会议纪要撰写与分发标准化流程.docVIP

会议纪要撰写与分发标准化流程工具指南

一、适用会议类型与核心价值

本流程适用于企业内部各类正式会议，包括但不限于项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、决策评审会、专题研讨会等。通过标准化会议纪要的撰写与分发，可实现信息精准传递、责任明确划分、行动落地跟进，避免会议结论模糊、执行推诿等问题，同时为后续复盘、审计提供可追溯依据。例如项目启动会纪要需明确里程碑节点与责任人，周例会纪要需聚焦上周任务完成情况与本周重点，决策评审会纪要需记录最终决议及反对意见（如有）。

二、标准化操作流程详解

1.会前：准备工作与信息同步

明确会议核心目标：会议发起人（或主持人）需提前明确会议需解决的核心问题、预期成果（如“确定项目A的Q3推广方案”“解决B部门与C部门的资源冲突”），并同步给所有参会人员。

梳理会议议程：按“目标-议题-时间分配”结构制定议程，例如：

09:00-09:10会议目标与议程确认（主持人*）

09:10-09:40项目A进度汇报（负责人*）

09:40-10:10推广方案讨论（与会人员轮流发言）

10:10-10:20决议总结与任务分配（主持人*）

收集前置资料：要求汇报人提前提交相关材料（如数据报表、方案草案），并作为会议纪要附件预审，保证讨论基于统一信息。

指定记录人：优先由熟悉议题内容或具备速记能力的人员担任记录人，提前熟悉议程与资料，准备好记录工具（如、录音设备，需提前告知参会人员录音安排）。

2.会中：关键信息实时记录

记录核心要素，避免“流水账”：重点记录“讨论结论”“争议点”“待办事项”，而非逐字复述发言。例如：

讨论结论：经讨论，一致同意采用“线上推广+现场互动”组合方案，预算控制在50万元内。

争议点：经理提出“现场互动场选址需优先考虑人流量”，主管建议“优先合作成本较低的商超”，最终决议由*经理牵头3个工作日内提交具体选址方案供决策。

待办事项：需明确“做什么、谁负责、何时完成”（详见后文“任务跟踪表”）。

区分“事实”与“观点”：对发言人的观点需标注“（经理认为）”“（部门建议）”，避免混淆个人意见与会议结论。

标注“待确认信息”：对现场未明确的数据、细节（如“具体合作方名单需法务部审核后确定”），用“[待核实]”标注，会后24小时内补充完整。

3.会后：整理、审核与分发

24小时内完成初稿：记录人根据会议记录整理纪要初稿，结构建议为：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）

会议议程回顾

各议题讨论结论（按议程顺序）

决议事项与待办任务（重点突出责任人与时限）

附件清单（如汇报PPT、方案文档）

下次会议安排（如有）

三级审核机制：

一级审核（记录人自查）：核对信息完整性（时间、人名、数据是否准确），保证无错别字、逻辑清晰。

二级审核（主持人终审）：确认会议结论与决议是否准确反映讨论结果，待办任务是否明确、可执行。

三级审核（涉及部门负责人）：对涉及本部门任务的待办事项（如“市场部需提交活动策划案”），由部门负责人确认任务可行性与时限合理性。

正式分发与签收：审核通过后，通过企业内部协作平台（如钉钉、企业）或邮件分发，抄送所有参会人员、相关领导及任务执行部门。分发时需注明“请查收会议纪要，相关任务请按时推进”，并要求接收人1个工作日内回复“已阅”，未回复者由会议组织人跟进确认。

归档管理：纪要原件（含审核记录、签收反馈）按“年份-会议类型-日期”分类存档（如“2024-项目启动会），保存期限不少于2年，涉及重大决策的纪要需永久保存。

三、会议纪要通用模板结构

会议基本信息表

项目

内容示例

填写说明

会议名称

项目AQ3推广方案决策会

?体现会议核心主题

会议时间

2024年3月15日09:00-10:20

精确到分钟，注明时区（如UTC+8）

会议地点

公司3楼第一会议室/线上会议

线上会议需附与密码

主持人

*（市场部经理）

填写正确姓名，用*代替具体字

记录人

*（市场部助理）

同上

应到参会人

、、、、*（共8人）

列出所有通知参会人员姓名

实际参会人

、、、（共6人）

区分“应到”与“实到”

缺席人员及原因

（请假：出差）、（请假：生病）

需注明缺席原因

会议议题与结论跟踪表

议序

议题名称

讨论要点摘要（简明扼要）

结论/决议

附件/备注

1

项目A当前进度汇报

：目前已完成用户调研，满意度85%；：技术开发完成70%，测试阶段发觉2个bug需修复。

按原计划推进，技术部需在3月20日前修复所有bug并提交测试报告。

附件1：《项目A进度表》

2

Q3推广方案讨论

：建议重点投放短视频平台，预算30万；：建议结合线下快闪店，预算20万。

采用“线上（短视频+社交媒体）+线下（3场快闪店）”组合方案，总预算50万。

附件2：《推广方案草案》