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办公设备采购流程规范

一、引言

办公设备是保障企业日常运营与业务开展的重要物质基础。为规范公司办公设备采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购设备的质量与适用性，防范采购过程中的各类风险，特制定本流程规范。本规范适用于公司所有部门的办公设备采购活动，全体相关人员均需严格遵照执行。

二、需求提出与确认

（一）需求发起

各部门根据实际工作需要，由具体使用人或部门负责人提出办公设备采购需求。需求应明确以下要素：设备名称、规格型号（若有特定要求）、数量、主要技术参数或功能需求、预估预算金额、期望交付时间以及其他特殊要求（如安装、培训等）。

（二）需求初审

部门负责人对本部门提出的采购需求进行初步审核。审核重点包括：需求的真实性与必要性、是否符合部门预算规划、技术参数是否合理等。初审通过后，由部门负责人签字确认。

（三）需求汇总与审批

对于部门初审通过的采购需求，由部门统一汇总后，提交至相关管理部门（如行政部或采购部，根据公司组织架构确定）。管理部门对需求的合规性、合理性进行复核，并根据采购金额及公司授权体系，提交至相应层级的管理层进行审批。审批通过后方可进入下一环节。

三、采购计划编制与审批

（一）采购计划编制

管理部门（行政部或采购部）根据审批通过的采购需求，结合公司整体运营计划及财务预算，编制《办公设备采购计划》。采购计划应包含：采购项目明细、数量、预估单价、预估总价、采购方式建议、计划采购时间、资金来源等。

（二）采购计划审批

《办公设备采购计划》需按公司规定的审批流程进行报批。审批过程中，财务部门应对预算的可用性进行审核。经最终审批通过的采购计划，作为后续采购执行的依据。

四、供应商选择与管理

（一）供应商信息收集与评估

采购执行部门（可由行政部或专门的采购部负责，下同）应根据采购设备的特性及要求，通过市场调研、行业推荐、过往合作记录等多种渠道收集潜在供应商信息。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务能力及商业信誉等进行综合评估。

（二）供应商选择方式

根据采购金额、设备特性及公司相关规定，选择合适的采购方式，主要包括：

1.直接采购：适用于小额、常规、急需或已有长期合作且信誉良好的供应商提供的标准化产品。

2.询价采购：向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，获取报价后进行比较，择优确定供应商。

3.招标采购：适用于采购金额较大、对设备性能有较高要求或公司规定需进行招标的采购项目。应严格按照公司招标管理办法执行。

（三）供应商库建立与维护

对于通过评估的合格供应商，可纳入公司供应商库进行动态管理。定期对供应商的履约情况、产品质量及服务水平进行跟踪评价，优胜劣汰。

五、采购执行与合同管理

（一）采购文件准备与发出

根据确定的采购方式，采购执行部门应准备相应的采购文件，如询价单、招标文件等，并向选定的供应商发出。

（二）合同谈判与签订

对于金额较大或技术较复杂的采购项目，应与供应商进行合同谈判，明确设备规格、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、售后服务、违约责任等关键条款。谈判达成一致后，签订正式的采购合同。合同文本应符合公司法律事务部门的规范要求，并按权限进行审批。

（三）订单下达与履约跟踪

合同签订后，向供应商下达正式的采购订单，明确具体的交付细节。采购执行部门应全程跟踪供应商的生产、备货及发货进度，确保按期交付。

六、到货验收与入库

（一）到货通知与准备

供应商发货后应及时通知采购执行部门及需求部门。相关部门应做好验收前的准备工作，如确定验收人员、准备验收工具及场地等。

（二）开箱验收

设备到货后，由采购执行部门组织需求部门、相关技术人员（如需）共同对设备进行开箱验收。验收内容包括：设备数量、型号规格是否与订单及合同一致，外包装是否完好，设备外观有无损伤，随机附件、说明书、保修卡、合格证等是否齐全。

（三）安装调试与功能性验收

对于需要安装调试的设备，由供应商负责安装调试，采购执行部门和需求部门配合。安装调试完成后，应按照合同约定的验收标准或设备技术说明书的要求，对设备的各项功能及性能指标进行测试，确保设备能够正常运行。

（四）验收记录与确认

验收合格后，参与验收人员应共同签署《办公设备验收单》，作为设备入库和付款的依据。如验收不合格，应立即通知供应商，并根据合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等），同时做好记录。

（五）入库登记

验收合格的设备，由行政部门（或资产管理部门）办理入库登记手续，建立设备台账，明确保管责任人。

七、付款结算

（一）发票审核

供应商按照合同约定提供合法有效的发票，连同经审批的采购合同、验收单等凭证，提交至财务部门。财务部门对发票的真实性、合规性及与合同、验收单的一致性进行审核。

（二）付款申请与审批

采购执行部