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跨部门协作沟通流程规范手册

前言

为打破部门壁垒，提升跨部门协作效率，明确各环节责任边界，保证信息传递准确、任务推进有序，特制定本手册。本手册规范了跨部门协作的发起、评估、执行、反馈全流程，适用于公司内部需多部门协同完成的所有工作场景，助力团队聚焦目标、高效联动。

一、适用情形与触发条件

当以下情形出现时，需启动跨部门协作流程：

项目推进类：涉及多部门职能的专项项目（如新产品上线、市场活动策划、系统升级改造等），需明确分工与资源协同；

资源协调类：某部门需调用其他部门人力、物料、数据等资源，且需通过正式流程确认支持范围与时间；

问题解决类：需多部门联合处理的突发问题或复杂故障（如客户重大投诉、流程断点优化等），需快速组建协作小组；

制度落地类：公司级制度、流程的跨部门宣贯与执行，需明确责任分工与推进节点。

二、协作流程全步骤详解

步骤一：需求发起与提交

责任主体：需求发起部门（或项目牵头人）

关键动作：

明确协作目标：清晰描述需解决的核心问题、预期成果及交付标准（如“完成系统上线测试，保证零重大故障”）；

梳理涉及部门：根据任务属性，列出需协同的部门（如技术部、市场部、运营部等），避免遗漏关键协作方；

填写《跨部门协作需求申请表》（详见模板一），内容需包含：需求背景、具体任务、期望完成时间、所需资源支持、紧急程度（分“紧急/常规/长期”三档）；

提交审批：将申请表同步至协作部门负责人及上级主管，确认需求合理性与可行性。

输出物：《跨部门协作需求申请表》（发起部门负责人签字确认）

步骤二：需求接收与评估

责任主体：协作部门负责人

关键动作：

需求确认：收到申请表后2个工作日内，与发起部门对接人（如*经理）沟通，明确需求细节，避免理解偏差；

资源评估：结合本部门当前工作负荷、资源分配情况，评估是否可承接任务，如需额外人力/预算，需同步提出；

反馈意见：评估后1个工作日内，向发起部门反馈明确结果：

若支持：初步确认协作范围、时间节点及负责人；

若暂不支持：需说明原因（如资源冲突、优先级不符），并提出替代方案或调整建议。

输出物：协作反馈意见书（协作部门负责人签字）

步骤三：协作方案制定与共识

责任主体：发起部门牵头，各协作部门参与

关键动作：

召开启动会：需求评估通过后1个工作日内，由发起部门组织召开跨部门协作启动会，参会人员包括各部门负责人及核心执行人（如主管、专员）；

明确分工：共同制定《跨部门协作方案》，细化各部门职责（如“技术部负责接口开发，市场部负责用户调研，运营部负责上线推广”）、时间节点（以甘特图形式呈现）、交付标准（如“需求文档完成率100%”“测试用例通过率≥95%”）；

确认沟通机制：明确例会频率（如每周一次进度会）、信息同步工具（如企业群、项目管理软件）、问题升级路径（如部门内无法解决的，上报至分管副总协调）。

输出物：《跨部门协作方案》（各部门负责人签字确认）

步骤四：任务执行与进度跟踪

责任主体：各部门指定执行人

关键动作：

按方案推进：各部门根据《协作方案》分配任务，执行人需在规定时间内完成工作，保证输出物质量；

同步进度：按沟通机制定期更新进度（如在项目管理系统中更新任务状态，每周例会汇报进展），遇延迟需提前1个工作日预警并说明原因；

跨部门协同：执行中需其他部门配合时（如技术部需市场部提供用户画像数据），通过协作流程发起临时需求，避免私下沟通导致信息断层。

输出物：阶段性工作成果（如需求文档、测试报告、推广素材等）、《跨部门协作进度跟踪表》（详见模板二，实时更新）

步骤五：结果验收与反馈

责任主体：发起部门组织，协作部门配合

关键动作：

成果交付：协作部门按方案要求提交最终成果，附《成果说明》（包含完成情况、测试数据、遗留问题等）；

验收评估：发起部门组织协作部门共同验收，对照《协作方案》中的交付标准进行核对，形成验收意见（“通过/不通过/需整改”）；

问题整改：若验收不通过，协作部门需在规定时间内完成整改，重新提交验收；

反馈总结：验收通过后3个工作日内，发起部门向各协作部门发送《协作反馈表》，收集对流程、沟通、资源支持等方面的建议。

输出物：《跨部门协作验收报告》（发起部门及协作部门负责人签字）、《协作反馈表》

步骤六：资料归档与流程闭环

责任主体：发起部门

关键动作：

整理归档：将《需求申请表》《协作方案》《进度跟踪表》《验收报告》《反馈表》等资料整理成册，提交至公司档案管理部门（或指定共享文件夹）；

流程复盘：组织协作部门召开复盘会，总结本次协作中的经验与不足（如“需求阶段需明确接口人，避免多头对接”），更新至《跨部门协作流程优化清单》。

输出物：协作档案（完整电子/纸质文档）、《流程优化清单》

三、核心协作工具模板

模板一：跨部门协作需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

需求发起人

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