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供应商筛选及合同签订流程工具
一、适用场景与价值
本工具适用于企业各类采购需求场景，包括但不限于：年度常规物资采购、项目外包服务合作、设备采购与维护、原材料供应等。当企业需要引入新的供应商或与现有供应商续签合同时可通过本工具规范筛选流程、明确评估标准，降低合作风险，保证供应商资质与业务需求匹配，同时为合同签订提供清晰指引，保障双方权益，提升采购效率与合规性。
二、全流程操作步骤详解
（一）需求确认与采购计划制定
操作目标：明确采购需求细节，为后续供应商筛选提供依据。
责任主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部
关键动作：
需求部门根据业务发展或项目需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、用途及特殊要求（如环保认证、资质等级等）。
采购部对需求申请进行复核，重点核对预算合理性、需求明确性，保证采购需求符合公司战略及成本控制要求。
复核通过后，采购部结合采购品类（如标准品、定制服务）制定采购计划，明确筛选供应商的时间节点、预算范围及核心评估维度（如价格、资质、交付能力等）。
输出成果：《采购需求申请表》《采购计划表》
（二）供应商信息收集与初步筛选
操作目标：建立候选供应商池，排除明显不符合基本要求的供应商。
责任主体：采购部
关键动作：
渠道收集：通过行业展会、供应商自荐、合作机构推荐、公开招标平台等渠道，收集潜在供应商信息，记录供应商名称、主营业务、联系方式、基本资质等。
初步筛选：根据采购计划中的“基本门槛条件”（如营业执照经营范围覆盖采购品类、具备相关行业资质认证、无重大失信记录等），对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。
建立供应商档案：对通过初步筛选的供应商，统一录入《供应商信息登记表》，补充供应商简介、核心产品/服务、历史合作记录（如有）等信息。
输出成果：《供应商信息登记表》（初步筛选版）
（三）供应商资格预审
操作目标：验证供应商的合法经营能力及履约基础，保证候选供应商具备合作资质。
责任主体：采购部、法务部（协助）
关键动作：
资料提交：要求候选供应商提供以下资质文件（复印件加盖公章）：
营业执照（最新年检版）；
行业经营许可证（如食品生产需SC认证、建筑工程需施工资质等）；
相关质量体系认证（如ISO9001、ISO14001等，根据采购品类确定）；
近3年同类项目业绩证明（如合同关键页复印件、用户评价）；
财务状况证明（如近1年审计报告、银行资信证明）。
资料审核：采购部逐项核对供应商资质文件的真实性、有效性和完整性；法务部重点审核经营资质是否与采购需求匹配、是否存在法律风险（如资质过期、经营范围不符等）。
预审结果反馈：对通过资格预审的供应商，进入下一环节；未通过的，书面说明原因（如资质不符、材料不全等），可允许其在规定时间内补充材料，逾期未通过则淘汰。
输出成果：《供应商资格预审表》（含审核意见）、供应商资质文件档案
（四）供应商实地考察（必要时）
操作目标：验证供应商的实际生产能力、质量管控水平及履约环境，适用于关键物料、大型设备或定制服务采购。
责任主体：采购部、需求部门、质检部（参与）
关键动作：
制定考察计划：明确考察目的、时间、行程、参与人员及考察重点（如生产设备先进性、车间管理规范性、库存管理能力、质量控制流程等）。
现场考察：通过实地查看、现场访谈（供应商生产负责人、质量负责人等）、查阅记录（如生产台账、质检报告）等方式，收集供应商实际运营信息。
考察评估：考察结束后，填写《供应商实地考察评估表》，对考察内容进行评分（如生产规模满分10分，现场管理满分10分等），并给出“推荐合作”“暂缓推荐”“不推荐”明确意见。
输出成果：《供应商实地考察评估表》（含现场照片、访谈记录）
（五）供应商综合评估与选定
操作目标：通过量化评分，从候选供应商中选出最优合作方。
责任主体：采购部、需求部门、质检部、财务部（组成评估小组）
关键动作：
设定评估指标：根据采购需求特点，确定评估维度及权重（示例）：
价格竞争力（30%）：对比同行业价格水平、报价合理性；
资质与业绩（25%）：资质等级、同类项目数量及客户评价；
质量保障（20%）：质量体系认证、质检流程、不合格品处理机制；
交付能力（15%）：生产周期、物流配送能力、应急交付方案；
服务水平（10%）：售后响应速度、技术支持能力、合作意愿。
量化评分：评估小组依据《供应商综合评估打分表》，对通过资格预审及实地考察（如有）的供应商逐项打分，计算总分。
确定候选供应商：按得分从高到低排序，得分最高者为首选供应商，次选者为备选（如需）。若得分接近（如分差≤5分），可组织补充谈判或增加评估维度。
输出成果：《供应商综合评估打分表》《供应商选定报告》（含评估小组签字）
（六
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