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公司员工离职手续办理流程指南

一、引言

离职，是职业生涯中一个重要的转折点。无论是基于个人职业发展规划、家庭原因还是其他考量，当员工决定离开公司时，规范、有序地办理离职手续，不仅是对个人职业素养的体现，也是对公司和同事负责的表现。本指南旨在为即将离职的员工提供清晰、全面的离职手续办理指引，确保整个过程顺畅高效，最大限度减少不必要的麻烦。

二、离职申请与沟通阶段

（一）提出书面离职申请

员工在决定离职后，应首先以书面形式（通常为电子邮件并附上打印签字的纸质版，具体以公司规定为准）向直接上级提交离职申请。书面申请中应注明拟离职日期，并简述离职原因（原因简述即可，无需过于详尽）。这是职业规范的基本要求，也是后续手续办理的起点。

（二）与上级及HR部门沟通

提交书面申请后，员工应主动与直接上级进行当面沟通。上级可能会就离职原因、工作交接、是否有挽留可能等进行交流。在此过程中，双方应保持理性和尊重。随后，HR部门会介入，可能安排离职面谈，了解员工离职的真实原因（以便公司改进管理），并向员工说明离职流程、所需材料及注意事项。

（三）明确离职日期

在充分沟通的基础上，员工与上级及HR部门共同协商确定最终的离职日期。通常情况下，员工需根据劳动合同约定或《劳动合同法》规定，提前一定期限通知公司（如试用期员工提前数日，正式员工提前一个月等）。最终离职日期的确定，需兼顾员工个人安排与公司工作交接的实际需要。

三、工作交接阶段

（一）制定工作交接计划

在明确离职日期后，员工应立即着手制定详细的工作交接计划。计划应包括：手头正在进行的各项工作清单、每项工作的当前进展、后续步骤、对接人、完成时限等。这份计划需与直接上级共同商议并确认。

（二）执行工作交接

按照确认后的交接计划，员工需有条不紊地将手头工作移交给指定的接任者或临时负责人。交接内容不仅包括具体的工作任务，还应涵盖相关的客户信息、项目资料、内部文档、账号密码（经授权和脱敏处理）、未完成事项的说明、重要联系人等。建议制作一份详细的《工作交接清单》，逐项进行核对交接，并由交接双方及监交人（通常为直接上级）签字确认，确保交接无遗漏。

（三）知识经验传承

除了具体事务的交接，对于在工作中积累的专业知识、操作技巧、项目经验等，员工也应尽可能通过文档、口头讲解或实际操作演示等方式，传授给接任者，以帮助其快速熟悉并接手工作。

四、物品与资源清退

（一）公司物品归还

离职员工需将个人领用或保管的所有公司财物如数归还，包括但不限于：

*办公设备：笔记本电脑、显示器、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、打印机、投影仪等；

*办公用品：公司配发的文具、计算器、电话等；

*门禁与钥匙：办公室钥匙、门禁卡、停车卡等；

*公司标识物品：工牌、工服、名片等；

*其他公司财物：借阅的图书资料、公司分配的宿舍用品等。

归还时，应与行政或相关负责部门办理书面交接手续，索取收据或在物品清单上签字确认。

（二）公司资源清理与归还

*系统权限：配合IT部门或相关负责人，注销或移交在公司内部系统（如OA、CRM、项目管理工具等）中的账号权限。

*内部文档与资料：确保所有保存在个人设备或云端的公司内部文档、数据资料已按规定转移至公司指定位置或删除，并清空个人电脑中的私人信息。

*外部账号与资源：如员工以个人名义注册或管理了与公司业务相关的外部账号（如社交媒体、行业平台等），需按公司规定办理移交或注销手续。

（三）财务结算

*借款清还：如有向公司的借款，需在离职前还清。

*费用报销：整理好所有未报销的因公费用票据，按公司报销流程及时提交，确保在离职前完成报销款项的结算。

*工资结算：HR部门会根据员工的实际出勤天数、绩效、未休年假等情况，核算并支付最后一期工资，具体发放时间和方式将按公司规定执行。

（四）社保公积金等手续办理

HR部门会在员工离职后，按规定办理社保、公积金等的停缴手续。员工需了解清楚相关社保、公积金的转移或封存政策，如需办理转移，应配合HR部门提供相关材料或信息。

五、离职证明与档案转出

（一）开具离职证明

在完成所有工作交接和物品清退手续，并结清所有财务款项后，员工可向HR部门申请开具《离职证明》。《离职证明》是证明员工与公司劳动关系解除的法定文件，也是员工后续求职、办理社保转移等手续时可能需要提供的重要材料。公司有义务为离职员工出具符合法律规范的离职证明。

（二）档案关系转出

若员工档案由公司保管或委托人才市场保管，离职时需与HR部门确认档案的转出事宜。根据员工后续档案接收单位的要求，办理档案转移手续。如需开具《解除/终止劳动合同证明书》等档案材料，也应一并向HR部门提出。

六、后续事项提醒

（一）保密与竞业限制义务

即使已离职，员工仍需遵守在劳动合同中约定的保密义