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财务审批流程自动化工具箱使用指南

一、适用工作场景

本工具箱适用于企业日常运营中各类财务审批事项的标准化处理，涵盖以下典型场景：

日常费用报销：员工差旅费、办公费、招待费等小额费用的报销申请；

合同付款审批：采购合同、服务合同等约定款项的支付申请；

预算调整申请：因业务变化需对部门预算进行增加、减少或调整的申请；

预付款申请：大额采购或项目前期需支付的预付款项申请；

特殊费用申请：未纳入常规预算但必要的紧急支出申请。

通过自动化工具，可实现审批流程的标准化、透明化，减少人工干预，提升审批效率，同时保证财务数据留痕可追溯。

二、详细操作流程

（一）前置准备

权限配置：系统管理员需预先配置用户角色（申请人、部门审批人、财务审核人、最终审批人）及对应审批权限，明确各角色的操作范围（如金额上限、审批类型等）。

流程模板设置：根据企业财务制度，预设不同审批事项的流程模板（如“费用报销流程”“合同付款流程”），包含必填字段、审批节点、审批时限等规则。

数据初始化：导入现有组织架构信息、预算科目数据等基础资料，保证系统与实际业务一致。

（二）发起申请

登录系统：申请人通过企业账号登录自动化工具箱，选择对应审批事项类型（如“日常费用报销”）。

填写申请信息：

基础信息：申请日期、申请人所属部门、申请人姓名*、联系方式（内部短号）；

业务信息：费用所属项目（如适用）、费用发生日期、费用类型（差旅/办公/招待等）、费用金额（大写+小写）、费用明细（如交通费、住宿费分项说明）；

附件：费用凭证（如行程单、消费清单）、合同扫描件（如涉及付款）、相关说明文档等，支持PDF、JPG、Excel格式，单个附件不超过10MB。

提交申请：确认信息无误后提交，系统自动根据预设规则流转至下一审批节点。

（三）自动流转审批

部门审批：

系统自动将申请推送给申请人所属部门的审批人（如部门经理*）；

审批人登录系统，查看申请详情及附件，在【审批意见】栏填写“同意”“驳回”或“补充说明”，如选择驳回需注明原因；

审批时限：常规申请需在1个工作日内完成，紧急申请可标记“加急”，审批时限缩短至4小时。

财务审核：

部门审批通过后，系统自动将申请推送给财务审核岗（如财务主管*）；

财务人员重点审核：费用是否符合预算标准、票据是否合规完整、金额计算是否准确、附件是否齐全；

审核通过：流转至最终审批人；审核不通过：驳回至申请人并说明原因（如“票据缺失”“超预算”）。

最终审批：

根据金额或事项类型，系统自动推送至对应权限的最终审批人（如分管副总、总经理）；

最终审批人从业务合规性、战略匹配度等维度综合判断，审批结果（同意/驳回）实时同步至申请人及相关部门。

（四）结果反馈与归档

结果通知：审批完成后，系统通过企业内部消息向申请人发送审批结果通知，包含审批意见、下一步操作指引（如“已通过，请等待财务打款”“驳回原因：，请修改后重新提交”）。

财务执行：

审批通过后，财务部门根据申请信息付款指令，通过企业网银或财务系统完成打款；

付款完成后，在系统中更新申请状态为“已支付”，并记录支付时间、支付账号等信息。

数据归档：系统自动将审批全流程（申请信息、审批意见、附件、支付记录）归档至财务数据库，支持按时间、申请人、部门等维度查询，保存期限不少于5年。

三、核心模板参考

表1：日常费用报销申请表

字段名称

填写说明

示例

申请日期

提交申请的当天日期

2023-10-08

申请人姓名*

申请人全名（用*号代替）

张*

所属部门

申请人所在部门

市场部

费用类型

差旅费/办公费/招待费/其他（勾选）

差旅费

费用发生日期

费用实际发生的日期

2023-10-05-10-07

费用金额（小写）

阿拉伯数字填写

2,350.00

费用金额（大写）

中文大写填写

贰仟叁佰伍拾元整

费用明细

分项列明（如：交通费800元，住宿费1200元，伙食费350元）

见附件《费用明细表》

附件清单

的文件名称（如：行程单.pdf、发票扫描件.jpg）

行程单.pdf、发票扫描件.jpg

申请事由

简要说明费用用途（如：参加展会差旅）

参加行业展会

表2：合同付款审批表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

合同唯一编码（与合同文本一致）

HT-2023-56

合同名称

合同全称

办公设备采购合同

供应商名称

合同签约方

科技有限公司

付款阶段

预付款/进度款/尾款（勾选）

进度款

申请付款金额

本次申请支付的金额

50,000.00

付款方式

银行转账/承兑汇票（勾选）

银行转账

供应商账号

供应商收款账号（系统自动关联合同档案，无需重复填写）

——

付款节点说明

符合合同约定的付款条件（如：“项目已完成阶段性验收，见验收报告”）

项目已完成第一阶段验收

附件清单

合同扫描件、验收报告、发票等

合同扫描件.p