销售合同审核流程标准化工具风险控制与合规性保障.docVIP

适用场景与目标

本工具适用于企业销售合同签订前的标准化审核环节，旨在通过流程化操作识别合同潜在风险、保证条款合规性，降低法律纠纷与财务损失概率。适用于法务部门、销售部门、财务部门等多角色协作场景，尤其适用于合同金额较大、条款复杂或涉及跨区域业务的情况，最终目标是实现合同审核“全流程可控、风险点可溯、合规性可保障”。

标准化操作流程

一、合同接收与初步登记

操作内容：

销售部门或业务人员通过指定渠道（如合同管理系统/纸质版提交）将待审核合同及相关附件（如对方资质文件、技术协议、订单确认单等）提交至法务部门，填写《合同审核申请表》，注明合同基本信息（签约主体、标的金额、核心条款、预计签约时间等）。

法务专员*收到材料后，1个工作日内完成形式审查：检查合同文本是否完整（含、附件、签字页等）、附件是否齐全、基础信息（如合同编号、签约主体名称）是否与申请表一致。

形式审查通过后，在合同管理系统中创建审核任务，分配至对应审核岗位（法务、财务、业务负责人等），同步更新《合同审核进度台账》；若材料不齐，立即反馈销售部门补充，并记录补充要求及时间节点。

责任部门/人：销售部门（提交）、法务专员*（登记与形式审查）

输出成果：《合同审核申请表》《合同审核进度台账》

二、多部门专项审核

操作内容：

业务条款审核（销售部门/业务负责人*）：

重点审核标的物/服务描述是否清晰、数量/规格是否符合订单要求、交付时间与方式是否合理、验收标准是否明确。

核对客户需求与合同条款的一致性，避免“货不对款”或交付延迟风险；若涉及特殊需求（如定制化服务），需附技术协议作为附件支撑。

审核后填写《专项审核意见表》，明确“通过”“需修改”或“不通过”结论，并说明具体修改意见（如“交付时间应明确至具体日期，避免‘尽快’等模糊表述”）。

财务条款审核（财务部门/财务经理*）：

审核合同金额、付款方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、定价策略是否符合公司财务制度与价格政策。

核对客户付款资质（如企业信用报告、过往付款记录），评估回款风险；涉及跨境业务的，需审核汇率条款与税务处理合规性。

重点检查违约金条款是否覆盖财务损失（如逾期付款违约金比例不低于LPR的1.5倍），担保措施（如保证金、抵押）是否有效落实。

审核后填写《专项审核意见表》，标注财务风险点及修改建议（如“预付款比例超过30%，需降低至20%并增加到货验收后付款节点”）。

法律合规审核（法务部门/法务专员*）：

审核签约主体资格（对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书是否有效，避免超越代理权限签约）。

检查合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》）或行业监管规定（如涉及数据安全的需符合《数据安全法》要求）。

重点排查“霸王条款”“责任不对等”风险（如“乙方违约需承担赔偿责任，甲方违约则免责”），保证争议解决方式（仲裁/诉讼）管辖地明确、适用法律合法。

审核后填写《专项审核意见表》，列出法律风险清单及修改建议（如“争议解决方式由‘甲方所在地法院管辖’修改为‘合同签订地有管辖权法院’”）。

责任部门/人：销售部门、财务部门、法务部门

输出成果：《专项审核意见表》（各部门分别填写）

三、综合评审与风险评级

操作内容：

法务专员汇总各部门审核意见，组织召开合同评审会（必要时邀请分管领导、业务负责人、财务经理、法务专员*共同参与），对争议条款进行协商并达成一致意见。

根据审核结果，对合同进行风险评级：

低风险：条款合规、无重大风险点，可直接进入审批流程；

中风险：存在部分需修改条款（如付款节点调整、违约金比例优化），需修改后重新审核；

高风险：存在主体资质不合格、核心条款违法或重大利益失衡等风险，建议终止合作或重新谈判。

评审结束后，形成《合同评审报告》，明确最终审核结论、修改要求及风险等级，由参会人员签字确认。

责任部门/人：法务部门（组织）、各相关部门（参与评审）

输出成果：《合同评审报告》《合同风险评级表》

四、审批输出与修订跟踪

操作内容：

根据风险等级确定审批权限：

低风险合同：销售部门负责人、法务专员审批通过后，可提交签约；

中风险合同：需增加财务经理、分管销售副总审批；

高风险合同：需提交总经理*审批，并附《风险应对方案》。

审批通过后，法务专员*负责输出最终版合同文本，保证所有修改意见已落实；若审批未通过，退回销售部门与客户重新协商，并记录退回原因及后续进展。

销售部门负责向客户传递审核结果及修订后的合同条款，获取客户确认反馈（书面/邮件），同步反馈至法务部门存档。

责任部门/人：法务部门、销售部门、各审批层级

输出成果：最终版合同文本、客户确认反馈记录

五、归档与流程闭环

操作内容：

合同签订后，销售部门在3个工作日内将合同正本（纸质/电子）提交至法务部门归档，归档材料包括