团队会议记录模板会议决策与行动计划明确版.docVIP

适用场景

使用步骤详解

第一步：会前准备

明确会议目标：提前与会议主持人沟通，确定本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉处理流程瓶颈”），避免目标发散。

收集议题材料：整理与议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，提前1天发送给参会人员，保证各方有充分准备。

确定参会角色：明确主持人（负责控场）、记录人（负责填写模板）、核心决策人（如项目负责人、部门负责人）及执行层参会人员，必要时邀请跨部门协作方。

第二步：会中记录

基本信息填写：在模板顶部记录会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。

议题讨论记录：按议程顺序逐项记录讨论要点，包括：

各方观点摘要（用“*某成员提出：方案更高效，因……”格式）；

关键数据或事实（如“用户调研显示，70%客户反馈响应速度慢”）；

未达成共识的分歧点（标注“需进一步调研：数据待*部门补充”）。

决策结果明确：对每个议题的最终决策进行清晰记录，避免模糊表述（如“同意采用A方案”而非“倾向于A方案”），明确决策依据（如“基于成本预算及用户反馈优先级”）。

行动计划拆解：针对决策结果，细化具体行动项，保证每个任务包含：

任务描述（具体可执行，如“优化客户投诉响应流程”而非“提升服务质量”）；

负责人（明确到具体角色，如“*客服主管”）；

截止时间（精确到日期，如“2023-10-15前”）；

交付物（如“新版响应流程文档”“培训PPT”）；

协同人（若有跨部门协作，需标注“*技术部配合”）。

第三步：会后整理与跟进

模板完善：会议结束后2小时内，记录人需整理会议记录，补充遗漏信息，保证决策结果、行动项完整准确，发送给主持人审核。

分发与确认：审核通过后，1个工作日内将会议记录发送至所有参会人员及需知悉的相关方，要求负责人确认行动项（如“请*开发负责人确认‘功能开发’任务截止时间是否可行”）。

进度跟踪：建立行动项跟踪表（可附在模板后），每周更新任务状态（“未开始/进行中/已完成/延期”），在下次会议前3天提醒负责人提交进度，保证任务按计划推进。

模板内容结构

团队会议记录模板

会议基本信息

会议名称

例：Q3产品迭代优先级评审会

日期/时间

2023-09-2014:00-16:00

地点

线上会议（腾讯会议）/3号会议室

参会人员（含缺席）

项目经理、产品经理、开发主管、测试主管、设计主管（市场部请假）

主持人

*项目经理

记录人

*产品助理

议题讨论与决策

议题1：确定Q3核心迭代功能优先级

讨论要点摘要

产品经理：用户调研显示“订单跟踪”功能需求占比65%，建议优先级1；开发主管：该功能需重构数据库，开发周期约2周，可能影响“支付模块”上线；*测试主管：需提前介入接口测试，避免后期返工。

最终决策

优先级1：“订单跟踪”功能（因用户需求高）；优先级2：“支付模块”（按原计划10月上线，需*开发团队评估是否需调整排期）。

决策依据

用户需求调研数据（样本量500）、技术可行性评估、项目里程碑节点要求。

议题2：客户投诉处理流程优化方案

讨论要点摘要

客服主管：当前流程需3级审批，平均响应时长24小时；市场部建议简化为2级审批，但需明确责任边界；*法务部补充：需保留投诉记录存档备查。

最终决策

简化审批流程为2级（一线客服直接处理复杂问题，主管仅复核投诉升级案例），同步更新《客户投诉管理手册》，*客服部负责10月1日前完成修订。

决策依据

客服部门历史数据（平均响应时长目标≤12小时）、法务合规要求。

行动计划跟踪表

任务描述

负责人

订单跟踪功能需求细化

*产品经理

订单跟踪功能开发

*开发主管

《客户投诉管理手册》修订

*客服主管

客服团队新流程培训

*客服主管

使用要点提醒

记录客观性：避免主观评价，如实反映各方观点，对分歧点需标注“未达成共识”及后续处理建议（如“需*数据部补充数据后再次讨论”）。

行动项可执行性：任务描述需具体（如“完成用户画像分析报告”而非“做用户分析”），负责人需明确到个人，避免“相关负责人”等模糊表述。

时效性管理：会议记录需在24小时内分发，行动项截止时间需结合项目周期合理设定，避免过于宽松或紧张；每周更新跟踪表，延期任务需注明原因及调整方案。

保密与存档：涉及敏感信息（如未公开的财务数据、战略规划）的会议，需标注“内部保密”，仅向必要人员分发；会议记录电子版需长期存档，便于后续追溯。

持续优化：每季度收集模板使用反馈，根据团队实际需求调整表格结构（如增加“风险预警”栏位），提升模板适用性。