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采购流程优化与执行工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于各类企业（尤其是制造、零售、服务等行业）的采购部门，旨在解决采购流程中常见的效率低下、成本失控、风险隐蔽等问题。具体场景包括：

新业务拓展：企业新增产品线或项目时，需快速搭建标准化采购体系；

流程混乱期：采购环节分散、审批冗余、权责不清，导致采购周期延长；

成本攻坚期：需通过优化供应商选择、议价流程降低采购成本；

合规风险期：审计发觉采购流程存在漏洞（如未招标、合同不规范），需强化全流程管控；

团队协作瓶颈：采购、需求部门、财务之间信息不同步，影响交付效率。

通过使用本工具，可实现采购流程标准化、责任明确化、成本可视化，提升采购效率20%-30%，降低采购成本5%-15%，同时降低合规风险。

二、采购流程优化与执行实操步骤

采购流程优化与执行需遵循“需求驱动、合规优先、全程可控”原则，分为五个核心阶段，每个阶段明确关键动作、责任主体及输出成果。

（一）需求规划与发起：从“要什么”到“为什么需要”

目标：保证采购需求真实、合理、可追溯，避免盲目采购。

步骤

关键动作

责任主体

输出成果

1.需求提报

需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额，并附相关依据（如项目计划、成本测算表）。

需求部门负责人、*申请人

《采购需求申请表》

2.需求审核

采购部门审核需求的必要性（如是否存在库存积压、是否可替代）、预算合理性（是否超部门预算）、规格明确性（是否便于供应商报价）。

采购专员、*采购经理

审核意见（通过/驳回/补充说明）

3.需求审批

根据采购金额及公司权限，逐级上报审批（如部门总监→财务总监→总经理）。大额采购（≥10万元）需附《需求可行性分析报告》。

*审批人（按权限分级）

书面审批意见

关键点：需求描述需避免“大概、可能”等模糊表述，例如“办公用A4纸”应明确为“70g白色A4纸，500张/包，环保认证，月用量200包”。

（二）供应商选择与管理：从“找供应商”到“选对供应商”

目标：建立合格供应商库，通过科学评估选择性价比最优的合作方。

步骤

关键动作

责任主体

输出成果

1.供应商寻源

采购部门通过公开招标、邀请招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商信息，至少收集3家以上候选方。

采购专员

《供应商候选名单》

2.供应商资质审核

审核供应商营业执照、生产许可证（如涉及）、相关资质认证（如ISO9001）、过往合作案例、财务状况（近2年财报），排除有失信记录或法律纠纷的供应商。

*采购经理、法务专员（如需）

《供应商资质审核表》

3.现场考察（可选）

对关键物料或大额采购（≥5万元）供应商进行现场考察，评估生产设备、产能、品控流程、仓储条件等。

*采购经理、质量专员

《供应商现场考察报告》

4.综合评估打分

制定《供应商评估表》，从价格（30%）、质量（25%）、交付能力（20%）、服务（15%）、合作稳定性（10%）五个维度打分，总分≥80分为合格。

评估小组（采购、质量、需求部门）

《供应商综合评估报告》

5.供应商准入

合格供应商录入《合格供应商名录》，明确合作期限（通常1年）、考核标准及退出机制。

*采购总监

《合格供应商名录》

关键点：供应商评估需定期复评（每季度或半年），对于连续两次评分低于70分的供应商启动清退流程。

（三）订单执行与跟踪：从“下订单”到“按时交付”

目标：保证订单信息准确，全程跟踪交付进度，及时解决异常问题。

步骤

关键动作

责任主体

输出成果

1.订单制作

采购专员根据审批后的需求及供应商报价，制作《采购订单》，明确物料编码、名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款，经采购经理审核后盖章发出。

采购专员、*采购经理

《采购订单》（一式三份：供应商、采购部、财务部）

2.订单交底

采购专员与供应商确认订单细节，要求供应商提供《生产排期计划》或《发货计划》，明确关键节点（如生产完成、发货到货）。

采购专员、供应商对接人

《订单交底记录》

3.进度跟踪

采购专员通过ERP系统、供应商日报/周报跟踪订单进度，对延迟风险（如供应商产能不足、物流异常）提前预警，协调供应商制定补救方案。

采购专员

《采购订单跟踪表》（实时更新）

4.异常处理

若出现交付延迟、质量不符等问题，采购专员需24小时内启动《异常处理流程》，与供应商协商解决方案（如加急生产、换货、折扣），同步告知需求部门及财务。

*采购经理、采购专员

《异常处理报告》

关键点：订单信息变更（如数量、交付时间）需书面通知供应商，并由双方确认，避免口头沟通导致纠纷。

（四）验收与结算：从“收到货”到“付对款”

目标：严格把控物料质量与数量，保证结算依据充分，避免超付或错