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文档归档及电子化管理操作手册

一、适用场景与价值说明

在企业日常运营中，文档归档及电子化管理适用于以下核心场景：

日常办公文档管理：如会议纪要、通知公告、工作总结等非涉密文件的统一存储与快速检索；

项目全周期资料管控：从项目立项、执行到验收的全流程文档（如合同、方案、报告）的系统化归档；

合规审计支持：满足内外部审计对文档完整性、可追溯性的要求，降低合规风险；

跨部门协作共享：实现文档在多部门间的安全流转与权限化共享，提升协作效率。

通过电子化管理，可实现文档“集中存储、快速检索、安全可控、高效流转”，替代传统纸质文档易丢失、检索难、管理成本高等痛点，为企业数字化转型提供基础支撑。

二、标准化操作流程

（一）文档收集与初步整理

明确归档范围：根据部门职能及业务需求，确定需归档的文档类型（如行政类、业务类、财务类等），排除临时草稿、过期无效文件（如已废止的通知）。

核对文档完整性：检查文档内容是否完整（如合同需含双方签字页、项目报告需含审批单），缺失部分需及时补充（如联系*对接人确认）。

初步分类编号：按“部门-年份-类型-流水号”规则进行临时分类（示例：行政部2023年通知文件为“XZB-2023-TZ-001”），保证后续扫描录入有序。

（二）电子化扫描与图像处理

选择扫描设备：根据文档类型选择工具——普通文件使用平板扫描仪（避免卡页）、大批量文档使用高速馈纸式扫描仪、特殊介质（如工程图纸）使用大幅面扫描仪。

设置扫描参数：

分辨率：文字类文档≥300DPI（保证清晰可读），图片类文档≥600DPI（保留细节）；

色彩模式：黑白文字用“黑白模式”，彩色图表用“彩色模式”，避免过度占用存储空间；

文件格式：统一为PDF（可搜索版优先），单页文档不超过10MB，批量扫描需拆分多文件（每≤50页）。

扫描操作：将文档按整理顺序逐页扫描，避免漏扫、重扫；扫描过程中注意清洁扫描仪玻璃面，防止污渍影响图像质量。

图像优化：使用扫描仪配套软件或AdobeAcrobat对图像进行裁剪（去除边缘空白）、纠偏（调整倾斜角度）、去噪（消除黑点/污渍），保证图像居中、清晰。

（三）元数据录入与标签管理

录入核心元数据：在电子文档管理系统（EDMS）中填写以下关键信息（以“项目合同”为例）：

文档名称：项目技术开发合同；

文档编号：HT-2023-CS-005（与纸质编号一致）；

形成日期：2023-10-15；

形成部门：市场部；

责任人：*经理（部门负责人）；

密级：内部公开（根据敏感度分为“公开、内部、秘密”三级）；

存储路径：业务类-合同-2023年-市场部。

设置标签：添加自定义标签（如“#重点项目”“#供应商”“#待审批”），便于多维度检索；标签需简洁规范，避免歧义。

关联分类：将文档绑定至预设分类目录（如“行政类-制度文件”“财务类-报销凭证”），保证逻辑层级清晰。

（四）归档存储与权限配置

选择存储位置：优先使用企业级云存储或本地服务器，禁止存储在个人电脑、移动硬盘等易丢失设备；存储路径需按“一级分类-二级分类-年份”设置（示例：“共享盘-行政-2023-会议纪要”）。

配置访问权限：根据“最小权限原则”设置权限：

查看权限：文档相关岗位人员（如项目组全员可查看项目报告）；

编辑权限：仅文档责任人及部门负责人（如合同修改需*经理审批）；

权限：限制敏感文档（如密级文件需申请审批）；

打印权限：仅特殊需求人员（如审计文件需经部门总监授权）。

执行归档动作：将优化后的电子文件至系统，核对元数据无误后“确认归档”，系统自动归档时间戳（不可篡改）。

（五）检索利用与借阅管理

文档检索：支持多种检索方式：

精确检索：输入文档编号、完整名称（如“HT-2023-CS-005”）；

模糊检索：输入关键词（如“项目合同”“2023年通知”）；

高级检索：组合条件（如“形成部门=市场部AND日期BETWEEN2023-01-01AND2023-12-31”）。

借阅流程：

线上申请：在系统中提交借阅申请，填写借阅事由、预计归还日期，经权限人审批（如借阅密级文件需部门负责人+法务部双重审批）；

线下交接：审批通过后，由档案管理员导出加密文件（禁止直接复制原文），借阅人签字确认《电子文档借阅登记表》；

归还跟踪：借阅到期前3天系统自动提醒，借阅人需在系统中“确认归还”，管理员核对文件完整性后更新借阅状态。

三、常用模板示例

模板一：文档归档登记表

文档编号

文档名称

形成日期

形成部门/人员

分类级别

存储路径

密级

归档人

归档日期

备注

XZB-2023-TZ-001

关于2024年春节放假的通知

2023-12-20

行政部/*经理

行政类

共享盘-行政-2023-通知

内部

2023-12-25

需全员传阅

HT-2023-CS-00