企业行政管理操作标准指南.docVIP

企业日常行政管理操作标准指南

一、会议组织与管理

适用工作情境

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等各类企业内部会议的组织与管理工作，保证会议高效有序、目标明确。

标准化操作流程

（一）会前准备

明确会议要素

会议组织者需确认会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（含主持人、记录人）、预计时长。

若为跨部门会议，提前与各部门负责人协调时间，保证关键人员参会。

准备会议材料

根据会议主题整理议程表、议题说明、数据报表、PPT演示文稿等材料，提前1-2个工作日发送至参会人员（可通过企业内部通讯工具或共享文件夹）。

打印纸质材料时，按参会人数准备，额外预留3-5份备用。

确认场地与设备

线下会议：提前1小时检查会议室availability，预订会议室并调试设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议设备等），保证电源、网络正常。

线上会议：提前测试会议软件功能（屏幕共享、录制、参会人员管理），会议与密码，随通知一同发送。

发送会议通知

通过企业邮件或内部系统发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、议程、需提前准备的材料，以及联系人及联系方式（如行政部*同事）。

（二）会中执行

签到与引导

会议开始前15分钟，安排工作人员在会议室入口进行签到（纸质签到表或线上签到工具），引导参会人员入座、摆放会议材料。

线上会议：提前10分钟进入会议室，开启等候室，逐个核对参会人员身份，保证无无关人员进入。

会议主持与控场

主持人按议程主持会议，控制各议题讨论时间，避免偏离主题；若讨论超时，需及时提醒并引导聚焦。

遇分歧时，主持人应组织各方充分表达意见，必要时采取投票或举手表决方式形成结论。

会议记录

记录人需全程记录会议关键信息：各议题讨论要点、形成的决议、行动项（含负责人、完成时限）、遗留问题及后续安排。

记录要求客观准确，避免主观表述，重要数据需与发言人确认。

（三）会后跟进

整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录人根据会议记录整理纪要，经主持人审核无误后，于1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门。

纪要格式需统一：标题（“会议纪要”+日期）、参会人员、缺席人员（注明原因）、会议议程、决议事项、行动项（表格形式呈现：任务描述、负责人、完成时间、备注）。

决议跟踪与反馈

行政部或会议组织者需建立“行动项跟踪表”，定期（每周/每两周）跟进各责任人任务进展，对逾期未完成的及时提醒。

行动项完成后，责任人需向会议组织者提交结果报告，组织者在下一次会议中通报整体进展。

资料归档

会议结束后，将会议通知、签到表、会议材料、会议纪要、行动项跟踪表等资料整理存档（电子档存入指定共享文件夹，纸质档装订后交行政部归档），保存期限不少于2年。

配套表单模板

表1：会议通知单

会议主题

时间

年月日时分至时分

地点/线上

参会人员

议程

1.议题一（负责人：）2.议题二（负责人：）…

需准备材料

联系人

*（行政部）

联系方式

企业内部分机号*

表2：会议纪要模板

会议纪要

日期：2023年X月X日

时间：14:00-16:00

地点：301会议室

参会人员：、*（行政部）

缺席人员：赵六（因出差）

会议议程及决议：

序号

议题

讨论要点

决议事项

行动项

负责人

完成时间

1

Q3销售目标

分析各区域市场潜力

确定Q3销售总额目标为万

制定区域分解方案

2023–

2

办公设备采购

现有设备老化问题反馈

采购20台新笔记本电脑

联系供应商询价

2023–

执行要点提示

会议通知需至少提前1个工作日发送，紧急会议可适当缩短时间，但需保证参会人员有准备。

会议开始后5分钟内未到人员，主持人需询问其是否参会，避免会议中断。

会议纪要中的“行动项”需明确“可交付成果”（如“提交区域分解方案”而非“推进销售工作”），便于跟踪。

涉及保密内容的会议，需在通知中注明“保密等级”，限制材料传播范围。

二、办公用品申领与发放管理

适用工作情境

适用于企业员工日常办公所需耗材（笔、纸、文件夹）、设备配件（键盘、鼠标）、清洁用品等物资的申领、发放与库存管理，保证资源合理使用、避免浪费。

标准化操作流程

（一）申领发起

填写申领单

员工根据工作需要，通过企业OA系统或填写《办公用品申领单》提交申请，注明申领物品名称、规格型号、数量、申领事由、所在部门。

申领数量需遵循“按需申领、避免囤积”原则（如笔类每次申领不超过2支，A4纸每次不超过1包）。

部门审批

部门负责人收到申领申请后，1个工作日内审核物品必要性，确认无误后签字批准；若申领数量超标或非必需品，需注明驳回理由并反馈给员工。

（二）库存核对与发放

库存检查

行政部收到审批通过的申领单后，即时查询《办公用品库存台账》，确认是否有库存及数量是否充