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在2025年3月修订的《企业公章使用管理办法（合规版）》中，我们明确了集团总部及各分公司的公章使用规范。基于2024年审计发现的12起违规用章案例，特别是发生在上海分公司和深圳研发中心的重大风险事件，本次修订重点强化了审批流程和责任追究机制。作为法务部负责人，我直接参与了从2024年12月开始的起草工作，结合了公司法务总监张律师的建议和财务总监李总的要求，确保每一条款都能在实际操作中得到有效执行。
在实际操作中，我们发现2024年发生的12起违规用章事件中，有8起（占比66.7%）都是因为审批流程不严格导致的。针对这个问题，我们在新办法中设置了三级审批机制：由部门负责人初审，然后法务部复核，由分管副总终审。每个环节都必须在OA系统中完成电子签名，确保全程可追溯。对于金额超过50万元的合同，还需要增加董事会特别审批程序。
具体到操作层面，我们制定了详细的用章申请表模板，要求填写申请人姓名、用章事由、用章文件名称、用章次数、预计用章时间等11项必填信息。以科技公司与YY供应商的采购合同为例，合同金额为120万元，按照新规定需要走完全部四级审批流程：部门经理王经理在3月15日14:30完成初审，法务部张律师在当日16:00完成复核，分管副总李总在3月16日9:30完成终审，董事长刘董在3月16日11:00完成特别审批。整个流程耗时约21小时，相比之前的随意用章，虽然增加了时间成本，但有效避免了法律风险。
我们还建立了用章登记台账制度，要求每次用章都必须记录用章时间、用章人、监章人、用章文件页数、用章次数等详细信息。台账每月由法务部汇总，每季度向董事会报告。对于异地用章，我们特别规定必须通过视频连线确认身份，并由当地分公司负责人现场监章，确保用章安全。
总的来看，下一阶段的重点是确保这套新办法能够真正落地执行。从2025年4月1日开始，我们将组织全公司范围的培训，重点针对各部门负责人和公章管理员进行为期3天的集中学习，考核合格后颁发《公章管理资格证书》。同时，我们将在每季度末进行合规检查，评分标准包括：审批流程完整性（40分）、台账记录准确性（30分）、用章安全性（20分）、培训参与度（10分），总分低于80分的部门将限期整改。
对于违反本办法的行为，我们制定了明确的处罚措施：第一次违规给予书面警告并扣减当月绩效的10%；第二次违规暂停公章使用权限1个月并扣减当月绩效的30%；第三次违规直接调离岗位并追究相关法律责任。特别是在合同签订环节，如果发现未经审批擅自用章的情况，除了追究直接责任人外，部门负责人也要承担连带责任。
本办法自2025年4月1日起正式实施，原2023年发布的《企业公章使用管理规定》同时废止。各部门在执行过程中遇到的问题，请及时向法务部反馈，我们将在实际运行中不断完善相关条款。
集团法务部
2025年3月20日
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