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采购流程标准化操作手册（成本控制场景）

一、适用业务场景与目标

本手册适用于企业各类采购活动中的成本控制环节，涵盖原材料、办公用品、设备采购等场景。旨在通过标准化流程规范采购行为，实现以下目标：

保证采购成本在预算范围内，避免超支浪费；

通过多维度比价与评估，选择性价比最优的供应商；

建立成本追溯机制，为后续采购决策提供数据支持；

协调采购部、需求部门、财务部等跨部门协作，提升效率。

二、标准化操作流程与关键节点

（一）需求提报与预算审核

责任部门：需求部门、采购部、财务部

操作说明：

需求部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》（见表1），明确物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及到货日期，部门负责人签字确认后提交采购部。

采购部对需求合理性进行初审，重点核查数量是否与业务匹配、规格是否明确，避免过度采购。

财务部审核预算金额，保证需求在部门年度预算内，若超需提交额外预算说明，经分管领导审批后反馈采购部。

关键节点：预算金额需与采购计划挂钩，严禁无预算采购；规格描述需清晰，避免因模糊导致采购偏差。

（二）供应商选择与价格比价

责任部门：采购部、需求部门、财务部

操作说明：

采购部根据需求物品类型，从合格供应商库中筛选至少3家供应商（若无合格供应商，需启动供应商开发流程）。

向供应商发出询价单，明确技术参数、交付周期、付款方式等要求，要求供应商在2个工作日内提供书面报价。

采购部组织需求部门、财务部召开比价会议，填写《供应商比价评估表》（见表2），评估维度包括：

价格：对比总价、单价及批量折扣；

资质：供应商营业执照、行业认证、过往合作业绩；

服务：交付及时性、售后响应速度、质量保障措施。

综合评分后，选择性价比最优的供应商，结果经采购部经理、需求部门负责人、财务部负责人签字确认。

关键节点：严禁单一来源采购（特殊品目需经总经理审批）；价格需结合市场行情动态调整，避免固定供应商长期垄断。

（三）成本谈判与合同签订

责任部门：采购部、法务部、财务部

操作说明：

采购部与选定供应商就价格、付款条件、违约责任等进行谈判，重点关注：

总成本控制：除单价外，需明确运输、税费、安装等隐性费用；

付款方式：尽量争取“验收合格后付款”，缩短资金占用周期；

质量条款：明确质量标准及不合格品处理方式（如退换货、扣款）。

谈判达成一致后，法务部审核合同条款，保证符合《合同法》及企业制度，重点核查成本相关条款（如价格调整机制、违约赔偿标准）。

合同经采购部经理、法务部负责人、总经理签字盖章后生效，复印件抄送财务部、需求部门存档。

关键节点：谈判需留存书面记录（如邮件、会议纪要），避免口头承诺；合同中需明确成本控制的具体责任划分。

（四）订单执行与成本监控

责任部门：采购部、需求部门、仓库

操作说明：

采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、物品明细、数量、单价、交付时间及成本控制要求。

供应商发货后，需求部门或仓库根据订单核对到货物品的规格、数量、外观质量，填写《到货验收单》（见表3），若有差异需在24小时内反馈采购部。

采购部跟踪供应商交付进度，若延迟到货需及时协调，并评估是否影响成本（如紧急运输产生的额外费用）。

财务部根据验收单、合同及发票，在3个工作日内完成付款审核，保证付款金额与合同约定一致，杜绝超额支付。

关键节点：验收环节需严格核对物品信息，避免不合格品入库导致成本浪费；付款前需确认发票与实际到货一致，防范虚开发票风险。

（五）成本核算与优化分析

责任部门：财务部、采购部、需求部门

操作说明：

财务部每月对采购成本进行核算，编制《采购成本分析表》（见表4），对比实际成本与预算成本，分析差异原因（如价格上涨、数量超计划、供应商变更等）。

采购部联合需求部门召开成本分析会，针对超支或节约项目进行复盘：

超支项目：明确责任部门（如需求部门临时增项、供应商未履约），提出改进措施（如加强需求审核、更换供应商）；

节约项目：总结经验（如批量采购折扣、价格谈判成功），推广至其他采购场景。

每季度更新《合格供应商名录》，淘汰成本控制不力、服务质量差的供应商，引入新供应商时优先考虑成本优势。

关键节点：成本分析需量化到具体品目和部门，避免笼统汇总；优化措施需明确责任人和完成时限，保证落地见效。

三、配套工具表单模板

表1：采购需求申请表

需求部门

申请日期

申请单号

物品名称

规格型号

需求数量

预估单价

预算金额

用途说明

到货日期

部门负责人签字

申请人

采购部审核意见：

财务部预算审核意见：

经办人签字：______日期：______

经办人签字：______日期：______

表2：供应商比价评估表

评估项目

供应商A

供应商B

供应商C

权重

加权得分

报价（元）

40%

资质评分（1-10分）

30%

服