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企业办公设备采购及管理流程模板

一、适用范围与场景

新部门组建或员工扩张导致设备需求增加；

现有设备老化、故障无法修复需更新换代；

业务调整需新增或调整办公设备配置；

企业标准化管理需统一规范设备采购及使用流程。

二、全流程操作步骤

（一）需求申请与审批

需求提报

各部门根据实际工作需要，由部门负责人或指定人员填写《办公设备采购申请表》（表1），明确设备名称、型号规格、数量、预估单价、预算总额、用途说明、到货时间等关键信息。

需求说明需具体、合理，避免笼统描述（如“采购电脑”应明确“台式机/笔记本”“配置要求：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘”等）。

部门初审

部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，确认后签字盖章，提交至行政部（或采购部，下同）。

复核与汇总

行政部对各部门提交的申请表进行复核，重点核查：

（1）是否符合企业年度设备采购预算；

（2）是否存在重复采购或闲置设备可调配情况；

（3）型号规格是否符合企业统一标准（如优先采购品牌机、节能型设备等）。

复核通过后，行政部汇总全公司需求，编制《月度/季度采购计划》，提交至分管领导及总经理审批。

最终审批

根据采购金额及权限，分级审批：

单笔金额≤5000元：由分管领导审批；

5000元＜单笔金额≤20000元：由分管领导审核后，总经理审批；

单笔金额＞20000元：需经总经理办公会集体审议通过。

（二）供应商选择与采购执行

供应商筛选

行政部通过企业合格供应商名录（如已建立）或公开招标、询价比价方式选择供应商，优先选择具备资质、服务良好、价格合理的供应商。

询价需至少获取3家供应商报价，对比产品质量、售后服务（如保修期、响应时间）、付款条件等，形成《供应商比价表》（表2）作为采购依据。

合同签订

采购金额≥5000元的，需与供应商签订正式采购合同，明确设备型号、数量、价格、交付时间、验收标准、保修条款、违约责任等；金额＜5000元的，可简化流程，但需保留供应商报价单作为凭证。

订单下达与付款

行政部根据审批结果向供应商下达采购订单，同步通知财务部准备付款。

付款方式按合同约定执行（如预付款≤30%，到货验收后付70%；或全额到货后付款），需严格履行财务审批流程，禁止违规支付。

（三）设备验收与入库

到货核对

设备到货后，行政部组织采购专员、使用部门指定人员共同开箱验收，核对：

（1）设备名称、型号规格、数量是否与订单一致；

（2）外包装是否完好，配件（如电源线、说明书、保修卡）是否齐全；

（3）设备外观是否有划痕、损坏等质量问题。

功能测试

对设备进行通电测试，检查基本功能是否正常（如电脑开机速度、打印机打印效果、投影仪亮度等），必要时可邀请技术人员参与测试。

验收确认与入库

验收合格后，三方在《办公设备验收单》（表3）签字确认，行政部将设备信息录入《办公设备台账》（表4），登记资产编号、设备名称、型号、采购日期、使用部门、保管人等信息，并粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、入库日期）。

验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录问题原因及处理结果。

（四）领用与分配管理

领用申请

使用部门需领用设备时，由指定人员填写《办公设备领用登记表》（表5），注明设备名称、资产编号、领用部门、领用人、领用日期、用途等，经部门负责人审批后提交至行政部。

领用发放

行政部核对领用信息与台账一致后，发放设备，并由领用人签字确认。领用设备需明保证管责任人，日常由保管人负责使用和维护。

调拨与归还

部门间设备调拨需提交《设备调拨申请表》，经双方部门负责人及行政部审批后，更新台账信息；员工离职或岗位调整时，需将设备交回行政部，确认完好后方可办理离职/交接手续。

（五）日常维护与保养

定期巡检

行政部每季度组织对全公司办公设备进行一次全面巡检，重点检查设备运行状态、清洁情况、安全功能等，填写《设备维护保养记录表》（表6），记录巡检时间、人员、发觉问题及处理措施。

故障报修

设备出现故障时，保管人应及时向行政部报修，填写《设备故障报修单》（表7），说明故障现象、发生时间。行政部根据故障类型选择自行维修或联系供应商/第三方维修，维修后需由使用部门确认并签字。

使用规范

员工需严格按照设备操作规程使用，禁止私自拆卸、改装设备，严禁安装与工作无关的软件，下班后及时关闭电源，保证设备安全。

（六）报废与处置管理

报废申请

设备因老化、技术淘汰、维修成本过高等原因无法使用时，由使用部门提交《办公设备报废申请表》（表8），注明设备名称、资产编号、报废原因、数量、购置日期、原值等，经行政部技术鉴定确认后，按审批权限报批（审批流程同需求申请）。

残值评估与处置

报批通过后，行政部对报废设备进行残值评估，可通过公开拍卖、回收商处置等方式处理，回收款项交财务入账，禁止私自处置或丢弃。

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