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企业合同审查及标准化签订流程工具指南

一、适用业务场景

本流程适用于企业各类业务合作场景，包括但不限于：采购与供应链管理（原材料采购、设备采购等）、销售与市场拓展（产品销售、服务外包、渠道合作等）、合作开发（技术研发、项目联合开发等）、租赁与物业（办公场地租赁、设备租赁等）、人力资源（劳务派遣、服务协议等）及其他对外经济合作活动。通过标准化流程，保证合同条款合规、权责清晰，降低交易风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与需求确认

发起主体：业务部门根据合作需求，由经办人（*明）填写《合同立项申请表》，明确合作对方基本信息、合作内容、预算金额、核心诉求等关键要素。

需求对接：业务部门与对方初步沟通，确认合作意向，收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证对方具备合法签约资格。

内部审批：《合同立项申请表》需经部门负责人（*刚）审核，确认合作必要性及预算合理性后，提交至法务部门及财务部门预审。

（二）合同起草与内容填充

模板选择：法务部门根据合作类型（如采购合同、销售合同、服务合同等），提供标准化合同模板；若无对应模板，由业务部门起草初稿，法务部门指导框架搭建。

核心条款拟定：

当事人信息：明确甲乙双方名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，保证与营业执照信息一致；

合作标的：详细描述标的物名称、规格、型号、数量或服务内容、质量标准（如国标行标或双方约定标准）；

权利义务：约定双方履约方式、时间节点、交付标准、验收流程等；

价款与支付：明确合同金额、计价方式、支付条件（如预付款比例、到货款、质保金比例）、支付账户（需为企业对公账户）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不符、拖欠款项等）及对应的违约金计算方式或赔偿范围；

争议解决：明确争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），优先选择企业所在地有管辖权的人民法院或约定的仲裁机构；

保密条款：约定保密信息范围、保密期限及违约责任，涉及商业秘密的需单独明确；

生效条件：约定合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。

初稿提交：业务部门将起草完成的合同初稿及附件（如技术协议、订单、对方资质材料等）提交至法务部门。

（三）合同审查与风险把控

多维度审查：

法务审查：重点审查合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完整性（是否遗漏核心要素）、权责对等性（双方权利义务是否平衡）、违约责任可执行性（是否明确具体）、争议解决可行性等，形成《合同审查意见表》；

业务审查：业务部门确认合同内容是否符合实际业务需求，技术参数、服务标准、履约节点等是否与双方约定一致，保证业务可执行；

财务审查：财务部门重点审查合同金额准确性、付款方式与企业财务制度是否匹配、税费承担约定是否清晰、对方开票信息是否完整等，防范财务风险。

意见反馈与修改：法务部门汇总各部门审查意见，反馈至业务部门；业务部门与对方沟通修改，重大条款变更需重新履行内部审批流程。

（四）合同审批与授权签署

分级审批：根据合同金额及重要性，设置审批权限（示例）：

金额≤5万元：部门负责人（*刚）审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总（*华）审批；

金额＞20万元：总经理（*总）审批；

涉及重大战略合作或特殊条款的，需提交总经理办公会集体审议。

授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限）签署合同；签署时需加盖企业公章或合同专用章（严禁部门章或个人章），保证骑缝章完整。

（五）合同履行与归档管理

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，按约定节点交付标的物或提供服务，并留存履约证据（如验收单、付款凭证、沟通记录等）；若对方违约，及时固定证据并上报法务部门处理。

合同分发：签署完成后，原件至少一式三份（甲乙双方各执一份，企业法务部门存档一份），电子版同步至企业合同管理系统。

归档管理：法务部门负责合同统一归档，按“合同编号-名称-签订日期”分类存放，归档材料包括：合同文本、附件、审批文件、审查意见表、签署页、对方资质材料等；电子档案需定期备份，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

三、关键流程模板工具

表1：合同审查意见表

合同名称

合同编号

起草部门

经办人（*明）

审查部门

审查日期

审查类型

□初稿□修改稿

审查内容

审查意见

修改建议

责任人

合同主体资格

核心条款（标的、价款等）

权利义务约定

违约责任

法律合规性

其他需说明事项

审查人签字（*华/财务）

表2：合同审批表

合同名称

合同编号

签约主体

合同金额

履行期限

付款方式

审批流程

审批意见

审批人

审批日期

业务部门负责人

*刚

法务部门

*华

财务部门

*丽

分管副总

*军

总经理（＞20万元）

*总

审批结