企业采购审批工具包.docVIP

企业日常采购审批工具包

一、适用场景与采购类型

本工具包适用于企业日常运营中各类采购需求的审批管理，覆盖以下常见场景：

常规办公物资采购：如文具纸张、清洁用品、劳保防护等低值易耗品；

设备与工具采购：如办公设备（电脑、打印机）、生产工具、仪器设备等；

服务类采购：如设备维修、咨询服务、后勤服务（保洁、安保）等；

应急采购：因突发情况需快速响应的临时采购（如设备故障紧急更换配件）；

批量集中采购：多部门通用物资的月度/季度集中采购。

根据采购金额、物资类型及紧急程度，可设置差异化的审批流程层级，保证规范性与效率平衡。

二、采购审批全流程操作指南

（一）第一步：采购需求发起与申请

操作人：需求部门申请人（如部门专员）

操作内容：

明确采购需求：填写《采购申请表》（见模板部分），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及需求时间；

附件准备：如需提供比价记录、供应商报价单、技术参数说明等，一并附上；

提交申请：通过企业OA系统或纸质流程提交至部门负责人审核，保证信息完整无误。

（二）第二步：部门负责人审核

操作人：需求部门负责人（如部门经理）

操作内容：

核查必要性：确认采购需求是否符合部门工作计划及预算范围；

审核规格与数量：核对物资规格是否满足实际需求，数量是否合理；

审批签字：通过OA系统或纸质表单签署审核意见，若驳回需注明理由并退回申请人修改。

（三）第三步：财务部门复核

操作人：财务专员（如财务主管）

操作内容：

预算合规性检查：核对采购金额是否在部门年度/月度预算内，超预算需说明资金来源；

价格合理性评估：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否合理；

复核意见：签署“同意”“建议调整”或“驳回”意见，若调整需明确修改建议。

（四）第四步：分级审批决策

根据采购金额设置审批权限（示例）：

小额采购（≤5000元）：由部门负责人及财务负责人双签即可生效；

中等金额采购（5000-20000元）：需分管副总（如分管副总）审批；

大额采购（＞20000元）：需总经理（如总经理）审批，或提交采购委员会集体决策。

操作内容：审批人根据前序环节意见，最终确认是否批准采购，并在系统中签署审批结果。

（五）第五步：审批结果通知与执行

操作人：采购部门（如采购专员）

操作内容：

结果反馈：审批通过后，通知申请人启动采购流程；若驳回，同步告知原因及后续处理建议；

供应商选择：按企业采购制度选择合格供应商（如招标、询价或定点采购），签订采购合同；

物资验收：采购完成后，由需求部门与仓库共同验收，填写《验收单》确认数量与质量。

（六）第六步：资料归档

操作人：采购部门/行政部

操作内容：将《采购申请表》《审批记录》《采购合同》《验收单》等资料整理存档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。

三、采购申请表模板与填写说明

表单名称：企业日常采购申请表

编号规则：CG-部门代码-年份-序号（如CG-XZB-2023-001）

基本信息

填写内容

申请部门

需求部门全称（如行政部、生产部）

申请人

需求部门对接人（**）

申请日期

YYYY-MM-DD

采购类型

□办公物资□设备工具□服务类□应急采购□其他（请注明）

预算金额（元）

大写：____________________小写：____________________

需求时间

YYYY-MM-DD（紧急采购需注明“紧急”，并说明原因）

采购明细

序号

物品/服务名称

1

____________

2

____________

…

…

审批流程

部门负责人审核

意见：□同意□调整（说明：____________________）签字：______________日期：______

财务复核

意见：□同意□调整（说明：____________________）签字：______________日期：______

分级审批

□小额（≤5000元）：财务负责人签字：______________日期：______□中等（5000-20000元）：分管副总签字：______________日期：______□大额（＞20000元）：总经理签字：______________日期：______

采购执行

执行情况：□已完成□进行中采购人：______________日期：______

填写说明：

“规格型号”“用途说明”需填写具体，避免模糊表述（如“办公用品”需写“A4复印纸80g500包”）；

预估单价需参考近期市场价格或供应商报价，小计=数量×预估单价；

审批流程需按顺序逐级完成，不可跳级；

纸质表单需用黑色签字笔填写，字迹清晰；电子版需所有附件扫描件。

四、使用过程中的关键提醒

预算前置管理：采购前需确认部门预算余额，超预算采购