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企业邮箱管理与使用规范信息安全保障工具

一、适用场景与角色定位

本工具适用于企业内部所有使用企业邮箱的员工及相关管理人员，覆盖以下核心场景：

日常办公沟通：员工通过企业邮箱收发工作邮件、传递文件、协调跨部门事务；

外部业务往来：与客户、供应商、合作伙伴进行正式商务沟通，传递合同、报价等敏感资料；

内部信息传递：企业通知、政策文件、项目进展等内部信息的定向推送与归档；

合规与审计：满足数据安全法规要求，对邮件内容进行留存与追溯，应对内外部审计。

角色职责说明

角色

主要职责

普通员工

规范使用邮箱，遵守发送/接收规范，保护账号安全，及时报告异常情况

部门负责人*

审核本部门员工邮箱申请，监督部门内邮箱使用合规性，处理部门内邮件纠纷

IT管理员

负责邮箱账号开通/停用、密码重置、系统配置维护，提供技术支持

信息安全专员*

制定邮箱安全策略，监控异常邮件行为，组织安全培训，处理安全事件

二、规范操作流程指引

（一）邮箱申请与开通流程

提交申请：员工填写《企业邮箱申请表》（见模板1），经部门负责人*审批后提交至IT管理员；

资质审核：IT管理员核对申请人身份信息（与员工档案一致）及部门审批意见，确认申请合规性；

账号开通：IT管理员根据企业邮箱命名规则（如“姓名全拼企业域名”）创建账号，初始密码通过安全方式（如企业内部系统）告知员工，要求首次登录后立即修改；

权限配置：根据岗位需求配置邮箱