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采购申请与供应商管理标准化工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型等）的日常采购业务管理，具体场景包括：

常规采购需求提报：各部门因生产运营、办公消耗、项目执行等产生的物料、设备或服务采购需求；

新供应商引入管理：首次合作的供应商资质审核、评估及准入流程；

现有供应商绩效跟踪：定期对合作供应商的质量、交期、服务、价格等维度进行考核；

采购全流程规范：从需求申请到订单确认、收货验收、付款结算的标准化操作；

供应商关系维护：基于评估结果对供应商进行分级管理，优化供应链结构。

二、标准化操作流程

（一）采购申请流程

步骤1：需求发起与提报

申请人（如部门主管、项目负责人）根据实际需求，填写《采购申请表》，明确以下信息：

申请部门、申请人、联系方式；

物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价及总预算；

用途说明、期望到货日期、特殊要求（如资质、验收标准等）。

需求部门负责人（如部门经理*）对申请的必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

步骤2：采购部门审核

采购专员*收到申请后，重点审核：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算是否符合公司采购政策（如是否超过部门权限、是否需招标）；

是否属于公司集中采购目录内的品类（若属于，需按集中采购流程执行）。

审核通过后，进入供应商选择环节；若需补充信息或调整预算，退回申请部门修改。

步骤3：供应商选择与比价

根据采购品类，采购专员从《合格供应商名录》中筛选候选供应商；

对于单次采购金额超过[具体金额，如5000元]的项目，需至少获取3家供应商的报价单，填写《供应商比价表》，对比价格、质量、交期、售后等条件；

新供应商不在名录内的，需先完成《供应商基本信息表》提报及资质审核（步骤详见“（二）供应商管理流程”）。

步骤4：订单确认与审批

采购专员根据比价结果，确定最终供应商，拟定《采购订单》，明确：

订单编号、签订日期、供应商信息；

物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）；

交货地点、交货方式、付款条件、验收标准等。

采购经理对订单进行审批，重大订单（如金额超[具体金额，如10万元]）需提交至分管领导审批。

步骤5：收货验收与登记

供应商按订单约定送货至指定地点，申请人或仓管员*对照采购订单进行初步核对（数量、外观、包装等）；

需专业验收的（如设备、原材料），由使用部门联合质检部门*共同验收，填写《收货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）及处理意见（如退换货、折价接收）；

验收合格后，仓管员更新库存台账，采购专员将订单、验收单、发票等文件整理归档。

步骤6：付款结算

财务部门*收到完整付款资料（采购订单、验收单、发票、供应商收款信息）后，审核票据合规性；

按公司付款周期（如月结30天）安排付款，通过银行转账方式支付至供应商对公账户，避免现金交易。

（二）供应商管理流程

步骤1：新供应商准入申请

采购专员有新供应商合作需求时，要求供应商提交以下资料（加盖公章）：

《供应商基本信息表》（含公司名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、联系方式等）；

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）；

产品/服务说明书、价格表、成功案例（如有）；

法定代表人证件号码明及授权委托书。

步骤2：资质审核与现场评估

采购部门审核供应商提交的资质文件，确认其合法性、有效性（如营业执照是否在有效期内、资质是否符合采购要求）；

对关键物料或重要服务的供应商，组织现场评估（如生产规模、工艺水平、质量控制体系、仓储物流能力等），填写《供应商现场评估表》。

步骤3：供应商分类与名录录入

根据审核及评估结果，将供应商分为三类：

战略供应商：长期合作、供应稳定、具有核心竞争力的供应商；

重点供应商：常规采购品类、合作良好的供应商；

普通供应商：临时或小额采购、备选供应商。

审核通过后，将供应商信息录入《合格供应商名录》，分配唯一供应商编码，便于后续管理。

步骤4：供应商绩效评估

每季度/每半年，由采购部门牵头，组织使用部门、质检部门对合作供应商进行绩效评估，指标包括：

质量：产品合格率、退货率、质量问题响应速度；

交期：准时交货率、延期交货时长；

服务：售后响应时间、问题解决满意度；

价格：价格竞争力、价格稳定性；

合作配合度：订单变更配合度、信息沟通效率。

填写《供应商绩效评估表》，采用百分制评分，80分以上为“优秀”，60-80分为“合格”，60分以下为“不合格”。

步骤5：结果应用与持续改进

对“优秀”供应商：优先分配订单，给予付款周期优惠，邀请参与年度优秀供应商评选；

对“合格”供应商：维持合作，针对评估中发觉的不足（如交期延迟）提出书面改进要求，跟踪整改效果；

对“不合格”供应商：暂停合作，要求限期整改；整改后仍不达标或发生重大质量问