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公司采购流程管理制度2

公司采购流程管理制度

一、总则

为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本采购流程管理制度。本制度适用于公司内所有涉及采购活动的部门和人员，涵盖了从采购需求提出到采购完成后评估的整个过程。

二、采购需求管理

1.需求提出

各部门根据实际工作需要，在需要采购物资或服务时，由需求部门填写《采购申请表》。《采购申请表》应详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预计金额、用途、需求时间等信息。对于有特殊技术要求或质量标准的物品，需在申请表中提供详细的技术参数和质量要求说明。

例如，技术部门因项目开发需要采购一批服务器，在《采购申请表》中要明确服务器的处理器型号、内存容量、硬盘大小、存储阵列要求等技术参数，以及对服务器稳定性、可靠性等方面的质量要求。

2.需求审核

《采购申请表》填写完成后，需先经部门负责人审核。部门负责人主要审核采购需求的必要性、合理性以及是否符合部门预算。审核内容包括：采购物品或服务是否为部门工作所必需，是否有可替代的解决方案，采购数量是否与实际需求相符，预计金额是否在部门预算范围内等。

若部门负责人审核通过，将申请表提交至财务部门进行预算审核。财务部门审核的重点是采购项目是否有足够的预算支持，是否符合公司的财务管理制度。如果预算不足或不符合财务规定，财务部门应及时与需求部门沟通，提出调整建议。

最后，对于重大采购项目（如采购金额超过一定额度），还需提交公司管理层审批。管理层将从公司整体战略和发展的角度对采购需求进行综合评估，确保采购项目符合公司的长期利益。

三、供应商管理

1.供应商筛选

采购部门负责供应商的筛选工作。筛选供应商时，应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对收集到的供应商信息进行初步整理和分析，筛选出符合公司基本要求的潜在供应商。

基本要求包括供应商的合法经营资格、良好的信誉、一定的生产或服务能力等。例如，要求供应商具有有效的营业执照、税务登记证等相关证件，在行业内没有不良记录，能够提供一定数量和质量的产品或服务。

2.供应商评估

对筛选出的潜在供应商进行详细评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

-产品质量评估：可以通过查看供应商的质量认证文件（如ISO质量管理体系认证等）、实地考察供应商的生产现场、要求供应商提供样品进行检测等方式进行。例如，对于采购原材料的供应商，要检查其原材料的质量检测报告，实地考察其生产过程中的质量控制措施。

-价格评估：收集供应商的报价，与市场价格进行对比分析。同时，要考虑价格的合理性和性价比，不能仅仅追求低价而忽视产品质量和服务。例如，采购一批办公用品，要对比不同供应商的报价，分析其价格构成，选择价格合理且产品质量符合要求的供应商。

-交货期评估：了解供应商的生产能力和交货能力，评估其能否按时交货。可以通过询问供应商的生产计划、以往的交货记录等方式进行。例如，对于有紧急采购需求的项目，要确保供应商能够在规定的时间内完成交货。

-售后服务评估：考察供应商的售后服务体系，包括售后服务响应时间、维修能力、退换货政策等。例如，采购大型设备时，要了解供应商是否能够提供及时的维修服务，是否有完善的售后服务团队。

根据评估结果，建立供应商评估档案，对供应商进行综合评分。评分较高的供应商纳入合格供应商名录。

3.供应商选择

在进行采购时，优先从合格供应商名录中选择供应商。对于一般采购项目，可以选择至少三家合格供应商进行询价、比价。采购部门向供应商发出询价函，明确采购物品或服务的详细要求、数量、交货期等信息。

供应商在规定时间内回复报价，采购部门对各供应商的报价进行比较分析，结合供应商的产品质量、交货期、售后服务等因素，选择最合适的供应商。对于重大采购项目，还可以组织招标采购，邀请多家合格供应商参与投标，按照招标程序进行评标，确定中标供应商。

四、采购订单管理

1.订单下达

确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同或下达采购订单。采购合同或订单应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式等条款。

例如，采购合同中要明确规定供应商的交货时间和地点，若供应商未能按时交货应承担的违约责任；同时，要明确公司的付款方式和时间，如货到验收合格后一定期限内付款等。

2.订单跟踪

采购部门要对采购订单进行跟踪，及时了解订单的执行情况。定期与供应商沟通，掌握订单的生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，及时与供应商协商解决。

例如，在采购一批定制的设备时，采购部门要定期询问供应商的生产进度，若发现生产过程中出现原材料短缺等问题，及时与供应商共同协商解决方案，确保