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档案移交流程及清单模板下载

档案移交是确保组织记忆连贯、信息资源有效利用的关键环节，无论是机构调整、人员变动还是项目结束，规范的档案移交流程和清晰的移交清单都是保障档案完整性、准确性和可追溯性的基础。本文将详细阐述档案移交的标准流程，并提供实用的档案移交清单模板，助力相关工作者高效、有序地完成档案交接。

一、档案移交的基本原则

在启动档案移交工作前，需明确并遵循以下基本原则，以确保移交工作的严肃性和规范性：

*真实性原则：移交的档案必须是经过鉴定、整理、符合归档要求的真实记录，杜绝虚假、无效或重复的文件材料混入。

*完整性原则：确保移交档案的齐全完整，包括同一事件或业务活动形成的全部相关文件材料，避免残缺不全。

*规范性原则：移交程序、交接手续、文件整理及清单编制等均需符合国家及本单位档案管理的相关规定。

*安全性原则：在档案搬运、传递过程中，需采取有效措施防止档案丢失、损毁、泄密或受到其他形式的损害。

二、档案移交流程详解

（一）移交前准备阶段

此阶段是确保移交工作顺利进行的基础，需双方密切配合，细致操作。

1.确定移交范围与期限：移交方与接收方首先需共同明确本次档案移交的具体范围（如特定项目、特定年度、特定业务类型等）和移交时限要求，形成书面共识。

2.档案整理与鉴定：

*移交方：对拟移交档案进行系统整理，包括分类、排列、编号、编目，确保文件材料装订整齐、页码清晰、书写规范。同时，对档案的保存价值、保管期限进行复核，剔除无需移交的临时文件或重复材料。

*数字化档案：若涉及数字化档案，需检查其元数据的完整性、准确性，确保电子文件与纸质文件内容一致，且符合长期保存格式要求。

3.清点核对与编制清册：移交方需对整理完毕的档案进行逐一清点核对，确保数量准确、内容无误。在此基础上，依据档案的实际情况，详细编制《档案移交清单》（模板见下文），清单应一式多份，明确档案的各项特征信息。

4.沟通协调与日程安排：双方就移交的具体时间、地点、参与人员、档案搬运方式（若为实体档案）及数字化档案的传输方式等进行沟通，制定详细的移交工作计划。

（二）移交过程实施阶段

此阶段是档案实际交接的核心环节，需双方在场，严格履行交接手续。

1.现场交接与核对：

*移交方与接收方代表共同到场，按照《档案移交清单》逐项、逐卷（件）对档案进行核对。核对内容包括：档案数量、题名、年代、保管期限、完整性、破损情况等。

*对于数字化档案，应进行数据完整性校验和抽检，确保数据准确无误、可正常读取。

2.问题处理：在核对过程中如发现档案数量不符、信息有误、文件破损或缺失等问题，应立即记录，并暂停交接，由双方共同查找原因，协商解决。待问题处理完毕后，方可继续交接。

3.办理交接手续：核对无误后，双方代表在《档案移交清单》上签字盖章，并注明交接日期。《档案移交清单》通常一式三份，移交方、接收方各执一份，另一份（若有规定）交档案行政管理部门或主管部门备案。

4.档案转移：完成签字手续后，移交方将档案（实体或数字载体）安全、有序地移交给接收方。实体档案搬运过程中应注意防潮、防火、防虫、防盗、防高温，确保档案物理安全。数字化档案应通过安全可靠的方式进行传输，并做好数据备份。

（三）移交后续工作阶段

交接完成并不意味着工作的结束，后续工作同样重要。

1.档案入库与登记：接收方在收到档案后，应及时对档案进行入库管理，更新档案管理系统中的相关信息，确保账物相符。

2.交接总结与反馈：双方可就本次移交工作进行简要总结，对移交过程中出现的问题及经验教训进行记录，为今后类似工作提供参考。移交方应主动向接收方了解档案接收后的状况，接收方也应及时反馈相关信息。

3.移交材料归档：移交方和接收方均需将本次档案移交过程中形成的《档案移交清单》、交接说明、问题处理记录等文件材料整理归档，作为档案交接的凭证和历史记录。

三、档案移交清单模板及填写说明

一份规范的档案移交清单是档案交接的核心依据，以下提供一个通用的档案移交清单模板框架，各单位可根据实际情况（如档案类型、管理要求等）进行调整和细化。

档案移交清单（模板）

移交单位（盖章）：_______________

接收单位（盖章）：_______________

移交日期：_______年____月____日

序号

档案门类/载体类型

起止年度

案卷（件）数量

保管期限

移交清册册数

备注（如密级、特殊说明）

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