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财务报销流程与审批制度说明

各位同事：

为进一步规范公司财务管理，明确报销标准与审批权限，提高工作效率，确保资金使用的合规性与安全性，特对公司现行财务报销流程与审批制度进行梳理和说明。本说明旨在为大家提供清晰的指引，减少实际操作中的困惑，共同维护良好的财务秩序。

一、制度目的与适用范围

制度目的：本制度旨在通过明确的流程规范，加强公司内部管理，控制成本费用支出，保证报销行为的真实、合法、合规，同时保障员工合法权益，提高财务工作效率。

适用范围：本制度适用于公司全体员工在日常经营管理活动中发生的各项费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费等。公司所有部门及员工均须严格遵守本制度规定。

二、报销基本原则

在进行费用报销时，所有员工必须遵循以下基本原则：

1.真实性原则：报销的费用必须是真实发生的、与公司经营活动相关的支出。报销人需对所提供原始凭证的真实性、合法性负责。任何虚构、虚报费用的行为都将受到严肃处理。

2.合法性原则：报销所依据的原始凭证必须符合国家法律法规及公司财务制度的规定，票据来源合法，内容合规。

3.及时性原则：各项费用应在发生后及时进行报销，一般情况下，费用发生完毕后应于规定期限内提交报销申请，避免跨年度报销（特殊情况除外，需提供书面说明并经审批）。

4.权责对等原则：各级审批人员对其审批范围内的报销业务的真实性、合理性及合规性负有审核责任。

5.节约性原则：在符合业务需求的前提下，应本着节约的原则控制费用支出，杜绝铺张浪费。

三、报销基本流程

财务报销一般遵循以下流程，各环节需紧密配合，确保顺畅高效：

1.事前申请（如适用）：对于某些特定类型的支出，如业务招待费、差旅费（尤其是长途出差或境外出差）、大额采购等，根据公司规定，报销人需在费用发生前履行事前申请审批手续。未经事前批准的此类支出，可能不予报销或需特殊审批。

2.票据收集与整理：费用发生后，报销人应及时索取并妥善保管合法有效的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等）。原始凭证应内容完整、字迹清晰，不得涂改、挖补。同时，需将票据按费用类别或时间顺序进行整理、粘贴，确保整齐有序。

3.报销单填写：报销人需根据实际发生的费用，规范、完整、准确地填写公司统一格式的《费用报销单》或相关专项报销单。填写内容应包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由（需详细、清晰）、费用明细（如日期、内容、金额等）、附件张数、合计金额等。大小写金额必须一致。

4.部门负责人审核：报销人将填写完毕的报销单及相关原始凭证提交给部门负责人进行审核。部门负责人需对费用支出的真实性、必要性、合理性以及报销金额的准确性进行审核，并在报销单上签字确认。

5.财务部门审核：经部门负责人审核通过后，报销单提交至财务部门。财务人员将对以下内容进行专业审核：原始凭证的合法性、合规性、完整性；报销单填写的规范性与准确性；费用标准的执行情况（如差旅费补贴、招待费标准等）；是否符合事前申请（如适用）；金额计算是否正确等。对不符合要求的报销单，财务部门将退回报销人并说明原因，要求其补充或更正。

6.审批人审批：根据报销金额的大小及费用性质，按照公司规定的审批权限，由相应级别的领导进行最终审批。审批人在审批过程中，可根据需要对报销事项进行进一步核实。

7.付款：经最终审批通过的报销单，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账、公务卡还款或其他约定方式向报销人支付款项。原则上，报销款项将支付至报销人本人名下的银行账户。

8.凭证归档：财务部门在完成付款后，将相关报销凭证、审批单等资料整理归档，以备后续查阅和审计。

四、审批权限与责任划分

公司根据费用性质、金额大小及管理需要，设定了明确的分级审批权限。具体审批权限表将作为本制度的附件另行下发。在此强调各级审批人的核心责任：

*报销人：对报销业务的真实性、票据的合法性及报销单填写的准确性负直接责任。

*部门负责人：对本部门费用支出的真实性、必要性、合规性及预算控制负主要管理责任。

*财务部门审核人：对报销凭证的合规性、报销金额的准确性、报销流程的完整性负专业审核责任。

*各级审批领导：对其审批权限范围内的报销事项负最终决策责任，确保支出符合公司整体利益和相关规定。

五、票据管理规范

合法有效的原始凭证是报销的核心依据，票据管理至关重要：

*原始凭证要求：

*发票：必须是国家税务部门监制的正规发票，印有发票监制章。发票抬头必须为公司全称，税号准确无误。发票内容应具体、清晰，注明商品名称、规格、数量、单价、金额等。

*其他凭证：如行程单、火车票、机票、船票等，需印有相关单位的有效印章或凭证编号。

*票据粘贴：票据应分类整齐粘贴在《票据粘贴单》上，粘贴应