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商务合同审查及管理工具集

一、适用业务场景

本工具集适用于企业日常运营中各类商务合同的规范化管理，覆盖以下典型场景：

采购与供应链管理：与供应商签订原材料采购、设备采购、服务外包等合同，保证采购条款合规、成本可控。

销售与客户合作：与客户签订产品销售、服务提供、市场推广等合同，明确双方权利义务，降低履约风险。

合作与联盟协议：与合作伙伴签订联合研发、渠道代理、战略投资等协议，界定合作范围与收益分配。

劳动与人事管理：与员工、高管签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议，规范劳动关系与知识产权归属。

融资与法务支持：涉及银行贷款、股权融资、担保等合同，需通过审查保证条款符合法律法规及监管要求。

二、操作流程指引

步骤1：合同发起与资料准备

操作主体：业务部门（如采购部、销售部）或需求发起人

具体操作：

明确合同目的、合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）及核心需求（如标的物、数量、价格、履行期限）。

收集基础资料：合作方营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、过往合作履约记录（如有）。

填写《合同基本信息表》（见模板1），记录合同编号、名称、类型、预计签订日期等关键信息，作为后续流程的追溯依据。

步骤2：合同主体资格审查

操作主体：法务部门或合规专员

具体操作：

核实合作方主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询合作方是否存续、有无经营异常、严重违法失信记录。

审查授权委托文件：若合同由代理人签署，需核对授权委托书是否载明明确的授权范围、权限及有效期，避免无权代理风险。

特殊行业资质核查：若合作方涉及需行政许可的行业（如建筑、医疗、食品等），需确认其是否持有相应资质证书（如建筑业企业资质证书、食品经营许可证）。

步骤3：合同核心条款审查

操作主体：法务部门牵头，业务部门、财务部门协同

具体操作：

标的与数量质量条款：明确标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准），避免模糊表述（如“优良”“合格”需补充具体定义）。

价款与支付条款：确认金额大小写一致、计价单位（如元/吨、元/件）、支付方式（银行转账、承兑汇票等）、支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例及返还条件）。

履行期限与地点：明确合同起止时间、阶段性交付节点，履行地点需具体到省、市、区，避免因管辖约定不明产生争议。

违约责任条款：审查违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%）、约定违约责任是否覆盖主要风险（如逾期付款、逾期交付、质量不达标等），避免“违约方承担一切责任”等模糊表述。

争议解决条款：优先约定由企业所在地有管辖权的人民法院诉讼解决，或明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定“由某地法院管辖”但未明确级别管辖。

知识产权与保密条款：涉及技术合作或商业秘密的合同，需明确知识产权归属、保密范围、保密期限及违约责任。

步骤4：法律风险综合评估

操作主体：法务部门或外聘法律顾问

具体操作：

汇总审查意见，填写《合同审查意见表》（见模板2），标注高风险条款（如“霸王条款”“法律效力存疑条款”）及修改建议。

结合业务需求与法律合规要求，出具审查结论：“通过”“修改后通过”“不通过”（若存在法律风险且无法协商调整）。

步骤5：内部审批流程推进

操作主体：行政部或合同管理部门

具体操作：

根据《合同审批流程表》（见模板3），按合同金额、类型提交至对应审批人（如部门负责人→分管副总→总经理→董事会）。

审批人需在1-3个工作日内完成审批，明确意见“同意”“不同意需修改”“补充材料”，审批流程全程留痕（可通过OA系统或纸质审批单记录）。

步骤6：合同签署与用印管理

操作主体：行政部、法务部门

具体操作：

审批通过后，由法务部门或业务部门制作正式合同文本，保证与审查版本一致，骑缝章、页码需完整。

双方法定代表人或授权代理人签字，并加盖合同专用章或公章（禁止以部门章或财务章替代）。

签署后3个工作日内，将原件至少一正两份（企业留存一份，合作方留存一份）交至行政部归档。

步骤7：合同归档与动态跟踪

操作主体：行政部或档案管理部门

具体操作：

填写《合同归档记录表》（见模板4），录入合同编号、名称、归档日期、保管人、借阅权限等信息，建立电子+纸质双档案。

对履行中的合同，定期跟踪进度（如付款节点、交付期限），提前15天提醒相关负责人履行义务，避免逾期违约。

合同到期前30天，评估是否续签，若需续签则启动重新审查流程；若终止，确认无未结款项及争议后办理归档封存。

三、核心工具模板

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/销售/合作等）

签订日期

预计生效日期

合作方名称

统一社会信用代码

法定代表人

授权代理人

联系方式

标的物名称

数量

金额（