标准化办公设备采购申请及审批流程表.docVIP

适用范围与发起条件

本流程表适用于公司各部门因工作需要采购办公设备（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）时的标准化申请与审批管理。当部门出现以下情况时，可发起申请：

新成立部门需配置基础办公设备；

现有设备损坏无法修复或维修成本过高需更换；

因业务扩展需新增设备或补充设备数量；

原有设备功能不足无法满足工作需求需升级。

全流程操作指引

第一步：需求确认与内部沟通

申请人确认必要性：申请人需明确设备用途、需求数量、核心功能要求（如电脑需配置的CPU、内存规格，打印机需支持的打印类型等），并确认现有设备是否可通过调配、维修解决需求，避免重复采购。

部门内部协调：与部门负责人沟通设备需求的合理性，确认采购设备符合部门年度工作计划及预算安排，保证无冗余采购。

第二步：填写采购申请表单

申请人通过公司OA系统或指定模板填写《标准化办公设备采购申请表》，需完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

设备详情：设备名称（需具体，如“联想ThinkPadT14笔记本”而非“电脑”）、规格型号、数量、单位（台/套/个）、主要用途（需说明与工作的关联性，如“用于市场部客户数据录入与分析”）；

预算信息：单价预算（需参考市场公允价或公司采购限价）、总价预算、预算来源（如部门年度预算、专项预算）；

供应商建议：如有意向供应商，需填写供应商名称及选择理由（如“过往合作良好、价格优惠、售后服务响应及时”），如无则注明“按公司采购流程公开比选”。

第三步：部门负责人审核

部门负责人登录审批系统，对申请表进行审核，重点核对：

设备需求的必要性是否充分；

数量、规格是否符合部门实际工作需要；

预算是否在部门年度预算额度内，是否存在超预算情况（如超预算需说明理由并附预算调整说明）。

审核通过后，在审批系统中签署意见并流转至财务部门；如不通过，需注明具体原因（如“需求不明确”“预算不足”）并退回申请人修改。

第四步：财务部门预算审核

财务审核人重点核查：

预算金额是否符合公司采购标准（如单台设备金额是否超过权限阈值，需按《公司采购管理办法》分级审批）；

预算来源是否合规，是否与财务预算计划匹配；

设备单价预算是否合理（可通过市场询价对比，避免虚高报价）。

审核通过后，签署意见并流转至分管领导；如预算不合规，需退回申请人调整预算或补充说明材料。

第五步：分管领导审批

分管领导根据部门重要性、采购金额、设备类型等进行综合审批：

日常办公设备（如台式机、打印机）且金额在权限内，可直接审批；

大额设备（如服务器、高端投影仪）或特殊用途设备，需结合公司年度重点工作评估采购的优先级。

审批通过后，流程流转至采购部门；如需调整，注明调整意见（如“建议减少数量”“更换性价比更高的型号”）并退回。

第六步：采购部门执行采购

采购部门收到审批通过的申请后，根据采购金额及类型选择采购方式：

小额采购（如5000元以下）：可从公司合格供应商名录中直接选择供应商，或进行市场询价后采购；

大额采购（如5000元以上）：需组织至少3家供应商比价，或通过公开招标、竞争性谈判等方式确定供应商，保证采购过程公开透明。

采购完成后，与供应商签订采购合同（明确设备规格、交付时间、售后服务、付款方式等），并将合同复印件提交财务部门备案。

第七步：设备验收与入库

设备到货后，申请人需组织部门负责人、行政后勤人员（或IT部门，涉及技术设备的）共同验收：

核对设备名称、规格型号、数量是否与采购申请一致；

检查设备外观是否完好、配件是否齐全（如电脑的电源适配器、鼠标、键盘等）；

技术设备需通电测试，确认功能正常（如电脑开机速度、打印机打印效果）。

验收合格后，填写《设备验收单》，由申请人、部门负责人、验收人签字确认，并提交行政后勤部门（或资产管理员）办理入库手续，录入公司固定资产台账（如属固定资产）；验收不合格的，需及时联系供应商退换货。

第八步：费用结算与归档

采购部门凭采购申请表、采购合同、验收单、供应商开具的合规采购凭证（需注明公司名称、税号、设备明细等），提交财务部门办理付款。

财务部门审核无误后，按合同约定支付款项；申请人需将采购申请表、审批记录、验收单、采购合同等资料整理归档，保存期限不少于3年。

标准化采购申请表单

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

设备名称

规格型号

数量

单位

主要用途（需详细说明与工作关联性）

单价预算（元）

总价预算（元）

预算来源

供应商建议（名称及选择理由，如无可填“按流程比选”）

审批意见

部门负责人签字：日期：

财务审核意见：日期：

分管领导审批意见：日期：

采购部门执行备注：日期：

验收意见（申请人、部门负责人、验收人签字）：□验收合格□验收不合格（原因：______________________）

执行要点与常见问题