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医院会计档案管理规范指导手册

前言

医院会计档案是医院在各项经济活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映医院经济业务的重要史料和证据。规范医院会计档案管理，对于维护医院经济秩序、保障医院资产安全、提高财务管理水平、促进医院健康可持续发展具有至关重要的意义。

本手册旨在为医院会计档案管理工作提供系统性的指导，明确管理职责、规范操作流程、确保档案安全与完整。各医院应结合自身实际情况，参照本手册制定具体的实施细则，确保会计档案管理工作有章可循、规范高效。

一、会计档案管理的基本原则

（一）真实准确原则

会计档案必须真实反映医院经济业务的本来面貌，内容准确无误，不得伪造、变造或篡改。

（二）完整规范原则

会计档案的收集、整理、装订、归档等环节均应符合国家及行业相关规定，确保档案材料的齐全完整和格式规范。

（三）安全保密原则

建立健全会计档案安全保密制度，采取有效措施防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘，确保档案实体安全和信息保密，严防泄密和丢失。

（四）依法管理原则

会计档案管理必须遵守国家有关法律法规、会计准则及档案管理规定，严格按照法定权限和程序进行。

（五）服务利用原则

在确保安全保密的前提下，会计档案管理应便于医院内部管理查阅、审计监督以及其他合法合规的利用需求，充分发挥其凭证、查考和史料作用。

二、会计档案的形成与收集

（一）会计凭证的收集

1.原始凭证：医院在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭据。包括但不限于发票、收据、支票存根、银行回单、出入库单、费用报销单、借款单等。财务部门应确保原始凭证的真实、合法、完整、准确。

2.记账凭证：会计人员根据审核无误的原始凭证，按照会计制度规定的会计科目和复式记账方法填制的，载有会计分录的凭证。记账凭证应附齐全的原始凭证，并经制单、审核、记账等必要的签章。

3.每月终了，财务部门应及时将当月的记账凭证连同所附原始凭证，按顺序号整理齐全，防止遗漏或散失。

（二）会计账簿的收集

会计账簿包括总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片以及其他辅助性账簿。会计账簿应按照规定的格式和内容登记，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。年度终了，账簿结账后，应整理核对无误，装订成册。

（三）财务会计报告的收集

财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务报告。年度财务报告包括会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等）、会计报表附注和财务情况说明书。财务会计报告应按规定的期限和要求编制、审核、报送，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。

（四）其他会计资料的收集

其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计核算专业资料。

三、会计档案的整理与归档

（一）整理要求

会计档案的整理应遵循“遵循形成规律、保持有机联系、区分不同价值、便于保管利用”的原则。

1.分类：一般按照年度、类别（凭证、账簿、报告、其他）进行分类。

2.编号：采用一定的规则对整理好的会计档案进行编号，以便于识别和管理。

3.装订：

*会计凭证：按月装订成册，厚度适中，加具封面和封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。

*会计账簿：年度终了后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理装订。活页账应撤出空白账页，填写齐全账页顺序号，装订成册，加具封面，注明账簿名称、年度、单位名称及账簿起止页码。

*财务会计报告：按月度、季度、年度分别整理，年度财务报告应单独装订，做到页面整洁、签章齐全。

*其他会计资料：根据其性质和数量，分别采用适当的方式装订。

（二）归档程序

1.编制移交清册：会计年度终了后，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由医院财务部门临时保管一年，期满之后，应当由财务会计部门编造清册，移交本单位档案管理部门统一保管。移交清册应列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

2.办理交接手续：财务部门与档案管理部门应办理严格的交接手续，双方在移交清册上签字盖章，明确责任。交接时应对档案数量、质量进行核对。

四、会计档案的保管

（一）保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体按照国家统一的会计档案管理办法执行。

*永久保管：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等