合同审核与执行标准化工具风险控制版.docVIP

合同审核与执行标准化工具风险控制版

一、适用场景与业务价值

本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的全生命周期风险管理，覆盖业务部门发起、法务审核、财务评审、管理层审批、合同签署、执行跟踪、变更管理至归档的完整流程。具体场景包括但不限于：

新业务合作前合同条款风险评估；

重大/长期合作合同的履约能力与合规性审查；

合同执行过程中的异常情况监控（如付款延迟、交付违约等）；

合同变更、终止或续签时的风险重评估；

企业合同管理流程的标准化与合规性建设。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与前置准备

操作主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）

操作内容：

需求梳理：明确合作背景、交易双方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心要素。

材料准备：收集合作方主体资质文件（如营业执照、授权委托书、相关行业许可证等），保证合作方具备履约资格；对于涉及特殊行业（如医疗、建筑）的合同，需提供行业准入资质证明。

发起流程：通过企业OA系统或合同管理模块，填写《合同基本信息表》（见模板1），合作方资质材料及合同草案，注明合同类型、金额、紧急程度等信息，提交至法务部门审核。

输出成果：合同草案、合作方资质材料、《合同基本信息表》

（二）多维度合同审核

操作主体：法务部门、财务部门、业务部门（协同审核）

审核顺序与重点：

1.法务合规性审核

审核重点：

合同主体是否适格（是否存在超越经营范围、无民事行为能力等情形）；

合同条款是否合法合规（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款）；

权利义务是否明确（如交付标准、验收流程、违约责任是否具体可执行）；

争议解决方式是否约定清晰（如约定管辖法院/仲裁机构、适用法律）；

知识产权、保密条款等特殊条款是否完备。

输出成果：法务审核意见表（见模板2），标注修改建议及风险点，反馈至业务部门修订。

2.财务风险审核

审核重点：

价款、支付方式、税费承担是否合理（是否符合企业财务制度，是否存在资金风险）；

定金、预付款比例是否合规（预付款一般不超过合同总额的30%）；

发票开具类型、时间与付款节点是否匹配；

履约保证金、违约金金额是否与合同金额及违约后果相匹配。

输出成果：财务评审意见表（见模板3），重点关注资金安全与财务合规，反馈至法务及业务部门。

3.业务可行性审核

审核重点：

合同内容是否符合企业业务战略（是否符合年度经营目标、产品/服务规划）；

履约能力是否匹配（如产能、技术、人员是否支持合同履行）；

市场风险、合作方履约历史（如过往合作是否存在违约记录）。

输出成果：业务部门确认函，对合同可行性及履约保障措施进行确认。

审核通过标准：法务、财务、业务三方均无重大异议，或已就修改意见达成一致。若存在重大分歧，由法务部门组织协调会议，必要时上报管理层决策。

（三）审批与签署管理

操作主体：管理层（根据合同金额及重要性分级审批）、授权签署人

操作内容：

分级审批：

日常合同（金额≤10万元）：业务部门负责人+法务负责人审批；

重大合同（10万元＜金额≤100万元）：业务部门负责人+法务负责人+财务负责人+分管副总审批；

特别重大合同（金额＞100万元或涉及核心业务）：增加总经理/董事会审批，审批流程留痕存档。

用印管理：审批通过后，由行政部门核对合同文本与审批版本一致性，加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章），签署人需为授权委托人（附授权委托书）。

文本分发：签署后，原件至少留存2份（企业留存1份，合作方留存1份），电子版同步归档至合同管理系统。

输出成果：审批流程记录表、签署完毕的合同文本、用印登记表

（四）合同执行与动态监控

操作主体：业务部门（执行主体）、法务部门（风险监控）、财务部门（资金监控）

操作内容：

执行计划制定：业务部门根据合同约定，制定《合同执行计划表》（见模板4），明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人（如项目负责人、对接人）。

履约跟踪：

业务部门按计划跟踪执行情况，记录《合同执行日志》（见模板5），异常情况（如延迟交付、质量不符）需24小时内上报法务及财务部门；

财务部门监控付款节点，保证资金支付与合同条款一致，提前5日向业务部门发出付款提醒；

法务部门定期（每月）检查合同履行情况，评估违约风险，对潜在纠纷提出应对建议。

验收与确认：合同标的交付后，由业务部门组织验收（必要时邀请技术、质检部门参与），填写《验收确认单》（见模板6），双方签字盖章后作为付款及履约完成的依据。

输出成果：《合同执行计划表》《合同执行日志》《验收确认单》

（五）变更、终止与纠纷处理

操作主体：业务部门（发起）、法务部门（审核）、管理层（审批）

操作内容：

合同变更：

因市场