采购流程标准化与供应商选择工具.docVIP

采购流程标准化与供应商选择工具说明

一、适用场景说明

本工具适用于企业各类采购活动，特别是需要规范采购流程、科学筛选供应商的场景，包括但不限于：

新项目启动：如新产品研发、生产线扩建等首次采购需求；

常规物资采购：如原材料、办公用品、设备备件等重复性采购；

供应商替换：现有供应商合作到期或绩效不达标需重新选择时；

紧急采购：需在保证合规前提下快速完成供应商筛选与采购流程；

战略供应商合作：如长期合作的大型设备、服务类采购，需通过标准化流程保证供应商资质与战略匹配度。

二、标准化操作流程

采购流程标准化与供应商选择需遵循“需求清晰、审批规范、筛选科学、执行可控”的原则，具体步骤

步骤一：采购需求发起与确认

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额及用途说明；

采购部门对接需求部门，确认需求的合理性、必要性与预算合规性，避免过度采购或描述模糊导致后续争议；

对于技术复杂或金额较大的采购，需组织技术部门（如工程师）、财务部门（如财务主管）联合评审需求细节，形成《需求评审记录》。

责任主体：需求部门发起人、采购专员、技术/财务评审人。

输出成果：《采购需求申请表》《需求评审记录》（如需）。

步骤二：采购审批与立项

操作内容：

采购部门将《采购需求申请表》及《需求评审记录》（如需）提交至对应审批权限人（如部门经理、采购总监、总经理），根据采购金额与类别分级审批；

审批通过后，采购部门下达《采购立项通知》，明确采购项目编号、负责人、时间节点及预算范围；

审批不通过的，需反馈具体原因（如超预算、需求不明确），需求部门调整后重新发起。

责任主体：采购专员、审批权限人、采购经理。

输出成果：《采购审批表》《采购立项通知》。

步骤三：供应商寻源与信息收集

操作内容：

采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价、供应商推荐（如行业推荐、合格供应商库）等方式寻源；

向潜在供应商发放《供应商信息登记表》，收集其基本信息，包括：公司资质（营业执照、相关行业许可证）、生产能力/技术实力、资质认证（如ISO9001）、过往合作案例、财务状况（近1年财务报表）、联系方式等；

对于首次合作的供应商，需进行初步资质审核，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关资质、经营异常）。

责任主体：采购专员、供应商管理员。

输出成果：《供应商信息登记表》《潜在供应商名单》（初步筛选后）。

步骤四：供应商评估与筛选

操作内容：

采购部门组织评估小组（成员包括采购经理、技术专家、质量专员、财务代表*），根据《供应商评估打分表》对潜在供应商进行量化评分；

评估维度通常包括：资质合规性（20分）、价格竞争力（25分）、产品质量（20分）、交付能力（15分）、服务水平（10分）、合作案例（10分）；

评分达到80分以上的供应商进入候选名单，若评分接近，可安排实地考察（如生产基地、仓储条件），核实实际运营情况；

综合评分与考察结果，确定1-3家候选供应商，形成《供应商评估报告》。

责任主体：评估小组、采购经理。

输出成果：《供应商评估打分表》《供应商评估报告》《候选供应商名单》。

步骤五：供应商确定与商务谈判

操作内容：

采购部门将《供应商评估报告》提交至审批权限人，确定最终合作供应商；

与供应商进行商务谈判，明确采购价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任等条款，形成《商务谈判纪要》；

对于金额较大或长期合作的采购，需法务部门（如法务专员）审核合同条款，保证合规性。

责任主体：采购专员、谈判代表、法务专员（如需）。

输出成果：《商务谈判纪要》《采购合同》（最终版）。

步骤六：合同签订与采购执行

操作内容：

双方授权代表签字盖章，合同正式生效，采购部门将合同分发至需求部门、财务部门、仓储部门等相关部门；

采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品/服务明细、数量、交付时间、交付地点等；

供应商按订单交付货物/服务，需求部门与质量部门（如质检员）共同验收，合格后签署《到货验收单》；不合格的，需出具《不合格品报告》并要求供应商整改或退换。

责任主体：采购专员、供应商、需求部门、质量部门。

输出成果：《采购合同》《采购订单》《到货验收单》《不合格品报告》（如需）。

步骤七：供应商绩效评估与流程优化

操作内容：

采购周期结束后，采购部门根据供应商交付及时率、产品合格率、服务响应速度、价格稳定性等指标，填写《供应商绩效评价表》；

绩效评分分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下），优秀供应商可纳入“合格供应商库”优先合作，不合格供应商暂停合作或淘汰；

采购部门定期（如每季度）组织复盘，分析流程中的问题（如寻源效率低、评估维度不完