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文档审查与审核标准化操作手册
一、适用范围与应用场景
本手册适用于企业内部各类正式文档的审查与审核工作，涵盖但不限于：项目立项报告、管理制度文件、合同协议、产品说明书、培训材料、对外宣传资料等。具体应用场景包括：
新制度/流程发布前的合规性审查；
重要项目文档的完整性与准确性审核；
涉及多部门协作的文件会签确认；
对外发布文件的知识产权与风险排查；
历史文件的定期复审与更新。
二、标准化操作流程
（一）准备阶段：明确审查依据与分工
确定审查类型
根据文档性质明确审查重点：
合规性审查：是否符合法律法规、行业标准及公司内部制度；
内容准确性审查：数据、事实、专业术语是否无误；
格式规范性审查：排版、字体、标题层级、图表编号等是否符合模板要求；
风险性审查：是否存在法律风险、信息安全风险或操作歧义。
组建审查小组
根据文档复杂程度，由发起部门牵头，联合相关职能人员组成小组，明确角色职责：
文档发起人：负责提供文档初稿、背景资料及审查需求说明；
主审人：通常为文档内容所属领域的负责人（如业务部门主管*），统筹审查进度，汇总意见；
协审人：根据审查需求邀请，如法务专员（合规性）、技术专家（准确性）、行政专员*（格式）等；
最终审批人：根据文档重要性确定（如分管领导、总经理），对最终版本决策。
准备审查工具
公司标准（见“三、常用记录模板”）；
相关法规/制度文件清单（如《公司公文管理办法》《合同审核指引》）；
版本控制工具（如命名规则“V1.0_初审”“V2.0_修订稿”）。
（二）执行阶段：分环节审查与反馈
初稿提交与接收
发起人按模板完成文档初稿，通过内部系统（如OA、钉钉）提交给主审人，同步附《文档审查需求表》（说明文档用途、重点审查项、期望完成时间）。
主审人收到后1个工作日内确认接收，检查文档完整性（如是否包含封面、目录、附件），若缺失则退回补充。
分环节审查
主审人根据审查类型协审，各环节按以下顺序开展（可并行，但需保证闭环）：
格式审查（协审人：行政专员*）：检查字体（宋体四号、标题黑体三号）、页边距（默认2.54cm）、页码格式（连续编号）、图表标题位置（图下表上）等，是否符合《公司文档格式规范》。
内容准确性审查（协审人：业务专家/技术专家*）：核对数据来源（如报表数据与原始记录一致）、专业术语定义（如“客户满意度”是否明确为“NPS评分”）、逻辑连贯性（章节间是否存在矛盾），必要时发起人需提供支撑材料。
合规性审查（协审人：法务专员/合规专员）：重点检查：
是否存在违反《广告法》《劳动合同法》等法规的表述；
涉及公司利益条款（如免责声明、知识产权归属）是否完整；
敏感信息（如未公开财务数据、客户隐私）是否脱敏处理。
风险性审查（协审人：主审人牵头）：评估文档使用场景中的潜在风险，如操作指引是否可能导致误判、合同条款是否存在履约障碍等，形成《风险评估清单》。
意见反馈与修订
协审人需在收到文档后2个工作日内完成审查，通过系统填写《文档审查意见表》，明确“问题描述（含页码/行数）+修改建议+严重程度（一般/重要/紧急）”。
主审人汇总所有意见，与发起人召开简短沟通会（或线上同步），达成修改共识，避免“多头反馈、重复修订”。
发起人根据意见修订文档，修订处需用红色标记（定稿后去除），并在修订稿中注明“修改说明”（如“根据法务专员*意见，第3.2条增加‘争议解决方式’”）。
（三）确认阶段：终稿审核与签发
二次审查（必要时）
若修改内容较多或涉及重大调整，主审人需将修订稿反馈原协审人复核，确认问题已闭环。
最终审批
主审人将终稿（含修订说明、审查意见汇总表）提交最终审批人，审批人重点检查：
是否覆盖所有关键审查项；
修改后的文档是否满足使用需求；
风险是否可控。
审批通过后，审批人在《文档审批签发表》中签字确认；若不通过，注明退回意见，发起人重新修订。
版本归档与发布
主审人将终稿（最终版，无红色标记）、审批表、审查意见表等整理归档，存入公司文档管理系统（命名规则：“文档名称_版本号_审批日期_归档人”，如“项目管理办法_V3.0”）。
发起人按权限发布文档（如内部公告栏、部门共享文件夹），同步通知相关人员查阅。
三、常用记录模板
（一）文档审查需求表
文档名称
文档编号
版本号
发起人
联系方式
审查类型（可多选）
重点审查项（示例）
期望完成时间
提交日期
产品操作手册
CP-2023-008
V1.0
*
准确性、合规性、格式
第5章“故障排查”步骤是否完整；图片分辨率是否达标
2023-10-20
2023-10-18
（二）文档审查意见表
文档名称
文档编号
版本号
审查环节
审查人
审查日期
问题描述（页码/行数）
修改建议
严重程度
是否已修订
产品操作手册
CP-2023-008
V1.
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