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合同审批流程与档案管理模板

一、适用范围与核心场景

二、合同审批与归档全流程操作指引

（一）合同发起与信息录入

发起主体：业务部门经办人根据业务需求（如采购、合作等），准备合同文本初稿及相关附件（如报价单、技术规格书、对方资质证明等）。

信息填报：通过企业OA系统或线下《合同审批单》填写基础信息，包括：合同名称（需体现合同类型与核心内容，如“设备采购合同”）、合同编号（规则：年份+部门简称+合同序号，如“2024-采-001”）、对方主体全称及统一社会信用代码、合同签订日期、合同金额（大写与小写）、合同期限、主要履行内容（简要描述双方权利义务）、附件清单（列明附件名称及份数）。

提交申请：将合同文本初稿、附件及《合同审批单》提交至部门负责人审核，保证业务需求真实、必要。

（二）部门业务审核

审核主体：业务部门负责人（如销售部经理、采购部主管）。

审核内容：

合同内容是否与业务需求一致，是否存在遗漏关键条款（如标的物、数量、质量标准、交付时间等）；

对方主体资质是否齐全（如营业执照、行业许可证、授权委托书等，需核对原件并留存复印件）；

合同金额是否在部门预算范围内，超出预算的是否已履行预算调整流程。

审核结果：

通过：在《合同审批单》“部门审核意见”栏签字确认，并流转至下一环节（法务审核）；

不通过：注明修改意见（如“需补充付款节点”“质量标准不明确”），退回经办人修改后重新提交。

（三）法务合规性审核

审核主体：法务专员（或外聘法律顾问）。

审核内容：

合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及公司内部制度；

双方权利义务是否对等，是否存在显失公平或加重公司责任的条款（如违约责任、争议解决方式等）；

合同文本是否规范，有无歧义表述，关键条款（如知识产权、保密义务、不可抗力）是否完整。

审核结果：

合规：在《合同审批单》“法务审核意见”栏签字，流转至财务审核；

不合规：出具《法律审核意见书》，列明具体法律风险及修改建议，退回业务部门与对方协商修订后重新提交。

（四）财务条款审核

审核主体：财务专员/财务经理。

审核内容：

合同金额准确性，价格构成（如单价、总价、税费）是否合理；

付款方式、付款节点、资金安排是否符合公司财务制度（如预付款比例、进度款条件、质保金约定）；

涉及发票的条款（如发票类型、开具时间、税率）是否合规，是否与税务要求一致；

对方收款账户信息是否完整、准确（需核对开户许可证或基本存款账户信息）。

审核结果：

通过：在《合同审批单》“财务审核意见”栏签字，流转至分管领导审批；

不通过：注明修改意见（如“预付款比例超标准”“需明确发票开具时间”），退回业务部门调整。

（五）分级审批决策

审批主体与权限：根据合同金额及类型分级审批，示例：

金额≤5万元：部门负责人+法务+财务审核通过后，由分管业务副总审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+法务+财务审核通过后，由分管业务副总+总经理审批；

金额＞50万元或重大合同（如对外投资、并购类）：需提交总经理办公会集体审议，由总经理审批。

审批内容：重点审核合同的商业合理性、风险可控性、是否符合公司战略目标。

审批结果：

批准：在《合同审批单》“领导审批意见”栏签字，确认审批通过；

驳回：注明驳回理由（如“超出公司授权范围”“商业价值不足”），终止审批流程，退回业务部门。

（六）用印与执行跟进

用印申请：审批通过后，经办人凭《合同审批单》（原件）及最终版合同文本至行政部申请用印，行政部核对审批手续完备性、合同文本与审批单一致性后，加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）。

合同签署：用印后，按合同约定由双方法定代表人或授权代表签字，合同自双方签字盖章之日起生效（或按约定生效时间）。

执行跟进：业务部门负责合同履行，按约定跟踪标的物交付、服务提供、款项支付等进度，及时向部门负责人及分管领导汇报履行情况；财务部门根据合同约定及审批节点安排付款，留存付款凭证。

（七）档案整理与归档

归档主体：合同履行完毕或阶段性完成后，由业务部门经办人整理档案材料，移交至档案管理员。

归档材料清单：

合同正本（双方签字盖章原件，若为多页需加盖骑缝章）；

《合同审批单》（原件，含各环节审核意见及审批签字）；

合同附件（如报价单、技术协议、对方资质证明、授权委托书等）；

合同履行过程中的补充文件（如变更协议、验收报告、付款凭证、往来函件等）；

其他与合同相关的具有保存价值的材料（如谈判纪要、评审记录等）。

归档流程：

整理：经办人对材料分类排序，去除无关联内容，编写页码，填写《合同档案归档清单》；

交接：档案管理员核对材料完整性、准确性，确认无误后在《合同档案归档清单》上签字接收，经办人留存复印件；

编目与保管：档案管理员按合同类型、签订时间对档案进行分类编号（如“采购-2024-001”）