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行政文件存档与归档管理制度表

一、制度目的与适用范围

（一）制度目的

为规范企业行政文件的存档与归档管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高档案利用效率，防范文件丢失或泄密风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于：

上行文件：请示、报告、工作总结等；

下行文件：通知、通报、决定、制度规范等；

平行文件：函、会议纪要、协作协议等；

专项文件：合同、审计报告、项目资料、人事任免、证照复印件等；

其他应归档文件：领导批示、重要会议材料、企业沿革资料等。

适用对象：企业各部门、各分支机构及全体员工，涉及文件形成、办理、归档各环节的责任主体。

二、行政文件归档管理操作流程

（一）文件收集：明确责任，全面覆盖

责任分工：

各部门指定专人（建议为部门综合岗）作为本部门文件归档联络人，负责本部门形成文件的日常收集与初步整理；

行政部为文件归档的牵头部门，负责统筹协调、监督指导及最终归档验收。

收集范围及时限：

日常文件：文件办理完毕后3个工作日内，由经办人提交至部门联络人；

专项文件：如项目文件、合同类文件，应在项目结束或合同签订后10个工作日内完成收集；

年度文件：每年12月20日前，各部门完成本年度所有应归档文件的汇总，提交至行政部。

收集要求：

保证文件为最终定稿（含领导签字、公章等完整要素）；

电子文件与纸质文件同步收集（电子文件需为PDF、Word等通用格式，避免使用加密或过期格式）；

对破损、字迹模糊的文件，需及时修复或复印后归档。

（二）文件分类：科学分类，层级清晰

一级分类（按部门）：根据文件形成部门划分为“行政部”“财务部”“人力资源部”“市场部”等，部门代码可自定义（如“XZ”“CW”）。

二级分类（按文件类型）：每个部门下按文件性质分为“综合管理”“制度建设”“会议管理”“合同协议”“人事管理”“财务管理”等类别。

三级分类（按年度或项目）：

常规文件按年度分类（如“2024年”）；

专项文件（如某项目、某活动）可按“项目名称+年份”分类（如“2024年新产品上市项目”）。

示例：行政部2024年制度建设类文件分类编号为“XZ-制度建设-2024”。

（三）文件整理：规范整理，便于检索

排序规则：

同一类文件按“文号顺序”或“形成时间先后”排列；无文号的文件，按“重要程度+时间”排序。

去除冗余：

剔除文件中的草稿、重复件（仅保留最终版本）；

移除文件夹、回形针等金属装订物（避免氧化损坏文件）。

页码编制：

采用铅笔在每页文件右上角编写页码（单文件页码连续，跨文件重新编号）；

文件中有附件的，需在主件上注明“附件：X（共X页）”，附件单独编号。

（四）文件编号：唯一标识，可追溯

编号结构：

部门代码-二级分类-年份-流水号

部门代码：如“行政部=XZ”“财务部=CW”；

二级分类：如“制度建设-JSZD”“会议管理-HYGL”；

年份：文件形成年份（如“2024”）；

流水号：同部门、同分类、同年份文件的顺序号（3位阿拉伯数字，从“001”开始）。

编号示例：

行政部2024年第3份制度建设类文件编号为“XZ-JSZD-2024-003”；

市场部2024年第15份会议管理类文件编号为“SC-HYGL-2024-015”。

标注要求：

编号用黑色签字笔标注在文件首页右上角（电子文件需在文件名中体现编号）；

合同类文件需在编号后补充合同编号（如“XZ-HT-2024-008-HT2024001”）。

（五）文件装订：统一标准，安全牢固

装订方式：

纸质文件采用左侧胶装或线装，厚度不超过2cm；超过2cm的文件分册装订，每册单独编号（如“XZ-JSZD-2024-003-1”）；

涉密文件需使用专用档案盒装订，盒外标注“密级”字样。

封面信息：

每册档案需制作封面，包含以下内容：档案编号、部门名称、文件类别、年度、起止页码、归档日期、经办人、保管期限。

目录编制：

每册档案附《文件归档目录》（详见模板三），列明文件名称、文号、页数、形成日期、备注等信息，一式两份（一份放入档案盒，一份由行政部留存）。

（六）档案入库：规范存储，动态管理

入库登记：

行政部收到整理完毕的档案后，1个工作日内完成《档案入库登记表》（详见模板三）登记，录入档案管理系统（电子档案需同步，命名规则与纸质档案编号一致）。

存放要求：

档案柜按“部门-分类”分区存放，柜面张贴标识（如“行政部-综合管理-2024年”）；

涉密档案存放于专用保密柜，钥匙由行政部负责人专人保管；

库房保持干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备。

电子档案备份：

电子档案于每月最后1个工作日备份至企业服务器