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企业财务管理规范与操作模板（费用报销管理）

一、适用场景与业务范围

二、标准化操作流程

（一）费用发生与单据准备

业务开展：员工因工作需要产生费用支出时，应提前确认费用是否符合企业预算及相关管理规定（如差旅住宿标准、招待费用限额等）。

收集合规凭证：费用发生后，需及时获取合法有效的原始凭证（如合规票据、行程单、采购清单等），凭证需注明费用发生日期、金额、用途及经手人信息，保证内容真实、字迹清晰、附件完整。

（二）填写报销申请单

登录系统/模板：通过企业财务管理系统或指定渠道《费用报销申请单》（模板详见第三部分），或在线填写电子报销单。

填写基础信息：准确填写申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如“市场推广部”“研发项目A”）、费用类型（勾选“办公费”“差旅费”等）。

填写费用明细：逐笔列明费用发生时间、具体事由、金额、所属预算科目，若涉及多笔同类费用，需汇总填写并附明细清单。

附加说明：如费用存在特殊情况（如超预算支出、紧急业务需求等），需在“备注”栏详细说明原因并附相关证明材料（如领导批示的临时申请单）。

（三）部门初审

提交申请：申请人将填写完整的报销单及附件提交至直接部门负责人*处，同时提交纸质版原始凭证（若为线上流程，需扫描电子凭证）。

审核内容：部门负责人*重点审核：

费用是否与部门业务计划及预算匹配；

费用发生事由是否真实、必要；

报销单填写是否完整、金额计算是否准确；

附件是否齐全、合规。

反馈结果：审核通过后，部门负责人*在“初审意见”栏签字确认并注明日期；审核不通过的，需注明原因并退回申请人修改。

（四）财务审核

接收材料：财务专员*接收经初审的报销单及附件，核对材料完整性。

合规性检查：

核查原始凭证的真实性、合法性（如票据抬头是否为企业全称、是否有税务监制章等）；

审核费用是否符合企业财务制度（如差旅补贴标准、招待费占比限制等）；

验证报销单与附件金额、数量是否一致，预算科目使用是否正确。

处理结果：审核通过后，财务专员*在“财务审核”栏签字并加盖“审核通过”印章；若发觉不合规事项（如超标准支出、凭证缺失等），需与申请人沟通补充材料或按制度调整报销金额，注明退回原因。

（五）终审与支付

提交终审：审核通过的报销单由财务专员提交至企业分管领导（或按权限指定的终审人）处。

审批决策：终审人重点审核重大费用支出（如单笔超过5000元）或特殊事项报销的合理性，确认无误后在“终审意见”栏签字批准。

资金支付：财务部门根据终审通过的报销单，在3个工作日内通过银行转账或备用金方式完成款项支付，并在报销单上标注支付日期及支付凭证号。

归档管理：报销单及附件由财务部门统一编号、存档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、模板示例：费用报销申请单

基础信息

申请人姓名（*）

所属部门

申请日期

费用归属项目

□日常办公□差旅费□业务招待□采购费□其他（请注明）______

预算科目

费用明细

序号

费用发生日期

费用事由

金额（元）

备注（如票据类型、参与人员等）

1

2023-10-01市至市差旅交通费

高铁票（G123次）

350.00

2

2023-10-01*酒店住宿费

住宿2晚（标准间）

680.00

附酒店明细单

3

2023-10-02业务客户招待费

午餐（*餐厅）

450.00

3人（客户A、B、C）

合计金额（大写）

人民币：壹仟肆佰捌拾元整

合计金额（小写）

￥1,480.00

附件清单

□合规票据______张□行程单□采购合同□其他：______

审批流程

初审意见：

财务审核：

终审意见：

负责人签字：______日期：______

审核人签字：______日期：______

审批人签字：______日期：______

支付信息

收款人姓名（*）

开户银行

账号

支付方式

□银行转账□备用金

支付日期：______

财务盖章：______

四、关键注意事项

时效性要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交且无合理原因的，财务部门有权不予受理。

合规性原则：所有费用支出必须符合国家法律法规及企业财务制度，严禁虚报、冒领、挪用公款等行为，违规费用由申请人自行承担。

附件完整性：报销时必须提供与费用对应的原始凭证，复印件或电子凭证需注明“与原件一致”并由申请人签字，无法提供合规凭证的费用不予报销。

预算控制：部门负责人需严格把控费用预算，超预算支出需提前提交书面申请，经分管领导批准后方可执行，报销时需附批准文件。

信息准确性：报销单填写内容需真实、准确，不得涂改，若填写错误需重新填写并加盖“作废”章，不得在原单据上修改。

保密要求：财务人员需对报销涉及的敏感信息（如客户名称、项目成本等）严格保密，不得泄露无关人员。