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特殊采购流程标准操作手册

一、目的与适用范围

1.1目的

为规范公司特殊采购行为，确保采购过程的合规性、透明度与经济性，提高采购效率，满足公司在特定情况下的物资、服务或工程采购需求，降低采购风险，特制定本手册。本手册旨在为相关部门及人员提供清晰、可操作的指引，确保特殊采购活动有章可循、有据可查。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有部门因特殊情况需要进行的非routine采购活动。特殊情况主要包括但不限于：紧急采购、小额零星采购、单一来源采购、独家代理产品采购、应急救灾物资采购、以及其他因客观条件限制无法通过常规采购流程进行的采购业务。

常规采购流程已明确规定的采购活动，不适用本手册。各部门在启动采购前，应首先判断采购需求是否符合本手册定义的“特殊采购”范畴。

二、术语定义

2.1特殊采购

指因采购需求的紧急性、采购标的的特殊性（如专利、专有技术、独家供应）、采购金额的微小性、或其他不可预见的特殊情况，无法完全按照公司常规采购流程（如公开招标、邀请招标等）执行的采购行为。

2.2采购申请部门（RaisingDepartment）

指因业务需要提出特殊采购需求，并对需求的真实性、准确性和必要性负责的部门。

2.3采购执行部门（PurchasingDepartment）

指负责组织和实施特殊采购流程，包括但不限于需求核实、市场调研、供应商选择、合同洽谈与签订、订单下达、履约跟踪等环节的部门。

2.4审批权限（ApprovalAuthority）

指根据采购金额、采购类型及特殊情况的严重程度，规定不同层级管理人员的审批职责和范围。

2.5紧急采购（EmergencyProcurement）

指因突发事故、自然灾害、生产急需或其他不可预见的紧急情况，必须立即获取物资或服务以避免或减少重大损失、保障生命财产安全或确保关键业务连续运行的采购。

2.6单一来源采购（Single-SourceProcurement）

指只能从唯一供应商处采购的特殊情形。

三、操作流程

3.1特殊采购需求的提出与初步审核

3.1.1需求提出

采购申请部门应详细填写《特殊采购申请表》，阐明以下核心内容：

*采购标的名称、规格型号、数量、预估单价及总金额；

*申请特殊采购的具体原因及依据（需附相关证明材料，如紧急事件说明、技术唯一性证明、独家代理授权书等）；

*期望交付时间及地点；

*质量标准及验收要求；

*其他需说明的特殊要求。

3.1.2部门初审

申请部门负责人需对本部门提出的特殊采购需求进行严格审核，重点核实需求的真实性、必要性、申请理由的充分性以及相关证明材料的有效性，并在《特殊采购申请表》上签署明确意见。对于金额较大或影响重大的特殊采购，建议在部门内部进行必要的论证。

3.2特殊采购的审批

3.2.1采购部门接收与合规性审查

申请部门将经初审的《特殊采购申请表》及相关证明材料提交至采购执行部门。采购执行部门首先对申请材料的完整性、填写规范性以及是否符合本手册规定的特殊采购范畴进行初步审查。对不符合要求的，应退回申请部门补充完善。

3.2.2审批流程启动

通过合规性审查的特殊采购申请，由采购执行部门按照公司规定的“特殊采购审批权限表”启动相应层级的审批流程。审批流程原则上应包括采购执行部门负责人审核、相关职能部门（如财务、法务、技术部门，视情况而定）会签、分管领导审批，必要时需报请公司最高管理层审批。

3.2.3审批要点

各级审批人在审批过程中，应重点关注以下方面：

*申请特殊采购理由的充分性与真实性；

*采购需求的合理性；

*预估价格的公允性（采购执行部门可提供初步市场调研意见）；

*所采用的特殊采购方式的适宜性；

*潜在风险及应对措施。

3.3采购方案制定与审批

3.3.1方案制定

在获得相应审批后，采购执行部门应根据特殊采购的具体情况，会同申请部门共同制定详细的《特殊采购实施方案》。方案内容应包括：

*拟采用的采购方式（如单一来源谈判、竞争性谈判、询价采购、直接采购等）；

*供应商选择标准及潜在供应商名单（若有）；

*谈判策略、主要商务及技术条款；

*采购进度计划；

*风险评估及应对预案。

3.3.2方案审批

《特殊采购实施方案》需按原审批路径或公司规定的更高层级进行审批。

3.4采购实施

3.4.1供应商选择与沟通

根据审批通过的《特殊采购实施方案》，采购执行部门负责组织供应商的寻源、筛选与沟通。

*单一来源采购：需与唯一供应商进行充分谈判，争取最优惠条件，并保留完整的谈判记录。

*紧急采购：在确保质量和时效的前提下，可简化寻源流程，但应尽可能向两家以上潜在供应商询价或获取报价，除非情况极端紧急且仅