企业扣款通知函写作格式及案例.docxVIP

企业扣款通知函写作格式及案例

在企业运营过程中，因合作方违约、服务未达标、费用结算等原因，有时需要向对方发出扣款通知函。这类函件不仅是企业维护自身合法权益的重要凭证，也直接关系到企业间的商业关系。因此，撰写一份规范、严谨且措辞得当的扣款通知函至关重要。本文将详细介绍其写作格式与要点，并提供实用案例参考。

一、扣款通知函的核心构成要素与写作要点

一份规范的扣款通知函，应清晰、准确地传达扣款事由、依据、金额及后续安排，同时保持专业、礼貌的沟通态度。其主要构成要素如下：

（一）标题

标题应直接点明文件性质和核心内容，力求简洁明了。

写作要点：包含“扣款通知函”字样，并可根据需要加入合同编号或事由关键词，例如：“关于XX合同项下XX事宜的扣款通知函”。

（二）称谓

明确接收函件的单位或个人全称。

写作要点：使用规范的全称，避免简称或模糊指代，以示尊重和正式。例如：“XX有限公司”、“XX先生/女士”。

（三）正文

正文是函件的核心，需条理清晰、论据充分地阐述扣款相关事宜。

1.事由陈述与背景回顾：

*写作要点：简要说明双方合作的基本情况，如涉及的合同名称、编号、签订日期，或具体业务发生的时间、地点、事件等，为后续的扣款事由做铺垫。

*示例：“贵我双方于XXXX年XX月XX日签订了《XX服务合同》（合同编号：XXXX），约定由贵司为我司提供XX服务。”

2.扣款事由及依据：

*写作要点：这是函件的关键部分。需详细、客观地描述导致扣款的具体事实，例如对方未按合同约定履行义务、提供的产品/服务存在质量问题、延迟交付、违反公司规章制度等。同时，必须明确指出扣款所依据的合同条款、公司规定、法律法规条文或双方事先达成的其他约定。引用依据时，应力求准确、具体。

*示例：“根据合同第X条第X款约定，‘XX服务应于XXXX年XX月XX日前完成并通过验收，每逾期一日，应按合同总金额的X‰支付违约金。’现贵司实际完成日期为XXXX年XX月XX日，逾期XX日。”或“经查证，贵司提供的XX批次产品经我司质检部门检验，XX项指标不符合合同附件《质量标准》的要求，具体详见《质检报告》（编号：XXXX）。”

3.扣款金额及计算方式：

*写作要点：清晰列出本次拟扣款的具体金额。若金额计算过程较为复杂，应简要说明计算方式或附上计算明细作为附件，确保对方能够理解。金额需同时注明大写和小写。

*示例：“基于上述事实及合同约定，我司将从应付贵司的XX款项中扣除违约金共计人民币XX元（大写：人民币XX元整）。具体计算如下：合同总金额XX元×X‰×逾期天数XX天=XX元。”

4.扣款执行安排：

*写作要点：说明扣款将如何执行，例如：是从当期应付款项中直接抵扣、还是要求对方另行支付，以及预计的扣款日期。

*示例：“我司计划在XXXX年XX月结算应付贵司的XX款项时，将上述违约金直接予以扣除。”

5.异议处理与沟通方式：

*写作要点：为对方提供一个合理的异议期，并明确告知如对扣款有异议应如何联系、需提供哪些证明材料。这体现了企业处理事务的公正性和严谨性。

*示例：“如贵司对上述扣款事宜有异议，请于收到本函后X个工作日内（即XXXX年XX月XX日前）以书面形式向我司提出，并提供相关证明材料。我司将在收到贵司书面异议后X个工作日内予以复核并书面答复。逾期未提出异议的，将视为贵司认可上述扣款安排。”

*联系方式：需提供我方负责此事的联系人、部门、电话、邮箱等信息。

（四）结尾

通常使用礼貌性的结束语。

写作要点：例如：“感谢贵司的理解与配合。”或“特此函告，敬请知悉。”

（五）落款

*发函单位全称（并加盖公章）：确保与合同主体或工商登记名称一致。

*（可选）部门名称：如以公司某具体部门名义发出。

*发函日期：即函件发出的年月日，需用中文大写或阿拉伯数字规范书写。

（六）附件（如适用）

*写作要点：如果有支持扣款事由的相关证据材料，如合同复印件、质检报告、沟通记录、照片、视频等，应作为附件一并提供，并在正文末尾注明附件名称和份数。

*示例：“附件：1.《XX合同》（复印件）；2.《质检报告》（编号：XXXX）”

二、撰写注意事项

1.事实清楚，依据充分：这是扣款通知函的生命线。务必基于客观事实，引用有效的合同条款或规章制度作为依据。

2.措辞严谨，语气得体：函件内容应专业、正式，避免使用模糊、情绪化或攻击性的语言。即使对方存在明显过错，也应保持克制和礼貌，以理服人。

3.逻辑清晰，条理分明：结构合理，各部分内容安排有序，让对方能够快速理解函件主旨和各项内容。

4.内容完整，要素齐全：确保函件包含所有必要信息，避免遗漏关键环节。

5.书面形式，