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供应商管理信息录入及评价工具使用指南

一、适用场景与背景

在企业采购管理中，供应商作为供应链的重要环节，其信息的规范录入与定期评价直接影响采购效率、成本控制及合作稳定性。本工具适用于以下场景：

新供应商准入：首次合作的供应商需完成基础信息、资质文件等录入，通过初步审核后方可进入采购候选池；

现有供应商年度复评：对合作满1年的供应商从质量、交期、服务、成本等维度进行综合评价，确定后续合作策略；

合作异常处理：当供应商出现供货延迟、质量不达标等问题时，记录异常情况并启动整改跟踪流程；

供应商分级管理：根据评价结果对供应商进行分级（如战略级、优先级、合格级、观察级），实现差异化管控。

二、详细操作流程

（一）准备阶段：明确需求与资料收集

确定录入/评价类型：根据场景选择“新供应商准入录入”“年度复评录入”或“异常情况记录”，确认需填写的信息模块；

收集必要资料：

新供应商：营业执照（副本）、相关行业资质证书（如ISO体系认证）、法定代表人证件号码明、产品/服务清单、近3年合作案例（如有）；

现有供应商：历史合作订单记录、质量检测报告、交付准时率统计表、客户反馈记录；

异常处理：异常事件说明（如延迟交货天数、不合格批次数量）、整改措施文档。

（二）信息录入阶段：分模块填写供应商数据

基础信息录入（必填项）：

供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、经营期限、法定代表人及联系方式（联系人经理、电话-）；

主营业务范围、核心产品/服务描述、年产能（如适用）、主要客户群体（非敏感信息，如“制造业”“零售业”）。

资质信息录入（附件）：

资质文件名称（如“环境管理体系认证证书”）、发证机构、证书编号、有效期、到期提醒设置（提前3个月提醒续证）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）需单独标注并扫描件。

合作信息录入（现有供应商）：

首次合作时间、历史合作订单金额、合作项目名称、平均交付周期、质量合格率（计算公式：合格批次/总批次×100%）；

付款方式、账期、是否有合作纠纷记录（如有需简要说明）。

（三）评价阶段：量化评分与等级判定

设定评价指标与权重（可根据行业调整）：

质量（30%）：产品合格率、质量次数、客户投诉率；

交期（25%）：准时交付率、延迟交货平均时长、应急响应速度；

服务（20%）：问题解决及时率、售后服务响应时间、合作配合度；

成本（15%）：价格竞争力、成本控制能力、付款条件合理性；

资信（10%）：财务状况（如资产负债率）、履约记录、行业口碑。

评分操作：

每项指标按1-5分制打分（5分=优秀，1分=不合格），对应评分标准示例：

质量合格率≥98%：5分；95%-97%：4分；90%-94%：3分；85%-89%：2分；＜85%：1分；

加权计算总分：总分=质量得分×30%+交期得分×25%+服务得分×20%+成本得分×15%+资信得分×10%。

等级判定：

战略级（≥90分）：长期深度合作，优先分配订单；

优先级（80-89分）：稳定合作，可增加份额；

合格级（60-79分）：维持现有合作，督促改进；

观察级（＜60分）：限期3个月整改，整改不合格终止合作。

（四）结果应用阶段：归档与持续管理

评价结果公示：采购部门、使用部门（如生产部、质检部）联合确认评价结果，同步至供应商并告知改进方向；

供应商档案更新：将最新评价结果、资质更新、异常记录等归入供应商档案，电子档案备份至企业采购管理系统；

改进跟踪：对观察级或单项指标不合格的供应商，制定《供应商改进计划表》，明确整改项、责任人及完成时限，定期跟踪进展。

三、配套工具模板

表1：供应商基本信息录入表

录入项

填写要求

示例

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码注册地址

详细到省市区街道

北京市海淀区路1号

经营期限

起止日期

2020-01-01至2030-01-01

法定代表人

与证件号码一致

*伟

联系人

日常对接人

*芳（采购经理）

联系方式

固话/手机（仅填写工作号）

–

主营业务

简述核心产品/服务

电子元器件研发与销售

年产能（如适用）

单位：吨/万件/万元

500万件/年

表2：供应商评价指标及评分表

评价维度

权重

评分项

评分标准（1-5分）

得分

质量

30%

产品合格率

≥98%：5分；95%-97%：4分；90%-94%：3分；85%-89%：2分；＜85%：1分

质量次数（近1年）

0次：5分；1次：3分；2次：1分；≥3次：0分

交期

25%

准时交付率

≥98%：5分；95%-97%：4分；90%-94%：3分；85%-89%：2分；＜85%：1分

延迟交货平均时长

≤1天：5分；1-3天：3分；＞3天：1分

服务

20%

问题解决及时率

24小时内响应：5分；4