001

甲方（采购方/委托方）

名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

科技有限公司北京市海淀区路号，*某某，

乙方（供应方/服务方）

名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

商贸有限公司上海市浦东新区路号，*某某，1395678

合同类型

采购/服务/租