档案转移与保管规定.docxVIP

档案转移与保管规定

引言

档案作为记录个人成长轨迹、单位发展历程、社会变迁细节的核心载体，其管理规范性直接关系到个体权益保障、组织运行效率与历史记忆传承。无论是学生毕业转递学籍档案，还是职工跨单位流动时的人事档案迁移，亦或是企业因重组产生的文书档案归属调整，都需要遵循严格的转移与保管规定。这些规定不仅是维护档案真实性、完整性的“防护网”，更是构建社会信用体系、保障公民信息安全的重要制度支撑。本文将围绕档案转移与保管的全流程要求，从基础操作规范到特殊情形处理，层层递进展开论述，旨在为相关主体提供可遵循的实践指引。

一、档案转移的基本流程与要求

档案转移是指档案所有权或管理责任从原保管单位向新保管单位的合法变更过程。这一过程需严格遵循“凭证齐全、程序规范、责任清晰”的原则，任何环节的疏漏都可能导致档案丢失、信息篡改或责任纠纷。

（一）转移申请的提出与材料准备

转移申请是档案转移的起始环节，需由档案接收方或持有方主动发起。根据申请主体不同，所需材料存在差异：

若为个人申请转移（如毕业生转递学籍档案、离职员工转递人事档案），需提供本人有效身份证件（如身份证、户口本）、接收单位出具的调档函（需注明接收单位全称、档案接收人及联系方式）。若委托他人代办，还需额外提交授权委托书及代办人身份证件。

若为单位申请转移（如企业因业务合作需要调取客户档案、事业单位因合并需要整合下属单位档案），需提交加盖单位公章的公函（明确转移原因、档案清单、接收单位信息）、经办人有效身份证件及单位授权证明。

特别需要注意的是，调档函或公函必须为原件，且需包含接收单位的档案管理资质证明（如具备人事档案管理权限的单位需注明相关批复文件编号），确保接收方具备合法保管资格。

（二）转移审核的标准与程序

原保管单位在收到转移申请后，需启动严格的审核程序，重点核查三方面内容：

一是申请材料的真实性。核对调档函/公函的公章是否与接收单位名称一致，代办人身份信息是否与授权委托书匹配，避免因虚假材料导致档案被非法调取。

二是档案内容的完整性。需对照档案目录逐一核查档案内材料是否齐全，重点检查是否存在缺页、污损、私自拆封等情况。例如人事档案中，若缺少入职登记表、职称评定文件等关键材料，需先行补正后再办理转移。

三是转移权限的合法性。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，需确认接收单位是否具备相应的保密资质；对于集体所有的档案（如村集体历史档案），还需取得所有权主体的书面同意。

审核通过后，原保管单位需在规定时限内（一般不超过15个工作日）出具《档案转移确认单》，明确档案数量、密级、转移方式等信息，为后续交接提供依据。

（三）档案交接的操作规范

交接环节是档案转移的关键节点，需严格执行“双人核对、密封签字、全程留痕”的操作要求。

首先，原保管单位与接收单位需各派一名工作人员共同参与交接。双方需根据《档案转移确认单》逐卷核对档案数量、编号及外观状态，重点检查档案袋是否密封完整（骑缝章是否清晰、有无拆封痕迹）、卷内目录与实际内容是否一致。

其次，核对无误后，双方需在《档案交接记录表》上签字确认，记录表需包含交接时间、地点、参与人员、档案明细（如“人事档案1袋，内含材料32份”）、备注（如“档案袋密封完好，无破损”）等信息。该记录表需由双方各自存档，保存期限不少于30年。

最后，档案转移方式需根据档案性质选择安全渠道。普通档案可通过机要通信、邮政EMS标准快递（需使用“档案专用封套”）等国家认可的保密运输方式；涉及敏感信息的档案，原则上由专人专车押运，全程录像并留存运输轨迹记录。严禁通过普通快递、私人携带等非规范方式转移档案，以防丢失或泄露。

二、档案保管的具体要求与措施

档案转移完成后，科学规范的保管是确保档案长期有效利用的核心环节。保管工作需兼顾实体安全与信息安全，既要防范火灾、潮湿等物理损害，也要抵御数据泄露、篡改等数字风险。

（一）实体档案的保管环境与设施

实体档案对保管环境有严格要求，需重点控制温湿度、防范有害生物，并配备必要的防护设施。

温湿度控制方面，普通文书档案适宜的温度为14-24℃，相对湿度为45-60%；照片、录音录像等特殊载体档案（如胶片、磁带）对环境更敏感，需将温度控制在18℃以下，湿度控制在40-50%。保管库房需安装温湿度自动监测设备，每日记录数据，发现异常及时调整（如开启空调、除湿机）。

有害生物防治方面，库房需定期进行防虫、防霉处理。可采用物理防治（如安装防虫网、使用粘鼠板）与化学防治（如放置樟脑丸、定期熏蒸）结合的方式，但需避免化学药剂对档案纸张造成腐蚀。

防护设施方面，库房需配备防火防盗门、防盗窗、监控摄像头等安全设备；档案装具应使用符合国家标准的金属密集架或木质档案柜（需经过防蛀、防潮处理），禁止使用塑料柜（易老化释放有害气体）。对于重要档案（如历