单位档案查阅介绍信.docxVIP

单位档案查阅介绍信

单位档案查阅介绍信

文件编号：[单位简称]档查〔2023〕XX号

致：各相关单位、部门及档案馆

为规范我单位档案管理工作，提高档案利用效率，充分发挥档案在单位发展中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及我单位《档案管理办法》等相关规定，特就我单位档案查阅事宜，向各相关单位、部门及档案馆出具本介绍信，以明确档案查阅的范围、程序及相关要求。

一、档案查阅目的

我单位开展档案查阅工作，主要基于以下目的：

1.工作需要：为支持单位各项业务工作的顺利开展，确保工作连续性和稳定性，需查阅相关历史档案资料，为决策提供参考依据。

2.历史研究：通过对历史档案的整理与研究，总结单位发展经验，提炼单位文化，为单位的可持续发展提供历史借鉴。

3.法律事务：在处理各类法律纠纷、合同履行等事务过程中，需要查阅相关档案资料，以维护单位合法权益。

4.审计监督：配合内外部审计工作，提供必要的档案资料，确保审计工作的顺利进行。

5.教育培训：利用档案资源开展单位历史教育、文化传承等活动，增强员工归属感和责任感。

二、可查阅档案范围

(一)按档案内容分类

1.文书档案

-单位发文：包括各类通知、决定、报告、请示、批复等。

-收文：上级单位来文、平行单位来文、下级单位请示报告等。

-会议材料：各类会议记录、纪要、决议等。

-工作计划与总结：年度工作计划、总结、专项工作计划与总结等。

2.人事档案

-员工基本信息：入职登记表、简历、考核材料等。

-职务任免文件：任免通知、职务变动审批表等。

-奖惩材料：各类表彰决定、处分决定等。

-培训教育材料：培训记录、学习成果等。

-离退休材料：退休申请、审批手续等。

3.财务档案

-会计凭证：原始凭证、记账凭证等。

-会计账簿：总账、明细账、日记账等。

-财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。

-纳税申报材料：各类纳税申报表、完税证明等。

-审计报告：内外部审计报告、审计整改材料等。

4.业务档案

-项目档案：各类立项文件、项目合同、验收报告等。

-合同档案：各类经济合同、协议、补充协议等。

-客户资料：客户基本信息、往来记录等。

-产品档案：产品研发资料、技术文档、专利材料等。

-市场调研资料：市场分析报告、竞品分析等。

5.设备档案

-设备购置文件：采购合同、验收单等。

-设备技术资料：说明书、图纸、技术参数等。

-设备维护记录：日常维护、故障处理、大修记录等。

-设备报废文件：报废申请、审批手续等。

6.声像档案

-照片资料：单位活动照片、历史照片等。

-音频资料：会议录音、访谈录音等。

-视频资料：单位宣传片、活动录像等。

7.实物档案

-奖杯、奖牌、锦旗等荣誉物品。

-单位印章、证件等。

-有纪念意义的礼品、纪念品等。

(二)按档案形成时间分类

1.历史档案：单位成立以来的所有档案资料。

2.近期档案：近五年内的档案资料。

3.现行档案：当年形成的档案资料。

(三)按档案密级分类

1.公开档案：可向社会公开查阅的档案。

2.内部档案：仅限单位内部查阅的档案。

3.秘密档案：需按规定程序审批后方可查阅的档案。

4.机密档案：严格控制查阅范围的档案。

三、涉及的相关部门

(一)内部相关部门

1.综合管理部门

-负责单位整体运行档案的管理，包括发文、收文、会议记录等。

-提供单位发展历程、组织架构变更等历史资料。

2.人力资源部门

-负责员工人事档案的管理，提供员工基本信息、职务变动、奖惩等资料。

-配合开展员工历史沿革、人才发展等方面的研究。

3.财务部门

-负责财务档案的管理，提供财务收支、预算执行、资产管理等资料。

-配合开展经济活动分析、财务审计等工作。

4.业务部门

-负责业务档案的管理，提供项目资料、合同文本、客户信息等。

-配合开展业务发展历程、市场变化等方面的研究。

5.技术部门

-负责技术档案的管理，提供研发资料、技术文档、专利材料等。