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跨部门协作会议纪要模板高效记录交流

一、适用会议类型与场景

项目启动会：明确项目目标、分工及跨部门协作机制；

问题复盘会：针对跨部门流程卡点、协作障碍进行原因分析与对策制定；

资源协调会：分配人力、预算、设备等跨部门共享资源；

阶段性评审会：同步项目进展，协调后续工作衔接；

专项任务攻坚会：针对突发或重要任务，明确各部门职责与交付标准。

二、会议纪要全流程操作指南

（一）会前准备：明确提升效率

确认会议核心目标

组织方需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线跨部门协作排期”“解决研发与测试环节需求传递偏差”），避免议题发散。

梳理参会部门与关键人

列出需参与的部门（如产品部、研发部、测试部、市场部、运营部等），并确认各部门对接人（建议为决策人或执行负责人），保证能当场拍板或带回有效反馈。

提前分发会议材料

至少提前1个工作日向参会人发送会议议程、背景资料（如项目计划书、问题清单、数据报表等），要求相关人员提前熟悉内容，准备好本部门意见。

准备纪要框架

记录人可根据模板提前创建电子文档，标注会议基本信息（时间、地点、参会人等），预留“议程讨论区”“决议区”“行动项区”等模块，便于会中快速填写。

（二）会中记录：聚焦关键，精准捕捉

按议程顺序记录核心内容

围绕每个议题，重点记录“讨论要点”（各部门核心观点，避免流水账）、“分歧点”（需协调的矛盾，如“研发部认为需求周期需延长3天，市场部坚持按原计划上线”）、“共识点”（达成的初步一致意见）。

突出“行动项”三要素

对需后续执行的事项，必须明确“任务描述”（具体做什么）、“负责人”（部门+姓名，用代替，如“研发部”）、“截止时间”（精确到日期，如“2024-06-30前”），避免模糊表述（如“尽快研究”“后续跟进”）。

实时标注待确认信息

对当场未明确的细节（如“需法务部确认合同条款”“需财务部评估预算上限”），记录人需标注“[待确认]”，并在会后24小时内跟进落实。

同步参会人确认记录要点

每个议题讨论结束后，可简要复述关键结论（如“关于需求变更流程，共识为‘产品部提交书面申请→研发部2个工作日评估反馈→测试部同步调整计划’，是否确认？”），避免理解偏差。

（三）会后整理：核对信息，闭环管理

24小时内完成初稿

根据会中记录，补充完整“待确认信息”，整理决议事项与行动项，形成会议纪要初稿，保证内容准确、条理清晰。

分发与反馈收集

将初稿发送至所有参会人、抄送相关领导，明确“反馈时限”（如“2024-06-25下班前如有异议，请提出”），对修改意见及时整合。

定稿与归档

根据反馈意见修订后，发送最终版纪要，并标注“生效日期”；同时将纪要电子版归档至共享文件夹（如企业网盘/项目管理工具），方便后续查阅。

推动行动项落地

记录人需在行动项截止日前2天，提醒负责人（如邮件/群消息：“提醒：研发部*负责的‘接口开发’任务将于2024-06-30截止，请及时同步进度”），保证任务闭环。

三、会议纪要模板结构说明

模块

内容要点

填写示例

会议基本信息

会议名称、时间（年/月/日上/下午时分-时分）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会部门及人员（用*代替）

会议名称：2024年Q3产品上线跨部门协作启动会时间：2024-06-2014:00-16:00地点：3楼会议室A主持人：产品部记录人：运营部参会：产品部、研发部、测试部、市场部

会议议程与讨论要点

按议程顺序分点记录，每项包含“议题+讨论要点（各部门观点）+分歧/共识”

议题1：产品上线排期确认-产品部：核心功能开发周期需15天，测试周期10天，建议7月15日上线-研发部：当前人力紧张，需增加2名开发工程师，否则开发周期延长至20天-测试部：若研发延期，测试需同步顺延，建议上线时间延后至7月25日共识：暂按7月25日排期，研发部6月25日前提交人力增补申请

决议事项

明确达成的最终结论，需具体、可执行

决议1：产品上线时间确定为2024年7月25日，若需调整需提前5个工作日由产品部发起申请决议2：研发部于6月25日前向人力资源部提交增补2名开发工程师的需求，同步抄送产品部

行动项清单

表格形式，包含“任务描述、负责人（部门+*）、完成时间、所需支持/资源、状态（待执行/进行中/已完成）”

任务描述：研发部增补开发工程师需求提交负责人：研发部完成时间：2024-06-25所需支持：人力资源部配合面试流程状态：待执行任务描述：测试部制定7月10日前的详细测试计划负责人：测试部完成时间：2024-07-10所需支持：产品部提供最终版需求文档状态：进行中

后续跟进计划

明确下次会议时间/节点、需重点跟进的事项

下次跟进：2024-07月5日召开项目进度会，重点确认研发增补人员到位情况及测试计划初稿；同步需各部