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通用文件归档与存储管理规范
一、规范制定目的与适用范围
为规范组织内部各类文件的归档、存储、检索及生命周期管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高文件利用效率，降低管理成本，特制定本规范。本规范适用于组织内所有部门、项目组及员工在日常工作中形成的电子文件（含文档、表格、图片、音视频等）和纸质文件的归档与存储管理活动，涵盖文件从形成到最终销毁的全流程管控。
二、规范适用场景
本规范适用于以下典型场景，保证各类文件管理需求均得到覆盖：
日常业务文件处理：如部门工作计划、总结、请示报告、会议纪要、合同协议等常规业务文件的归档存储。
项目全周期文件管理：从项目立项、执行、验收至结项的全过程文件，包括项目方案、预算、进度报告、验收材料等。
年度/专项文件整理：如年度财务报表、审计报告、人力资源档案、年度工作总结等周期性或专项文件的集中归档。
审计与合规文件管理：应对内外部审计、检查所需的支撑性文件，保证文件可快速调取、完整呈现。
人员变动文件交接：员工入职、离职、岗位调动时，其职责范围内形成或持有的文件需按规范完成交接与归档。
三、文件归档存储操作流程
（一）文件分类与编码
文件分类
按部门/职能分类：如行政部、财务部、人力资源部、市场部等，一级分类代码为部门拼音首字母（如“XZ”代表行政部）。
按文件类型分类：二级分类在部门下细分，如“通知”“制度”“合同”“会议纪要”“项目资料”等，代码为类型首字拼音首字母（如“TZ”代表通知）。
按密级分类：分为“公开（G）”“内部（N）”“秘密（M）”“机密（J）”四级，密级标识需标注在文件编码末尾。
示例：行政部2024年发布的第3份秘密级文件，编码为“XZ-TZ-2024-003-M”。
文件命名规则
电子文件命名格式统一为：[文件编码]_[文件标题]_[形成日期]_[版本号]，如“XZ-TZ-2024-003-M_关于2024年春节放假的通知V1.0”；纸质文件标题页需手写或打印文件编码及全称。
（二）文件收集与整理
文件收集责任
各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，需指定专人（如部门文员）负责日常文件收集。
项目结束后，项目经理需在5个工作日内组织整理项目文件，提交至档案管理部门。
文件整理要求
电子文件：按文件分类建立文件夹层级（如“XZ→TZ→2024”），删除冗余版本（仅保留最新版及历史关键版本），检查文件完整性（如合同需含附件、审批页）。
纸质文件：使用标准档案盒（统一为无酸纸材质），按件装订（左侧装订，超宽文件折叠为A4尺寸），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，每份文件首页附“文件归档清单”（含文件名称、编码、页数、形成日期）。
（三）文件审核与归档
审核流程
部门内部文件由部门负责人张经理审核签字；跨部门文件需由主责部门负责人及协作部门负责人共同审核；涉密文件需经分管领导李总审批。
审核通过后，在文件首页右上角加盖“归档章”（含归档日期、审核人、档案编号）。
归档时限
日常业务文件：每月最后一个工作日完成当月文件归档。
项目文件：项目结项后10个工作日内完成归档。
年度文件：次年1月20日前完成上一年度文件集中归档。
（四）文件存储管理
电子文件存储
存储位置：统一存储于组织指定的服务器或云盘（如“OA系统-档案管理模块”），禁止存储在个人电脑本地硬盘或私人设备。
备份要求：电子文件需进行“本地+异地”双备份，本地服务器每日增量备份，异地存储（如加密移动硬盘）每周全量备份，备份数据需每季度测试可恢复性。
权限管理：按密级设置访问权限，公开文件全员可查，内部文件需部门负责人授权，秘密及以上文件需经档案管理员及分管领导审批。
纸质文件存储
档案盒标注：档案盒正面需标注“部门-类型-年份-起止编码”（如“行政部-通知-2024-XZ-TZ-2024-001至020”），侧面标注“文件类型+年份”，便于快速检索。
存放环境：档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，每季度检查一次存储环境并记录。
存放顺序：按文件编码从小到大排列，同一编码文件按“正本-附件-审批流程”顺序叠放，不得混放其他部门文件。
（五）文件借阅与利用
借阅流程
借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编码、标题、借阅用途、归还期限，部门负责人签字后提交档案管理员。
涉密文件借阅需额外经分管领导李总审批，借阅期限不超过3个工作日；普通文件借阅期限不超过7个工作日。
借阅管理
档案管理员核对审批手续后，电子文件通过系统授权借阅（禁止转发），纸质文件登记后当面交接，借阅人需在《文件借阅登记表》签字确认。
借阅期间文件需妥善保管，不得涂改、抽取、损毁，不得转借或复制（经批准的除外），到期需及时归还，逾期未归还者暂停其借阅权限1个月。
（六）文件
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