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办公设备维护管理工具手册

一、手册适用对象与设备范围

本手册适用于企业、事业单位及各类组织的办公环境，涵盖以下设备及场景：

常用办公设备：打印机（激光、喷墨）、复印机、多功能一体机、投影仪、电脑主机及显示器、碎纸机、空调、饮水机等。

适用人员：行政管理人员、IT支持人员、各部门设备使用人及设备维护责任人。

核心场景：日常设备使用规范、故障快速响应、定期预防性维护、设备全生命周期管理。

二、办公设备全生命周期管理流程

（一）日常使用与基础维护

开机前检查

确认设备电源线、数据线连接稳固，无裸露或破损；

检查设备周边环境是否通风（如打印机、投影仪避免散热口被遮挡），无易燃、易腐蚀物品；

对于带耗材设备（如打印机），确认墨盒/硒鼓余量是否充足（可通过设备屏幕提示或打印自检页查看）。

规范操作指引

打印/复印：先在电脑端预览文档，确认无误后打印，避免重复打印造成资源浪费；禁止使用破损、褶皱的纸张，防止卡纸；

投影仪：开机顺序为“设备电源→信号源”，关机顺序为“信号源关闭→设备关机→等待风扇停转后断电”，避免瞬间断电损坏灯泡；

空调：使用前清洁滤网（每月1次），设置温度建议夏季26℃、冬季20℃，避免频繁启停压缩机。

日常清洁要求

外部清洁：每日下班前用干燥软布擦拭设备外壳（含键盘、鼠标），避免使用湿布直接擦拭电源接口；

内部清洁：每周清理打印机进纸器碎纸、硒鼓周围粉尘（使用专用毛刷）；投影仪镜头用镜头纸轻擦，禁止用纸巾或粗糙布料擦拭。

（二）故障报修与应急处理

故障分级与报修方式

轻微故障（如卡纸、耗材不足）：由使用人参照设备说明书自行处理，处理过程记录在《设备日常使用记录表》中；

一般故障（如打印模糊、无法连接电脑）：使用人通过企业OA系统/钉钉群提交《故障报修单》，注明设备编号、故障现象、发生时间；

严重故障（如设备冒烟、异响、无法启动）：立即关闭电源，断开周边连接，联系IT支持人员处理，禁止自行拆解设备。

故障处理流程

接报与响应：IT支持人员收到报修单后，30分钟内与使用人确认故障详情，评估处理优先级（如影响办公设备优先处理）；

现场处理：携带工具包（含螺丝刀、备用耗材、测试线）到达现场，30分钟内解决一般故障，严重故障需在2小时内给出维修方案；

结果反馈：修复后，使用人现场确认设备功能正常，双方在《故障报修单》上签字确认，IT人员更新设备状态至“正常运行”。

（三）定期预防性维护

月度维护（由IT支持人员执行）

打印机/复印机：清洁打印头、检测硒鼓导电触点、校准纸张尺寸；

电脑设备：清理主机内部灰尘（使用吹风机冷风档）、检查系统运行状态（磁盘空间、杀毒软件更新）；

空调：清洁滤网、检查制冷剂压力（夏季前重点检查）。

季度维护（由IT支持+行政人员共同执行）

全面检测设备功能（如复印机扫描分辨率、投影仪亮度）；

检查设备电源线、数据线老化情况，对破损线路及时更换；

核对设备台账与实际数量，保证无遗漏或闲置设备。

年度维护（由专业第三方机构配合执行）

对高价值设备（如工程投影仪、大型复印机）进行深度拆解保养，更换易损件（如打印辊、投影仪灯泡）；

出具《年度维护报告》，评估设备使用状况，提出报废或更新建议。

（四）设备报废与更新管理

报废条件

设备连续故障3次以上，维修成本超过重置价值50%；

技术淘汰（如不支持现有系统配置的旧型号电脑）；

使用年限超过规定（如打印机8年、电脑5年）。

报废流程

申请：使用部门提交《设备报废申请表》，附设备现状照片及维修记录；

审核：行政部核查设备台账，IT部评估技术状态，总经理审批；

处置：报废设备交由专业回收公司处理（需签订环保协议），禁止随意丢弃；回收完成后，行政部更新台账，标注“已报废”。

三、标准化记录表单

（一）办公设备日常巡检记录表

设备名称

设备编号

巡检日期

巡检人

外观检查（正常/异常）

运行状态（正常/异常）

耗材余量（%）

处理情况

下次巡检日期

打印机A

DN-001

2023-10-01

*小明

正常

正常

80

无

2023-10-02

投影仪B

PJ-002

2023-10-01

*小红

外壳轻微划痕

亮度正常

-

记录划痕

2023-10-02

（二）故障报修与处理记录表

报修日期

设备名称

设备编号

故障现象

报修人

接报时间

处理人

处理结果

完成时间

使用人确认签字

2023-10-01

打印机A

DN-001

卡纸

*张华

09:05

*

清除卡纸，测试正常

09:30

*张华

2023-10-01

空调C

AC-003

不制冷

*王芳

14:20

*赵五

添加制冷剂，恢复正常

15:00

*王芳

（三）定期维护计划及执行表

设备名称

维护类型

计划日期

实际日期

执行人

维护内容

维护结果

负责人签字

打印机A

月度维护

2023-10-05

2023-