会议纪要撰写及执行跟进表.docVIP

会议纪要撰写及执行跟进表工具说明

一、适用工作场景

本工具适用于各类需要记录关键信息、明确责任分工并跟踪落实效果的会议场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工节点及风险应对；

周/月度例会：同步工作进展、协调资源、解决跨部门协作问题；

问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施并跟踪验证；

跨部门协调会：明确多方职责、推动事项落地；

专项任务推进会：聚焦具体任务，细化执行路径及时间要求。

二、操作步骤详解

（一）会前准备：明确会议目标与关键要素

梳理会议背景与目的

明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决*项目进度延迟问题”），提前与主持人沟通会议议程及预期成果。

准备会议材料

收集与会议议题相关的背景资料、数据报表、上次会议行动项进展等，提前发送给参会人员（如有必要），保证各方充分知晓议题。

确认参会人员与分工

列出主持人、记录人（本工具主要使用者）、核心参会人员及列席人员，提前通知会议时间、地点及线上会议（若涉及）。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录会议基本信息

准确填写会议名称、时间（起止时间）、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因，如“*经理因出差缺席”）。

梳理会议议程与讨论要点

按议程顺序记录各议题的核心讨论内容，重点标注不同意见、关键数据及最终结论（如“针对方案，A部门提出成本过高，经讨论，优先采用方案，后续由*部门补充成本测算”）。

明确行动项（核心环节）

对会议中需落地执行的任务，逐项记录“任务描述”（需具体、可执行，如“完成客户需求文档初稿”而非“推进客户需求”）、“负责人”（明确到具体岗位或姓名，用号代替，如“专员”）、“截止时间”（精确到日期，如“2023-10-20”）、“所需资源/支持”（如“需部门提供数据权限”）。

（三）会后整理：形成规范会议纪要

核对与补充信息

会后30分钟内整理记录，与主持人核对关键信息（如决议事项、行动项负责人及截止时间），保证无遗漏或偏差。

撰写正式会议纪要

按模板表格结构梳理内容：会议基本信息→议程与讨论要点→决议事项→行动项跟进表→会议总结（明确下一步目标及下次会议安排）。语言需简洁、客观，避免主观表述（如“我认为”可改为“讨论认为”）。

分发与确认

纪要形成后1个工作日内发送给所有参会人员及相关方，明确“如有异议请在24小时内反馈”，无异议后视为确认。

（四）执行跟进：动态跟踪行动项进展

建立行动项台账

将纪要中的“行动项跟进表”单独跟踪，按截止时间排序，标注“进行中”“已完成”“延期”“需协调”等状态。

定期提醒与更新

负责人需在截止时间前1天更新进展；记录人每周通过邮件或项目管理工具同步一次行动项整体状态，对即将到期或延期项及时提醒（如“任务截止时间为10月20日，当前已完成80%，请专员确认是否能按时完成”）。

跨部门协调支持

若行动项推进受阻（如资源不足、流程卡点），记录人需及时组织协调会或沟通对接，明确解决时限，避免事项停滞。

（五）闭环反馈：保证事项落地见效

完成情况核查

行动项截止后2个工作日内，负责人提交完成情况说明（含成果物，如文档、数据截图等），记录人核查确认，标记“已完成”或“未完成”（需说明原因）。

效果评估与复盘

对重要行动项，在完成后组织简短复盘，评估是否达到预期目标（如“*任务完成后，客户投诉率下降20%，符合预期”），总结成功经验或待改进点。

归档与知识沉淀

每次会议纪要及行动项跟进表按“年份-月份-会议名称”分类归档，方便后续查阅（如“2023-09-产品上线推进会纪要”）。

三、模板表格示例

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

*项目周例会

会议时间

2023年10月10日14:00-15:30

会议地点会议室/线上会议（如腾讯会议：）

主持人

*经理

记录人

*专员

参会人员

经理、主管、专员、工程师

缺席人员及原因

*主管（因外出培训）

（二）会议议程与讨论要点记录

序号

议题名称

讨论要点

决议事项

1

*项目进度同步

工程师汇报：本周完成模块开发，测试环节发觉2个bug，需延期2天；*专员反馈：客户需求文档已修改至第3版。

确认模块开发延期2天，测试时间顺延；专员10月12日前提交最终版需求文档。

2

*活动资源协调

经理提出：市场部需额外申请5万元推广预算；主管反馈：当前设计人力紧张，无法支持活动海报设计。

同意增加5万元预算，由专员10月11日前提交申请；设计资源优先保障活动，其他需求延后。

（三）行动项跟进表

任务描述

负责人

截止时间

当前状态

完成情况（附成果物/说明）

备注（需协调支持）

提交*项目需求文档最终版

*专员

2023-10-12

进行中

初稿已完成，待客户确认

无

申请*活动推广预算5万元

*专员

2023-10-1