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企业采购管理流程及合同执行模板

一、适用场景与价值定位

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购管理及合同执行全流程，覆盖原材料采购、服务外包、设备购置、办公用品采购等场景。通过标准化流程设计，可帮助企业实现采购需求规范化、供应商选择透明化、合同执行可控化，降低采购风险、提升效率并保证合规性，尤其适用于需建立统一采购管理体系的中型企业及集团化公司。

二、采购管理全流程操作步骤

（一）需求发起与审批

需求提报

采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、预计交付时间、预算金额、用途说明等信息，部门负责人签字确认。

示例：生产部因新增生产线需采购A型号设备10台，需注明设备技术参数（功率、电压等）、安装要求及预算上限50万元。

需求审核

采购部门对需求合理性进行审核：核对预算是否符合公司年度采购计划，规格型号是否明确，数量是否与实际需求匹配。

财务部门审核预算准确性及资金来源（如是否在预算额度内）。

审批权限分级：

金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部经理；

5万元＜金额≤20万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部经理→分管副总；

金额＞20万元：需增加总经理审批。

（二）供应商选择与管理

供应商寻源

采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）或单一来源采购（如独家代理产品）等方式确定候选供应商。

公开招标需在公司官网或指定招标平台发布招标公告，明确投标要求、截止时间及评标标准。

供应商评估与选定

成立评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），从资质（营业执照、相关行业许可证）、价格、质量（过往供货合格率、样品检测报告）、交期（履约准时率）、服务（售后响应速度）等维度评分，形成《供应商评估表》。

选定综合得分最高的供应商，特殊情况需说明理由（如唯一供应商满足紧急需求）。

供应商建档与更新

对选定供应商建立档案，包含基本信息、资质文件、合作历史、评估记录等，每年复核一次，更新资质及履约情况，淘汰不合格供应商。

（三）合同签订与执行

合同拟定

采购部根据双方谈判结果，使用《采购合同模板》拟定合同条款，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、质量标准、交付时间地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

法务部门审核合同条款合法性及风险点（如违约赔偿条款是否明确、知识产权归属等）。

合同审批与签署

合同审批流程：采购部经理→法务部→财务部→分管副总→总经理（金额＞10万元时）。

双方加盖公章（或合同专用章），法定代表人或授权代表签字，合同生效。

订单下达与跟踪

采购部根据合同签订《采购订单》，明确交货批次、时间、地点，发送给供应商。

跟踪供应商生产/备货进度，要求供应商定期反馈履约情况，对延期风险及时预警。

（四）验收与付款

货物/服务验收

供应商交付货物/服务后，由使用部门、采购部、质检部（如需）共同验收：

货物验收：核对数量、规格、外观，抽样检测质量（如送第三方检测），填写《验收单》；

服务验收：对照合同服务标准（如培训完成率、系统运行稳定性），确认服务成果，签署《服务验收确认单》。

验收不合格的，需在3个工作日内书面通知供应商整改，复验合格后方可入库/使用。

付款申请与审批

采购部根据验收单、发票及合同付款条件，填写《付款申请表》，附发票、验收单、合同复印件。

财务部审核单据完整性及付款节点是否符合合同约定（如“验收后30日内支付80%尾款”）。

付款权限参照需求审批分级执行，通过后安排付款（银行转账需备注合同号）。

三、合同执行关键环节操作步骤

（一）合同生效与交底

合同生效后，采购部组织使用部门、法务部召开合同交底会，明确各方职责（如供应商交付时间、我方验收标准）、风险点及应急预案，形成《合同交底记录》。

（二）履约跟踪与变更管理

履约跟踪

采购部建立《合同执行跟踪表》，记录供应商交付进度、质量反馈、付款情况等，每周更新一次，对延迟交货、质量不符等问题及时上报并协调解决。

合同变更

因需求变更、政策调整等原因需修改合同时由双方协商一致，签订《补充协议》，明确变更内容、生效时间及影响（如价格调整、交期延期），原合同相应条款失效。

（三）争议处理与归档

争议处理

合同履行中发生争议，双方优先协商解决；协商不成的，可依据合同约定申请仲裁或向法院提起诉讼，过程中需留存沟通记录、书面函件等证据。

合同归档

合同执行完毕（含付款完成、质保期到期后），由采购部整理合同文本、审批文件、验收单、付款凭证等资料，编号归档，保存期限不少于5年（重要合同不少于10年）。

四、核心工具模板清单

（一）采购需求申请表

字段名称

填写说明

需求部门

提报需求的部门（如“生产部”）

物料/服务名称

具体名称（如“A型号精密零件”“年度