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合同管理部门岗位职责说明

合同管理部门作为企业运营的核心支持与风险防控部门，肩负着规范企业合同行为、防范法律与商业风险、保障企业合法权益、提升运营效率与效益的重要使命。其工作贯穿于企业经营活动的全过程，是企业稳健发展不可或缺的关键环节。

一、部门核心职责

合同管理部门的核心职责在于构建并维护一套科学、高效、合规的合同管理体系，确保企业各类合同从酝酿、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止直至归档的全生命周期都得到有效管控。具体包括：

1.制度建设与标准规范：负责制定、修订和完善企业合同管理相关的制度、流程、规范及指引，确保合同管理工作有章可循。同时，根据国家法律法规及行业动态，及时更新合同管理策略与方法。组织编制、修订和推广使用企业标准合同文本，以提高合同起草效率，降低通用风险。

2.合同全生命周期管理：主导或参与企业各类重要合同的谈判与起草工作，提供专业的法律与商务支持。对合同的合规性、完整性、严谨性及风险点进行审核，提出明确的审核意见和修改建议。负责合同的标准化流转、签署过程管理，确保签署的规范性和及时性。跟踪、监控合同的履行情况，协调解决履约过程中出现的问题，确保合同目的顺利实现。

3.风险防控与纠纷处理：建立健全合同风险识别、评估与应对机制，对合同管理各环节可能存在的法律风险、商业风险进行预警和管控。参与处理合同履行过程中发生的争议与纠纷，协助收集证据，提出解决方案，必要时配合法务部门或外部律师进行仲裁或诉讼。

4.合同档案管理与数据分析：负责企业所有合同及相关文件的规范化归档、保管、查阅与保密工作，确保档案的完整性和安全性。对合同数据进行统计、分析与挖掘，为企业经营决策提供数据支持，总结合同管理经验，持续优化合同管理体系。

5.宣贯培训与咨询支持：组织开展合同管理相关的法律法规、制度流程、风险防范等方面的培训，提升企业全员的合同管理意识和能力。为公司各业务部门提供日常合同管理事务的咨询服务，解答合同相关疑问，提供专业指导。

二、关键岗位设置与主要职责

根据企业规模与业务复杂度，合同管理部门通常会设置以下关键岗位，各岗位协同合作，共同保障部门职能的有效发挥：

（一）合同管理部门负责人

作为部门的领导者，主要负责：

*全面主持合同管理部门的日常工作，制定部门工作计划并组织实施。

*领导团队建立、完善和维护企业合同管理体系，推动合同管理标准化、信息化建设。

*审核重大、复杂合同，参与关键合同的谈判与策略制定，把控核心风险。

*协调跨部门合同管理相关事务，解决合同管理工作中的重大问题。

*负责部门团队建设、人员培养与绩效考核，提升团队专业素养和工作效能。

*向上级领导汇报合同管理工作情况，提出改进建议和决策支持。

（二）合同管理专员/主管

作为合同管理工作的具体执行者，主要负责：

*协助制定和完善合同管理制度、流程及标准合同文本。

*接收业务部门的合同需求，对合同草案进行初步审核，包括条款完整性、合规性、逻辑性等。

*跟踪合同审核流转进度，协调相关部门意见，确保合同及时审结。

*负责合同文本的最终校对、用印申请与管理、合同分发等工作。

*建立合同台账，对合同履行情况进行跟踪、记录与提醒，及时发现并上报履约异常。

*负责合同及相关文件的收集、整理、编号、归档和保管，确保档案管理规范有序。

*参与合同纠纷的初步调查与处理，协助收集相关证据材料。

*为业务部门提供合同管理方面的日常咨询与支持，参与合同管理培训工作。

*协助进行合同数据的统计与分析，撰写合同管理相关报告。

（三）（若有）合同审核专员（侧重法律或专业领域）

对于规模较大或业务复杂的企业，可能设置此岗位，主要负责：

*对合同的法律条款、商业条款进行深度审核，特别是针对专业性较强（如技术开发、知识产权、国际贸易等）的合同。

*识别合同中的潜在法律风险和商业风险，提出具体的风险规避或应对建议。

*参与重大合同的谈判，提供专业的法律意见和支持。

*跟踪法律法规及行业政策变化，及时更新合同审核标准和风险提示。

*协助处理复杂的合同纠纷，配合外部律师做好仲裁或诉讼工作。

三、部门协作与沟通

合同管理部门并非孤立运作，需与企业内部多个部门保持紧密协作与良好沟通：

*与业务部门：是合同管理的前端发起者和主要需求方，合同管理部门需深入了解业务模式与需求，提供专业支持，并对其合同行为进行指导与规范。

*与法务部门：在法律专业支持、重大风险评估、纠纷处理等方面保持密切合作，共同构建企业法律风险防线。

*与财务部门：在合同价款、支付方式、税务条款、发票开具等财务相关条款的审核与履约跟踪方面协同工作。

*与采购部门：在采