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办公设备采购与维护管理手册

一、总则

（一）编制目的

为规范公司办公设备的采购流程与日常维护管理，保障设备高效稳定运行，降低运营成本，明确各部门职责，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于公司各部门办公设备（包括计算机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机等）的采购申请、审批、验收、维护、保养及处置等全生命周期管理。

（三）职责分工

各部门：提出办公设备需求，负责设备日常使用与简单维护，及时上报故障。

行政部：统筹采购流程，供应商评估与选择，设备验收与登记，维护管理监督。

财务部：审核采购预算，参与采购比价，监督费用支出。

IT支持组：负责计算机、网络设备等专业技术故障维修与定期保养。

二、办公设备采购管理

（一）采购需求提出

需求发起

因新增岗位、设备老化或功能升级需采购设备时，由部门负责人填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及需求日期，并附《设备需求说明》（需详细描述使用场景及功能要求）。

申请人需对需求的必要性及合理性负责，避免过度采购。

需求初审

部门负责人对申请表进行审核，签字确认后提交至行政部。

行政部核对设备需求是否符合部门配置标准，必要时与需求部门沟通确认。

（二）采购审批与预算审核

审批流程

预算内采购（单次金额≤5000元）：由行政部负责人审核后，报分管副总经理*审批。

预算外采购（单次金额＞5000元）或批量采购：需经总经理*审批。

审批通过后，由行政部将《采购申请表》及审批结果抄送财务部备案。

预算控制

财务部对采购申请进行预算审核，保证不超年度预算；如需调整预算，按公司《预算管理制度》执行。

（三）供应商选择与比价

供应商信息收集

行政部通过市场调研、历史合作记录、供应商资质审核（营业执照、相关产品授权书等）建立《合格供应商名录》，名录至少每季度更新一次。

询价与比价

单次采购金额≥3000元，需至少邀请3家合格供应商提供书面报价（加盖公章），内容包括设备规格、报价、保修期、送货周期、售后服务等。

行政部组织相关部门（如需求部门、财务部）填写《供应商评估表》，从价格、质量、服务、信誉等维度进行综合评分，确定最终供应商。

（四）采购合同与执行

合同签订

采购金额≥10000元，需与供应商签订正式采购合同，明确设备型号、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务（或行政部）审核、总经理*签字盖章后生效。

采购金额＜10000元，可由供应商提供形式发票，行政部留存采购凭证。

订单下达与交付

行政部根据审批结果向供应商下达采购订单，跟踪生产及物流进度，保证按需交付。

设备送达后，行政部通知需求部门共同开箱验收。

（五）设备验收与入库

外观与数量验收

核对设备名称、规格型号、数量是否与订单一致，检查外观是否有破损、划痕，配件（电源线、说明书等）是否齐全。

功能测试

需求部门与IT支持组共同进行设备功能测试，保证设备运行正常（如计算机开机测试、打印页测试等），并填写《设备验收单》。

资产登记

验收合格后，行政部将设备信息录入《办公设备台账》，统一编号、贴资产标签，明确使用部门及责任人，同时更新《固定资产登记表》报财务部。

三、办公设备维护管理

（一）日常使用与维护

使用规范

设备使用人需阅读《设备使用说明书》，按规范操作，严禁私自拆卸、改装设备。

保持设备清洁干燥，定期（每周）清理表面灰尘，打印机、复印机需定期清理硒鼓、感光鼓等部件。

简单故障处理

常见小故障（如卡纸、纸盒空缺）由使用人参照说明书自行处理，无法解决的及时报修。

严禁非专业人员拆修核心部件（如计算机主板、打印机激光组件）。

（二）故障报修与维修

报修流程

使用人发觉设备故障后，立即停止使用，填写《故障报修单》，详细描述故障现象、发生时间及使用情况，提交至行政部。

紧急故障（如服务器宕机、投影仪无法使用）需电话通知行政部及IT支持组，保证2小时内响应。

维修跟进

行政部根据故障类型分配维修任务：IT支持组负责计算机、网络设备等专业维修；其他设备联系供应商或第三方维修机构。

维修过程中，使用人需配合提供故障信息，维修完成后需当场测试功能，确认正常后在《故障报修单》上签字验收。

维修记录

行政部将维修情况（故障原因、维修措施、更换配件、费用等）记录在《设备维修档案》中，设备编号与台账保持一致。

（三）定期保养与巡检

保养计划

行政部制定年度《设备定期保养计划》，明确不同设备的保养周期及内容（如计算机每半年清理内部灰尘、更换散热硅脂；打印机每季度清理搓纸轮等）。

IT支持组按计划执行保养，保养后填写《设备保养记录表》，由使用部门签字确认。

定期巡检

行政部每季度组织一次设备巡检，重点检查设备使用状况、维护记录、安全规范执行情况，对发觉的问题督促整改，并形成《巡检报告》。

（四）设备转移与