企业文件档案管理标准化流程.docVIP

企业内部文件档案管理标准化流程工具模板

一、适用场景与价值定位

在企业日常运营中，各类文件档案（如行政决议、人事记录、项目方案、合同协议、技术图纸等）是决策追溯、业务合规、历史复盘的核心依据。本标准化流程适用于企业各部门文件档案的全生命周期管理，涵盖从文件形成、分类归档、保管维护到借阅使用、鉴定销毁的各环节，旨在实现档案管理的规范化、系统化，保证档案的完整性、安全性及可追溯性，同时提升跨部门协作效率，降低信息泄露或丢失风险。

二、标准化操作流程详解

（一）文件分类与编码规则

分类依据

按文件性质分为：行政类（会议纪要、制度文件、通知公告等）、人事类（劳动合同、录用材料、考核记录等）、业务类（项目合同、客户资料、招投标文件等）、财务类（报销凭证、预算表、审计报告等）、技术类（研发文档、图纸、专利文件等）、其他类（如资质证书、荣誉奖状等）。

编码规则

采用“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”格式，例如：

行政类制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ代表行政部，ZD代表制度文件，2024为年份，001为流水号）

业务类合同：YW-HT-2024-015（YW代表业务部，HT代表合同）

注：部门代码及类别代码需提前由行政部统一制定并发布，保证全公司一致。

（二）文件归档流程

文件形成与初审

业务部门在文件完成后，由经办人（经办人）核对文件内容完整性（如签字、盖章、附件是否齐全），填写《文件归档初审表》（见表1），提交部门负责人（部门负责人）审核。

移交归档

审核通过后，经办人按编码规则对文件命名（电子文件需同步命名），打印纸质版（如需），连同电子版一同提交至档案管理部门（或行政部）。

档案管理员（档案管理员）接收文件时，核对文件与《文件归档初审表》信息一致性，确认无误后在表上签字确认，并更新《文件归档登记表》（见表2）。

整理上架

纸质文件按分类编码顺序装入档案盒，标注档案盒名称（含编码、文件名称、年份、数量），存入指定档案柜；电子文件至企业档案管理系统，建立分类目录，保证与纸质档案一一对应。

（三）档案保管与维护

存放环境管理

纸质档案存放于专用档案室，需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光功能，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案存储服务器需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放。

定期检查

档案管理员每季度对纸质档案进行抽样检查，查看是否有破损、受潮、虫蛀等情况；每半年对电子档案进行备份有效性测试，保证数据可正常读取。

保密管理

根据文件密级划分（公开、内部、秘密、机密），设置不同查阅权限：

公开档案：各部门可自行查阅；

内部档案：需经部门负责人审批；

秘密及以上档案：需经分管副总（分管副总）审批，档案管理员全程陪同查阅。

（四）档案借阅与归还

借阅申请

借阅人填写《档案借阅申请表》（见表3），注明借阅档案名称、编码、用途、借阅期限，经审批人（根据密级对应审批人）签字后提交档案管理员。

借阅执行

档案管理员核对审批手续，登记借阅信息（借阅人、借阅时间、归还期限），提供档案副本（原则上不提供原件，特殊情况需经总经理（总经理）批准）。

归还与检查

借阅人需在归还期限内归还档案，档案管理员检查档案完整性（有无涂改、损坏、缺失），确认无误后在《档案借阅登记表》上标记“已归还”；超期未还的，由档案管理员催告，超期超过15日的，需上报部门负责人处理。

（五）档案鉴定与销毁

鉴定评估

档案管理员每年度组织档案鉴定小组（由档案管理员、法务专员（法务专员）、相关业务部门代表组成），对到期档案进行鉴定，确认是否仍有保存价值（如法律效力、历史参考价值等）。

销毁审批

对无保存价值的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清单》（见表4），注明档案名称、编码、数量、销毁原因，经分管副总及总经理审批后，方可销毁。

销毁执行与记录

销毁时需由档案管理员、监销人（监销人，一般为部门负责人或法务专员）共同在场，采用粉碎、焚烧等方式保证信息无法复原；销毁后，双方在《档案销毁清单》上签字确认，并将清单归档保存10年以上。

三、关键工具表单模板

表1：文件归档初审表

文件名称

形成部门

经办人

形成日期

文件编码

附件数量

审核意见

部门负责人签字：

日期：

表2：文件归档登记表

归档日期

文件编码

文件名称

形成部门

经办人

档案盒编号

存放位置

归档人

表3：档案借阅申请表

借阅人

部门

借阅日期

档案名称

档案编码

用途

借阅期限

审批人

档案管理员签字：

归还日期：

表4：档案销毁清单

销毁日期

档案名称

档案编码

数量

保管期限

销毁原因

监销人

档案管理员

四、执行要点与风险提示

命名规范：文件名称需简洁明确，避免使用“”“/”等特殊字符，电子文件名称格式统一为“编码-文件名称-版本号-日期”（如XZ-ZD-202