人力资源管理操作手册.docVIP

人力资源管理通用操作手册

一、新员工入职管理

适用情境

公司招聘新员工通过终面确认后，需办理正式入职手续，完成从“外部候选人”到“内部员工”的身份转换，建立员工档案并纳入管理体系。

入职操作流程

步骤1：入职前准备

HR部门向新员工发送《录用通知书》（明确入职时间、所需材料、报到地点、联系人等信息）；

准备入职材料：劳动合同书、员工手册、岗位职责说明书、保密协议、社保公积金缴纳确认表等；

安排工位、工牌、办公设备（电脑、工位锁等），开通企业邮箱、OA系统等权限。

步骤2：入职材料审核

新员工提交以下材料原件及复印件：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书、离职证明（如有）、近期体检报告、银行卡复印件（用于薪资发放）；

HR核对原件与复印件一致性，保证材料真实、齐全；对缺失材料，要求新员工3个工作日内补齐。

步骤3：入职手续办理

填写《新员工入职登记表》（含基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等）；

签订劳动合同（一式两份，双方各执一份）及附件（如岗位协议、保密协议）；

办理社保、公积金增员手续（确认缴费基数、比例及扣款方式）；

领取办公用品（工牌、笔记本、笔等），熟悉办公区域及部门同事。

步骤4：入职引导与培训

HR组织新员工入职培训：公司历史、企业文化、组织架构、规章制度（考勤、休假、报销等）、安全规范；

部门负责人安排岗位导师，介绍岗位职责、工作流程、团队成员及对接人；

岗位导师制定30天试用期计划，明确阶段性目标及考核标准。

入职记录表单

表1：新员工入职登记表（节选）

序号

项目

内容

1

姓名

*

2

性别

3

出生日期

年/月/日

4

证件号码号

5

学历

□本科□硕士□其他

6

联系方式

7紧急联系人

*

8紧急联系人电话

9入职日期

年/月/日

10部门

11岗位

入职管理关键提示

入职材料需留存复印件，原件核对后退还，复印件需注明“与原件一致”并由HR签字；

劳动合同签订时间需自用工之日起1个月内，避免超期未签风险；

试用期工资不得低于转正后工资的80%或当地最低工资标准（取高者）；

入职培训需留存签到记录及培训反馈，作为试用期考核依据。

二、员工转正管理

适用情境

新员工试用期满（一般为1-6个月，根据劳动合同约定），需通过转正评估，确认是否正式录用为公司正式员工。

转正操作流程

步骤1：转正申请发起

试用员工在试用期到期前3个工作日，登录OA系统提交《员工转正申请表》，或向部门负责人提交书面转正申请；

申请内容包含：试用期工作总结、工作成果、自我评价及转正后工作计划。

步骤2：部门评估与审批

部门负责人组织岗位导师、相关同事对试用员工进行评估，填写《转正评估表》（含工作态度、业务能力、团队协作、目标完成度等维度）；

部门负责人结合评估结果，在《员工转正申请表》上签署意见（同意转正/延长试用期/不予转正），并说明理由；

如需延长试用期，需符合《劳动合同法》规定（延长不超过法定试用期上限，且需与员工协商一致）。

步骤3：HR审核与备案

HR审核转正材料完整性（《转正申请表》《转正评估表》、试用期工作总结等）；

核查试用期表现是否符合岗位要求，评估结果与部门负责人意见一致后，报上级领导审批；

审批通过后，更新员工信息（转正日期、薪资调整、社保公积金基数调整等），归档转正材料。

步骤4：转正反馈与沟通

HR将转正结果（通过/未通过）通知员工及部门负责人；

对未通过转正的员工，说明原因及改进方向，协商解除劳动合同或延长试用期（如适用）；

对通过转正的员工，明确转正后岗位职责、薪资标准及考核要求。

转正记录表单

表2：员工转正评估表（节选）

评估维度

评分（1-5分）

评价说明（示例）

工作态度

4

积极主动，责任心强，能按时完成任务

业务能力

3

基本掌握岗位技能，需提升复杂问题处理能力

团队协作

5

主动配合同事，沟通顺畅

目标完成度

4

试用期KPI达成率90%

综合评价

同意转正

部门负责人签字：*

转正管理关键提示

试用期到期前未完成转正申请或评估的，视为默认转正（需提前与员工约定）；

延长试用期需书面确认，避免口头约定，且总试用期不得超过法定上限（劳动合同期限1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上固定期限或无固定期限的，不超过6个月）；

转正后薪资调整需符合公司薪酬体系，避免随意调整引发纠纷；

转正材料需纳入员工档案，保存期限不少于劳动合同终止后2年。

三、员工离职管理

适用情境

员工因个人原因（如职业发展、家庭原因）或公司原因（如岗位调整、组织架构变动）提出离职，需办理离职手续，保证工作交接平稳、资产及资料安全。

离职操作流程

步骤1：离职申请提交

员工提前30日（试用期内提前3日）提交书面《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期；

部门负责人与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因