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公司办公用品申领与管理流程模板

适用办公场景

本流程适用于公司内部员工日常办公所需办公用品的申领、采购、发放及库存管理，具体场景包括：

新员工入职需配置基础办公文具（如笔记本、签字笔、文件夹等）；

现有办公用品消耗殆尽需补充（如打印纸、墨盒、订书机等）；

部门因临时项目或业务需要批量申领专项耗材（如活动物料、会议用品等）；

行政部定期进行库存盘点与采购计划制定。

操作流程详解

第一步：提交申领申请

责任人：申领人（部门员工）

操作说明：

申领人根据实际需求，填写《办公用品申领表》（详见模板表格），明确物品名称、规格型号、申领数量、用途等信息；

部门负责人对申领的必要性与合理性进行初审，确认后签字；

将审批通过的申领表提交至行政部（可通过OA系统、邮件或纸质表单）。

第二步：汇总与采购审批

责任人：行政专员、行政经理

操作说明：

行政专员每日收集各部门申领表，汇总形成《办公用品需求清单》，核对库存数量（通过库存台账或管理系统），区分“常规补货”与“紧急采购”；

对于常规补货（如库存充足但低于安全库存量），行政经理审批后直接纳入月度采购计划；

对于紧急采购（如突发需求或库存告急），行政专员需优先处理，行政经理加急审批后启动临时采购流程。

第三步：采购与入库登记

责任人：行政专员、采购对接人

操作说明：

行政专员根据审批通过的采购计划，通过公司合作供应商或指定采购平台下单，保证物品规格、数量与需求一致；

物品送达后，行政专员与采购对接人共同验收，检查质量与数量，填写《办公用品入库单》，并在库存台账（或电子系统）中更新入库信息（入库时间、物品状态、数量等）；

验收不合格的物品，需及时联系供应商退换，并记录处理结果。

第四步：发放与领用确认

责任人：行政专员*、申领人

操作说明：

行政专员根据审批通过的《办公用品申领表》与入库信息，通知申领人领用；

申领人到行政部指定地点领取物品，需在《办公用品发放表》上签字确认（包括领用人、领用时间、发放数量等）；

行政专员更新库存台账，保证“入库-发放”数据实时同步，避免账实不符。

第五步：定期盘点与库存优化

责任人：行政专员、财务人员

操作说明：

行政部每月末进行一次全面库存盘点，核对台账数量与实际库存，填写《办公用品盘点表》，对差异物品（如盘盈、盘亏）分析原因并记录；

每季度末，行政专员结合盘点结果与各部门申领频率，优化采购计划，减少闲置物品积压（如调整高值耗材的申领周期）；

财务人员每半年对库存价值进行核算，保证资产数据准确。

申领表单模板

办公用品申领表

序号

物品名称

规格型号

单位

申领数量

用途说明

申请人

申请日期

部门负责人审批

行政部审批

发放数量

领用人签字

发放日期

1

A4复印纸

70g

包

5

日常文件打印

张*

2023-10-08

*经理（签字）

*专员（签字）

5

李*

2023-10-09

2

签字笔

0.5mm黑色

支

2

会议记录

王*

2023-10-08

*经理（签字）

*专员（签字）

2

王*

2023-10-09

3

文件盒

A4长款

个

3

部门资料整理

赵*

2023-10-08

*经理（签字）

*专员（签字）

3

赵*

2023-10-09

备注：

申领时需注明“常规/紧急”需求，紧急需求需在“用途说明”中标注；

规格型号不明确的物品，可附图片或参考样例；

部门负责人审批需手写签字，电子审批需留存审批记录。

执行要点提示

提前规划：常规办公用品建议每月25日前提交次月申领需求，避免临时采购影响办公；

按需申领：优先使用库存物品，杜绝浪费，高值耗材（如打印机墨盒）需以旧换新；

规范填写：申领表信息需完整准确，模糊描述（如“一批”“若干”）可能导致审批延误；

库存配合：行政部需建立清晰的库存台账（可使用Excel或专业管理系统），每月更新并公示库存情况；

反馈机制：物品质量问题需在领用后3个工作日内反馈至行政部，超期反馈将无法受理退换；

责任追溯：领用人签字确认后，物品保管责任转移至部门，遗失或人为损坏需按公司规定处理。